Fundamentos de la gestión de proyectos

Aprende a estimar tiempos y costos

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Es importante estimar bien el trabajo y los costos, porque las estimaciones repercuten en el calendario y el presupuesto del proyecto, y estos podrían determinar si tiene sentido darle luz verde al proyecto o no.
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Transcripción

(mujer) Es importante calcular bien la cantidad de trabajo y los costos porque las estimaciones afectan al calendario y al presupuesto y eso podría determinar si tiene sentido dar luz verde al proyecto o no. Si tus cálculos se quedan cortos puede que se apruebe un tipo de proyecto que no ofrezca resultados tan buenos como otro. Además, un presupuesto corto hace que cumplir las expectativas sea casi imposible. Si los cálculos son demasiado generosos puede que no se apruebe un proyecto que realmente valía la pena, o que se apruebe uno que requiere más tiempo y cuesta más, porque la gente tiende a usar el tiempo y el dinero que le ofreces. En los proyectos tienes que calcular dos cosas: el tiempo y el costo. Tienes que estimar el tiempo porque afecta tanto al calendario del proyecto como al costo. Segundo, tienes que calcular los costos que son independientes del tiempo, como los materiales o los viajes que necesitas. En las fases de iniciación y planificación trabaja con un equipo de planificación conformado por trabajadores que conozcan el proyecto. Este equipo te ayudará a desarrollar tus presupuestos iniciales, más adelante, durante la ejecución del proyecto, puedes obtener cálculos más precisos de quienes trabajan en cada tarea, ya que sabrán qué hay que hacer y en cuánto tiempo gracias a su experiencia, y además, están motivados para igualar las estimaciones que has hecho. Los cálculos no tienen que ser perfectos desde el principio. Para la selección del proyecto, una estimación de alrededor del 75% es suficiente. A medida de que vas descubriendo más del proyecto durante la planificación y la ejecución, tu estimación será más precisa. Idealmente, con un margen del 10%. Existen varias técnicas que puedes usar para hacer las estimaciones. Cuando sea posible, basa tus estimaciones en proyectos similares que ya estén completos. Si un proyecto representa un territorio inexplorado para tu organización, considera incluir expertos que estén familiarizados con el trabajo como consultores o proveedores. Con los modelos paramétricos, calcula el trabajo y el costo en base a algunas mediciones, como el número de metros cuadrados para la construcción. Esta técnica funciona bien cuando tienes información de varios proyectos similares. La técnica de revisión y evaluación de programas Pert, por sus siglas en inglés, tiene en cuenta los mejores resultados, los peores y los más probables para presupuestar un proyecto. Es un buen enfoque si un proyecto es nuevo o tiene muchos elementos inciertos. Los estimadores piensan en qué puede salir bien y mal con las tareas y esto lo ayuda a producir mejores cálculos. El método Delphi se fundamenta en que varias cabezas piensan más que una. Primero, pide a varios expertos que hagan sus cálculos, cada uno por su cuenta. Después, comparte los resultados con el grupo y mantén el anonimato, para que nadie se vea influenciado por la reputación o la autoridad de otro experto. Después, pide a cada experto que vuelva a calcular. Repite ese paso varias veces y usa la media de la última ronda como el valor final de las estimaciones, puedes hacer cálculos descendientes o ascendentes. La estimación descendente es recomendable para los proyectos más grandes o las primeras estimaciones aproximadas. En ella se calculan las fases o los componentes mayores, luego se desglosan en partes más pequeñas hasta tener las tareas individuales. La estimación ascendente significa presupuestar cada tarea y después sumarlas hasta tener calculado todo el proyecto. Para los proyectos más grandes o complejos incluye tiempo para los aspectos como la comunicación, las interacciones, los viajes, la gestión. No hay una regla básica sobre cuánto añadir, así que tienes que basar el incremento en la experiencia. Por otro lado, asegúrate de que no se añade tiempo a las estimaciones como margen de seguridad. La mejor forma de evitar esto es contar con tiempo y dinero que todos puedan compartir. Se puede recurrir a los fondos de contingencia si una tarea necesita más personas para terminar a tiempo, por ejemplo, el calendario y el presupuesto del proyecto dependen de las estimaciones de tiempo y costos, así que es importante que sea lo más precisas posible. Usa un proyecto en el que estés trabajando, decide qué método de estimación es el más adecuado, e identifica quién puede hacer los cálculos. Por último, pide a los directivos que exista un plan de contingencia para contar con tiempo y dinero que te permita ser proactivo al resolver los problemas que surjan.

Fundamentos de la gestión de proyectos

Aprende a gestionar proyectos para alcanzar tus objetivos y metas impuestas en tus tareas y trabajos de cada día con mayor eficacia, ¡hasta en los proyectos más sencillos!

3:13 horas (74 Videos)
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Fecha de publicación:11/11/2016

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