Excel 2016: Tablas dinámicas

Análisis de ventas por país y línea de negocio en Excel 2016

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Este es un ejemplo de cómo analizar los datos de la facturación de una empresa, en función de la zona geográfica y también de la línea de negocio que haya realizado la venta. A la hora de hacer agrupaciones de datos, las tablas dinámicas no tienen rival.

Transcripción

Para este último vídeo del curso, vamos a construir una aplicación con una tabla dinámica que hará un completo resumen a partir de una tabla extraída de un programa de facturación cualquiera. Nuestro objetivo se centra en saber si la empresa evoluciona positivamente en cuanto a la facturación a mercados exteriores. En cualquier caso, también obtendremos información de otro tipo e incluso crearemos un gráfico dinámico para que el análisis sea más intuitivo y rápido. Lo primero que vamos a hacer es explicar nuestra tabla de origen y también explicar algunas modificaciones que hemos introducido respecto de la tabla recién salida de la contabilidad y facturación de la empresa. La tabla es la que tenemos en pantalla, en la cual vemos un primer campo de "Fecha", que no tiene ninguna particularidad. El segundo campo, es el "Número de serie de la factura". Podemos ver que los tres primeros caracteres de este número de serie corresponden a una clave que indica la línea de negocio y también si la factura tiene como destinatario a un cliente de la Unión Europea o el cliente, por el contrario, es nacional. Tenemos obviamente un campo para el nombre del cliente y también para la base imponible de la factura. Y ya, en el campo "Serie", si nos damos cuenta, al situarnos sobre cualquiera de las celdas de esta columna, vemos en la barra de fórmulas que hay una función llamada "Izquierda", que lo que hace es extraer del campo "Número" los tres primeros caracteres, empezando a contar desde la izquierda. Con ello tenemos en este campo un extracto de la clave que nos dirá la línea de negocio o el ámbito de esa facturación, si es nacional o extranjero. También tenemos otra columna donde se utiliza la función "Año", podemos ver que lo que se hace es extraer el año de la fecha que tenemos en el primer campo. Y por último, también se ha incorporado a esta tabla otro campo, que mediante la función "Mes" se extrae el mes de la fecha que hay en la primera columna. Con todo ello, ya podemos ir a la hoja "Ejercicio" y a partir de aquí crear nuestra tabla dinámica. Comenzamos yendo a la ficha "Insertar" y después "Tabla dinámica" y ahora elegimos nuestra tabla. Como es una tabla de Excel podemos usar las selecciones rápidas desde la esquina superior izquierda. Ahora el campo "Serie" lo vamos a llevar a filas y el campo "Mes" lo vamos a llevar a "Columnas". Por otro lado, el campo "Año", lo vamos a llevar a "Filtros" y evidentemente la base imponible, como campo protagonista, lo llevamos a "Valores". Ahora es interesante lo que ha ocurrido y es que a veces Excel considera que por defecto tiene que aplicar una función "Cuenta" al valor que arrastramos a este cuadrante. En este caso no es así, así que tenemos que cambiar esa función que ha asignado por defecto Excel. Vamos a hacer clic en la propia etiqueta y ahora configuración de campo de "Valor". También lo podríamos haber hecho haciendo clic con el botón derecho en cualquiera de las cifras de la tabla dinámica. Ahora vemos cómo está seleccionada la función "Cuenta", cambiamos a "Suma", y esta ya si que sería la correcta. Vamos a hacer clic sobre la tabla dinámica y vamos a desmarcar el autoajuste de los anchos de columnas. Vamos a también a hacer algunos ajustes estéticos. Hemos sobre escrito con una espacio la primera etiqueta y ahora vamos a cambiar también este texto y también este que resultan ser los meses. Ahora ya podríamos igualar el ancho de las columnas, para que todo se pueda visualizar mejor, a lo largo de la hoja. Vamos a asegurarnos también de que el formato de los números tiene una misma cantidad de decimales para que los importes se puedan visualizar con más comodidad. Ahora, puesto que sabemos, que estas tres etiquetas corresponden a facturas realizadas al extranjero, vamos a agruparlas y con el botón derecho hacemos clic, vemos que aparece "Grupo 1", pues aquí vamos a poner el nombre de "Unión Europea". Sin embargo, el resto de etiquetas vamos a seleccionarlas, hacemos clic en una de ellas con el botón derecho, agrupamos y donde pone "Grupo 2" vamos a poner, por ejemplo, nacional. Y como podemos ver, ya tenemos la información agrupada para facturas nacionales y extranjeras. Vamos a asegurarnos de que en las filas de los encabezados de cada grupo, se visualizan los subtotales. Esto lo podemos conseguir desde la ficha "Diseño" y ahora mostrar todos los subtotales en la parte superior del grupo. Aquí tenemos esos subtotales. Vamos a también cambiar el diseño de la tabla para que remarque más esas líneas de subtotales, vamos a ver qué tal un diseño como este, creo que sería más acertado. Y ahora también vamos a insertar un gráfico dinámico. Desde la ficha "Analizar" lo podemos insertar, haciendo clic en "Gráfico dinámico". Vamos a aceptar esta primera opción y la vamos a situar más abajo. Ahora podemos darnos cuenta de que para cada una de las series de facturación, tenemos un grupo de columnas que son las que corresponden a cada uno de los meses del año. Es una información que no está demasiado clara y que podríamos cambiar desde la ficha "Diseño" y después haciendo clic en "Cambiar entre filas y columnas". También podríamos agrupar para evidenciar todavía más la diferencia entre la facturación en el ámbito de la Comunidad Europea y nacional. Vamos también a intentar que se distinga un poco más un color del otro, por ejemplo, así y con esto podríamos dar ya por finalizado nuestro gráfico dinámico.

Excel 2016: Tablas dinámicas

Aprende a gestionar y crear tablas dinámicas en Excel 2016 a partir de los datos que necesitas para agilizar tu trabajo diario y organizarlo según el interés de cada instante.

2:24 horas (39 Videos)
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Fecha de publicación:15/12/2016

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