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Para que la organización aprenda, todos deben evaluar sus proyectos. Analiza qué salió bien, qué salió mal y qué se podría haber mejorado. Las revisiones repercutirán positivamente en las tareas de tus futuros proyectos y en el análisis de los riesgos.

Transcripción

El último paso de la gestión de proyectos, el duodécimo, es hacer una revisión, una evaluación del proyecto. ¿Qué hemos aprendido? Muchos evitan este paso por diferentes motivos. Quizá no tienen tiempo, quizá fue muy bien y creen que no es necesario, o igual creen que no van a tener ningún proyecto parecido y que no tiene sentido hacer la revisión. Pero estos motivos son falsos. Es muy importante hacer un balance final. Puede que pienses que te acordarás de qué pasó, pero en uno o dos años habrás olvidado las enseñanzas de tu proyecto. ¿Y qué pasa con otras personas que no estaban ahí cuando estas actividades se llevaron a cabo? Para que la organización aprenda, todos tienen que evaluar sus proyectos y escribir lo que aprendieron. Es responsabilidad del gestor asegurarse de que se hacen estas revisiones. Es importante guardarlas en un sitio asequible para todos. ¿Qué deberías incluir en una revisión? Hazte tres preguntas: ¿qué es lo mejor del proyecto?, ¿qué salió mal?, ¿qué podría haberse hecho mejor o diferente? La primera pregunta, qué fue bien en el proyecto, ¿por qué preguntar esto? Por dos motivos: las cosas buenas que ocurrieron deberían replicarse en futuros proyectos. Anota cuidadosamente todo para poder repetirlo la próxima vez. Y el segundo motivo de esta pregunta es: porque así podré agradecer a todas las personas que han contribuido en el proyecto. Lo bueno de los proyectos es que concluyen y se tiene la oportunidad de dar las gracias y el reconocimiento que se merece. Asegúrate de que todo el mundo recibe el reconocimiento que se merece. Esa es la primera pregunta: ¿qué fue bien en el proyecto? Vamos a la segunda: ¿qué salió mal en el proyecto? Tenemos que reflexionar sobre todos los problemas que surgieron para no volverlos a tener en proyectos similares. Es importante no culpar a los empleados de los errores. Todos lo hicieron lo mejor que podían. La segunda pregunta, cuáles fueron las cosas que se hicieron mal, lo mejor es no usar la palabra mal, es mejor decir que el proyecto fue difícil. Y la clave de esta pregunta es aprender de nuestros errores. La tercera pregunta, qué podríamos haber hecho mejor, difiere de las dos anteriores porque las preguntas buenas y malas fueron cosas que ocurrieron. Pero la tercera pregunta, qué podríamos haber hecho, trata de algo hipotético. Consiste en reflexionar en retrospectiva sobre lo que hicimos. Lo mejor es hacer una revisión unas dos semanas después, así tendremos 15 días para revisar y pensar cómo lo podíamos haber hecho mejor y anotar todo lo que fuera útil para proyectos futuros. Hazte estas tres preguntas, escribe las respuestas y guárdalo en un lugar visible y de fácil acceso. Si no lo anotas, en el próximo proyecto muchos recuerdos se habrán desvanecido. Estas revisiones repercuten en dos pasos del proceso de planificación. En el paso 2, cuando enumerábamos las tareas, es buena idea repasar las revisiones. Fijarse en lo que fue bien y en lo que podía haberse hecho mejor e incluir estas nuevas ideas en proyectos que acabas de comenzar. El otro paso en el que repercute tiene lugar en la segunda parte del proceso, en el paso 8, destinado a evaluar el riesgo. Aquí pensamos qué puede salir mal, repasamos las revisiones de proyectos similares, reflexionamos. Y la retroalimentación nos permitirá implementar acciones preventivas para evitar los mismos errores, es decir, tenemos dos puntos del proceso de planificación del proyecto donde influye el riesgo. Piensa en el proyecto real que estás haciendo. Insisto en que realices una revisión y anotes las respuestas a estas tres preguntas: ¿cuáles son los aciertos?, ¿cuáles los errores? y ¿qué podríamos haber hecho mejor? Es fundamental. Es un placer para mí compartir esta formación con vosotros y os deseo mucho éxito en la realización de vuestros proyectos.

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1:25 horas (16 Videos)
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Fecha de publicación:30/08/2017

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