Excel 2016: Fórmulas y funciones

Aplicando la función DESREF

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Esta función, si se le introducen los parámetros adecuados, es capaz de devolver un rango, pero si a esto le añadimos las combinaciones posibles con otras funciones, podemos obtener como solución un rango dinámico.

Transcripción

Vamos a abordar, en este vídeo, el interesante reto de explicar una de las funciones más complicadas que tiene Excel. Se trata de la función DESREF. Nuestro objetivo es aprender a utilizar la función, para después aplicarla a un gráfico y que este tenga un rango dinámico que represente un rango de datos u otro dependiendo de los parámetros que nosotros le indiquemos a Excel. Como definición, podríamos decir que la función DESREF devuelve una referencia a un rango de celdas en base a unos parámetros que se incluyen en sus cinco argumentos. En pantalla podemos ver un esquema con la función DESREF y sus cinco argumentos explicados, pero vamos a explicar con más detalle el funcionamiento de DESREF. Vamos a imaginar que necesitamos localizar e identificar un rango objetivo que puede ser este. ¿Qué instrucciones podríamos dar para llegar a este rango? Por ejemplo, una posibilidad sería partir de una celda referencia o ancla y contar los pasos que habría que dar hacia abajo, es decir, atravesando filas, 1, 2 y 3 y después contar los pasos que habría que dar hacia la derecha, atravesando columnas, 1 y 2. Con esas dos instrucciones más la referencia ancla, ya tendríamos identificado el inicio de nuestro rango objetivo. La función DESREF hace algo parecido. Podemos ver aquí que en su primer argumento, D27 hace referencia a la celda ancla. Podría ser otra cualquiera, pero en este caso se ha elegido D27. En su segundo argumento hace referencia a un número 3 que indica el número de filas hacia abajo que tenemos que desplazarnos. También en su tercer argumento tiene un 2, que indica el número de columnas que tenemos que desplazarnos hacia la derecha, como hemos visto antes. De momento, ya ha quedado también claro cómo funciona la función DESREF para identificar el inicio. Y ahora, en su cuarto argumento tiene el número 1, que indica que nuestro rango tiene una fila de alto. Y en su quinto argumento tiene un número 4, que indica que nuestro rango tiene cuatro columnas de ancho. Ya sabemos cómo hace referencia esta función a un rango, ahora veamos qué podemos hacer con ella en principio. Vamos a empaquetarla dentro de un nombre de rango y después con ese nombre de rango, vamos a ser capaces de sumar el contenido de ese rango objetivo al que hace referencia la función. Vamos a ir en principio a Fórmulas, Administrador de nombres y vemos que ya tenemos aquí una función preparada para explicar. Como hemos visto antes, la función en principio hace referencia a D27, que es la celda ancla. Después, en su segundo argumento hay un 3, porque había que dar tres pasos hacia abajo, después un 2 que son las columnas hacia la derecha. El 1 de su cuarto argumento, que nos indica que nuestro rango tiene 1 fila de alto. Y luego el último 4, que nos indica que nuestro rango tiene cuatro columnas de ancho. Una vez que hemos introducido en la barra de fórmulas de un nuevo nombre, al que, por cierto, le hemos dado como nombre 'MiRango', ahora ya podríamos cerrar y utilizar ese nombre de rango en esta celda. Nos situamos en la barra de fórmulas y escribimos: es igual a SUMA y ahora el nombre de rango, que era MiRango, cerramos paréntesis y aquí tendríamos el resultado, en este caso suma de las celdas de nuestro rango objetivo. Quizá el usuario ahora se pregunta que unos parámetros tan rígidos prácticamente pueden no servirnos para nada. Nos haría falta que estos parámetros, que son números –el 3, el 2, el 1 y el 4– algunos de ellos por lo menos pudieran modificarse, por ejemplo, en alguna celda, para que DESREF nos arrojara la suma o el resultado de unos rangos u otros, dependiendo de lo que hayamos introducido en estas celdas. Para eso, lo que vamos a modificar es el contenido de ese nombre de rango. Nos vamos de nuevo a Fórmulas, Administrador de nombres y ahora, dentro de la función, vamos a cambiar el número 2, que lo borramos, por una referencia a la celda Mes de inicio. Y ahora también vamos a borrar el número 4 y vamos a cambiarlo por una referencia al número de meses. De esta forma, si presionamos Aceptar, ya tendríamos nuestro cambio. Y ahora vamos a ver en qué afecta a la suma de DESREF. Si yo pongo Mes de inicio 1 vemos que aquí el resultado cambia. Si pongo número de meses 5, vemos que también. Volvemos a cambiar esta celda y también esta y vemos que los resultados cambian. Ya hemos conseguido que DESREF nos devuelva un rango dinámico y además que varía fácilmente cambiando estas celdas. Ahora ya, finalmente, nos queda aplicar esto a algo práctico como puede ser un gráfico, de tal forma que cuando variemos estos números, el gráfico también va a cambiar. Por ejemplo, podría ser así: nos situamos en una celda vacía y ahora desde Insertar vamos a Gráficos y elegimos un gráfico por ejemplo de columnas, lo redimensionamos y lo recolocamos para trabajar más cómodamente. Y ahora vamos a hacer clic con el botón derecho en cualquier parte de este gráfico aún vacío y ahora elegimos seleccionar Datos hacemos clic en Agregar y donde pone 'valores de la serie', vamos a borrar el contenido, escribimos el signo igual y ahora apóstrofe y tenemos que escribir el nombre de la hoja, es decir, 'gráficos' y DESREF, cerramos, apóstrofe y ahora signo de admiración invertido. Con todo esto, estamos haciendo referencia a la hoja. Y a continuación, tenemos que poner el nombre de rango que dimos de alta, en este caso era 'Mi Rango'. Con todo esto, presionamos Aceptar y ya tenemos nuestro resultado. Este gráfico que acabamos de hacer cambia su contenido en función de lo que nosotros pongamos en estas celdas. Por ejemplo, vamos a poner aquí un 5, vamos a poner aquí un 3 y después un 2 y vemos cómo el gráfico se ha convertido en dinámico.

Excel 2016: Fórmulas y funciones

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2:57 horas (47 Videos)
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Fecha de publicación:19/09/2016

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