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Excel 2016: Análisis y gestión de datos

Aplicando reglas para realizar un filtrado básico de datos

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Disponemos de distintas reglas para aplicar filtros a nuestras tablas de datos. Se puede filtrar según el color, el orden numérico, alfabéticamente, e incluso según fechas. Lo podremos realizar mediante campos de búsqueda o casillas de verificación.

Transcripción

Si queremos aprender a analizar y gestionar los datos en Excel saber filtrarlos es de lo más necesario. Pero realmente, ¿qué es filtrar los datos de una tabla de Excel? Pues no es más que ocultar aquellos registros que no nos hacen falta o no queremos ver. Pongamos un ejemplo en esta tabla que tenemos para practicar. Situándonos en cualquier celda y activando los autofiltros desde la ficha "Datos" y haciendo clic en "Filtro". Ahora vamos a poner un filtro cualquiera. Hemos dejado solo los registros que son del "Agente Jose Luis". Podemos ver a la izquierda en los títulos de fila cómo faltan algunos números. El 12, 13, 14 y 15 han desaparecido sencillamente porque están filtrados es decir, cada fila de esas tiene una altura igual a cero. Ahora vamos a activar los autofiltros en esta otra tabla y vamos a comentar el hecho de que dependiendo de la columna en la que queramos filtrar al desplegar los autofiltros Excel nos ofrecerá un tipo de filtro u otro. Por ejemplo, como estamos en una columna donde hay fechas nos ofrece "Filtros de fecha". Si nos ponemos en una columna donde hay textos podemos ver "Filtros de texto". Y si son números pues de la misma forma "Filtros de número". También incluso podemos "Filtrar por color". Esto está en cualquiera de las columnas. Y ahora vamos a practicar con algunos filtros. Por ejemplo, si nos situamos en esta celda y activamos los autofiltros para esta tabla, al intentar "Filtrar por fecha" vemos todas las opciones que hay "Antes de, después, entre, mañana, hoy, ayer", etcétera.. Por ejemplo, si elegimos "Antes de", aparece un cuadro de diálogo donde podremos elegir la "Fecha umbral" o bien desde todas las fechas que hay en la columna, o bien desde un control de calendario donde gráficamente podríamos elegir. En este caso vamos a utilizar, por ejemplo, esta fecha para que se muestren todos los registros anteriores al "1 de Febrero de 2011" y ahí tendríamos el resultado. En el caso de "Filtros de texto", pues de la misma forma activamos los autofiltros y tendremos la posibilidad de filtrar de varias formas. Una de las más interesantes es "Contiene", porque podríamos poner la palabra que quisiéramos o una cadena de texto que no llegara a ser una palabra y se filtraría la tabla por aquellos registros que contuvieran en esya columna esas letras. "Filtrar por número" sería muy similar. Por ejemplo, si queremos un filtro como "Menor que" podríamos poner una cantidad como 100, y aquí tendríamos nuestro resultado de filtro. Y después unos tipos de filtro muy interesantes que son, "El campo de búsqueda" y las "Casillas de verificación". Vamos a activar también aquí los autofiltros y ver de qué estamos hablando. El campo de búsqueda es este y en él podemos poner cualquier cadena de texto aunque esté en el centro de la frase Por ejemplo, vamos a poner "Mez". Vemos como estas tres letras aparecen al final de la palabra "Gomez" Pues basta con eso para filtrar y conseguir el resultado. También comentar que en los autofiltros siempre hay un comando cuando hay algún filtro activo evidentemente que nos permitiría borrar el filtro. También lo podríamos hacer desde la ficha "Datos" y el comando "Borrar" Y por último los filtros por "Casillas de verificación". Si desplegamos el autofiltro vemos cómo aparecen todos los ítems que hay en esa columna y a la izquierda de cada uno de ellos una "Casilla de verificación". Pues solamente tendríamos que, por ejemplo, quitar la de "Seleccionar todo" y después elegir arbitrariamente las que quiséramos y conseguiríamos también nuestro filtro.

Excel 2016: Análisis y gestión de datos

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