25 aplicaciones empresariales básicas de las tablas dinámicas de Excel

Agrupar ventas por zonas con tablas dinámicas

¡Prueba gratis durante 10 días

nuestros 1110 cursos !

Prueba gratis Mostrar modalidades de suscripción
Veremos en esta ocasión una agrupación en varios niveles o jerarquías. Con las tablas dinámicas esto es sumamente fácil, como vamos a demostrar en este vídeo tutorial.

Transcripción

Vamos a ver un caso de aplicación práctica de las tablas dinámicas para controlar las ventas que se producen en una empresa a distintas zonas geográficas. Como podemos, ver nos vamos a servir de una pequeña tabla auxiliar aquí la tenemos, es esta tabla azul que nos indica a qué zona geográfica del mundo pertenencia de cada código de serie que podemos ver en la columna está. En este vídeo aprovecharemos también para utilizar la herramienta Segmentación de Datos para aplicar filtros fácilmente. Comenzamos pues a insertar una tabla dinámica seleccionamos cualquier celda de esta tabla y desde Insertar hacemos clic en Tabla Dinámica dejamos el nombre que sale por defecto y ahora vamos a decir Hoja de cálculo existente en ubicación elegimos por ejemplo, está celda aceptamos y ahora ya podemos arrastrar los campos correspondientes a estos cuadrantes. Esos campos van a ser la serie, que va a ir al cuadrante Filas, el mes que va a ir al cuadrante columnas y también la Base Imponible que va a ir al cuadrante Valores. Si nos damos cuenta, para los valores Excel ha considerado que es conveniente utilizar la función Cuenta, esto realmente no es así porque lo que queremos es la suma de los valores. Así que hacemos clic en el desplegable y configuración de Campo de Valor ahora en el cuadro de diálogo nos aseguramos de que está seleccionada la opción Suma, aceptamos y ya tenemos esa suma de valores de cada uno de los códigos de serie por cada uno de los meses. Ahora lo que tenemos que hacer es agrupar de forma discrecional, es decir, seleccionando 1 a 1 con la tecla control presionada cada uno de los ítems que queremos agrupar dentro de un concepto, por ejemplo: vamos a crear el grupo nacional para ello tenemos que seleccionar TIE que aquí lo tenemos después ART presionando la tecla control también MOS lo tenemos aquí y por último REC que lo tenemos aquí. Muy bien, una vez hechas todas las elecciones con el botón derecho en cualquiera de ellas vamos a elegir la opción Agrupar y aquí tenemos grupo 1 que vamos a renombrar situándonos encima y directamente escribiendo ponemos por ejemplo la palabra nacional. Ahora tendríamos que agrupar todos los ítems que pertenecen a Europa que sería E20 y CN0, así que E20 y CN0 presionando la tecla control botón derecho Agrupar y en grupo 2 sustituimos la palabra grupo dos por Europa. Puesto que para resto del mundo sólo hay un ítem no haría falta agrupar más. A continuación vamos a añadir un par de detalles a nuestra tabla dinámica uno de ellos es que los importes deberían estar en formato Moneda, vamos a hacer clic en cualquier número y Configuración de Campo de Valor, Formato de Número y Moneda. Otro detalle, es que el ancho de las columnas tenemos que dominarlo a nosotros y no dejar que Excel ponga el que quiera por defecto. Por ejemplo: si nosotros establecemos este ancho de columna, al actualizar la tabla, automáticamente volvería al ancho por defecto para evitar eso en cualquier sitio de la tabla hacemos clic con el botón derecho y opciones de tabla dinámica en la pestaña que se muestra por defecto desmarcamos Autoajustar anchos de columnas al actualizar. Ahora ya podríamos elegir el ancho de columna y permanecería después de una posible actualización. Las etiquetas, que a lo mejor no son adecuadas para lo que nosotros queremos las podemos cambiar. Por ejemplo aquí podíamos poner Meses aquí podríamos poner Zonas y aquí podíamos directamente eliminarla escribiendo un espacio, porque Excel no nos va a dejar eliminar totalmente el contenido de la celda. Y ahora atención con los comentarios qué vamos a hacer, si nos damos cuenta tenemos esta tabla que está clasificada por meses, ¿pero los meses de que año? porque estos meses pueden ser del año 2011 como por ejemplo este registro que tenemos el mes 2 del 2011 pero también hay un mes 2 seguramente para otro año distinto, Por ejemplo: si bajamos lo suficiente para encontrar datos de otro año por ejemplo 2012 tenemos aquí este registro también pertenece a 2012 y al mes 2. Con lo cual lo que queremos decir, es que tenemos que discriminar o encontrar una forma de hacerlo, los meses que son de un año o de otro. Para ello vamos a utilizar la Segmentación de datos. Vamos a hacer esta primera fila mucho más alta así, y vamos a dejar sitio para incluir aquí unos paneles concretamente de momento va a ser sólo uno un panel de segmentación de datos para el campo año. ¿Cómo podemos hacer esto? pues seleccionando cualquier celda de la tabla dinámica y desde la ficha Analizar, que por cierto hay que recordar que en la versión Excel 2010 se llama ficha Opciones, bien pues desde esta ficha vamos a elegir Insertar Segmentación de Datos. Aquí lo vemos y de todos los campos vamos a elegir Año, hacemos clic en aceptar y ya tenemos un panel desde el que podemos filtrar de una forma fácil y cómoda el año al que nos queremos referir. Por ejemplo si queremos información del año 2012 directamente hacemos clic en este botón, 2013 en este otro y 2011 de igual forma en este otro. Si queremos quitar el filtro hacemos clic en este embudo que tiene un aspa roja. También podemos seleccionar 2 ítems por ejemplo si queremos saber lo que hay en el mes de enero de dos años pues tendríamos que dejar seleccionados 2011 y con la tecla control presionada hacer clic en 2012, esto lo hemos dicho tan sólo a título informativo puesto que no tiene demasiada lógica querer obtener una información de este tipo, así que volvemos a quitar el filtro y seleccionamos sólo un año por ejemplo 2013. Por último, comentar que estas agrupaciones que vemos que por defecto no tienen subtotales, si que los pueden tener si vamos a fichar Diseño y desde Subtotales hacemos clic en Mostrar todos los Subtotales en la parte superior del grupo, también lo podríamos hacer la parte inferior, pero vamos a elegir en la parte superior del grupo y aquí los tenemos

25 aplicaciones empresariales básicas de las tablas dinámicas de Excel

Pon en práctica la teoría de las tablas dinámicas con estos ejercicios realizados paso a paso y desde cero para aprender todos los secretos de estas productivas herramientas.

1:57 horas (25 Videos)
Actualmente no hay comentarios.
 
Solo para suscriptores
Fecha de publicación:24/03/2016

Este curso video2brain está disponible como descarga y para ser visualizado online. ¡Pero no hace falta que decidas entre las dos opciones! Al comprar el curso, disfrutarás de ambas posibilidades.

La descarga te permite ver las lecciones sin estar conectado/a a internet y supone una navegación fácil y ágil entre capítulo y capítulo. Si vas a trabajar en diferentes ordenadores o si no quieres descargarte el curso completo, entra en la web con tus datos de acceso y disfruta directamente de tus vídeos online. Te deseamos que disfrutes de este curso y te resulte de mucha utilidad.

Estamos a tu disposición si tienes cualquier tipo de duda o pregunta.