Excel 2016: Análisis y gestión de datos

Agrupar y desagrupar filas y columnas en Excel 2016

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Todos hemos abierto una hoja de Excel, compartida por otros departamentos, con información que no es crucial para nuestro trabajo o que en ese momento no la necesitamos. Mediante las agrupaciones, podemos ocultar temporalmente esta información para que no interfiera en nuestra actividad sin afectar los valores contenidos en esas filas o columnas agrupadas.

Transcripción

Cuando tenemos tablas con muchos registros o muchas columnas podemos agruparlas para ocultarlas si no las utilizamos frecuentemente. En el momento deseado podemos volver a verlas y utilizarlas. Excel dota al listado de unos botones para poder expandir y contraer la jerarquía de datos resultante. Vamos a ver un ejemplo de todo esto en esta tabla que como podemos ver no tiene muchas columnas, pero sí tiene bastantes filas. Además nos damos cuenta que muchas de ellas tienen valores 0 que son indicativo probablemente de que esas filas no se utilizan mucho. Vamos a ver un ejemplo de agrupación de estas tres filas. Vamos a la ficha Datos y dentro de Esquema, vamos a hacer clic en Agrupar. Vemos como sin más ya han quedado agrupados por un botón que podemos ver aquí a la izquierda que al hacer clic contrae todas esas filas y al hacer de nuevo clic las expande. Esta utilidad también se puede utilizar con jerarquías. Por ejemplo vamos aquí a estas filas las seleccionamos todas, desde este título al último item antes de llegar al siguiente título, y de nuevo en Datos Agrupar, ya hemos hecho una agrupación. Bien, pues dentro de esta agrupación podemos hacer otra agrupación por ejemplo, de estas filas. De nuevo vamos a Agrupar y ya ahora tenemos una jerarquía que queda evidenciada en estos tres botones que vemos en la parte superior izquierda de la ventana. Si hacemos clic en el primero vemos que todo ese grupo se ha contraído. Si hacemos clic en el segundo se visualiza un nivel distinto. Y si hacemos clic en el tercero se visualiza toda la tabla.

Excel 2016: Análisis y gestión de datos

Demuestra que la información de tus tablas de Excel 2016 es precisa y exacta. Mediante estos procesos de análisis serás capaz de dar fiabilidad a tus hojas de cálculo.

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