25 aplicaciones empresariales básicas de las tablas dinámicas de Excel

Agrupar fechas por horas, días o meses con tablas dinámicas

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La agrupación de fechas es de las aplicaciones de las tablas dinámicas que más utilidad proporcionan, puesto que es difícil encontrar formas alternativas para conseguir ese objetivo. Veamos en este vídeo cómo hacerlo.

Transcripción

La agrupación por fechas en una tabla es una de las funcionalidades más codiciadas por los usuarios de Excel, puesto que conseguir este objetivo de agrupación de datos mediante otras fromas, sería muy costoso en tiempo. En el ejemplo que a continuación vamos a exponer vamos a agrupar las fechas de un listado de ventas de tal forma que conozcamos todas las posibilidades que nos ofrecen las tablas dinámicas para ello. En este caso contamos con una tabla de ventas donde vemos que el primer campo es el campo Fecha, así que mediante este ejercicio vamos a crear una tabla dinámica que nos agrupe las ventas a cada uno de los clientes por cada uno de los meses. Recordamos que estamos delante de una tabla de Excel, es decir, que se ha creado Mediante Inicio, Dar Formato como Tabla y después eligiendo la imagen que más nos guste. De esta forma en la ficha Diseño de Herramientas de Tabla, podemos ver que a la izquierda hay un nombre que podemos personalizar, en este caso lo vamos a dejar así que es el nombre que por defecto asigna Excel a las tablas. Así que comenzamos ya la creación de la tabla dinámica, vamos a situarnos en cualquier celda de esta tabla y desde Insertar hacemos clic en Tabla Dinámica, vemos cómo aparece ya por defecto el nombre de la tabla de Excel y ahora elegimos o bien nueva hoja de cálculo o bien hoja de cálculo existente, en este caso vamos a elegir hoja de cálculo existente y para la ubicación elegimos esta celda, presionamos aceptar y aceptar. Ya tenemos nuestro espacio y nuestra lista de campos para crear la tabla dinámica. Ahora vamos a comenzar por arrastrar el campo Cliente a Filas, la fecha que de alguna manera es la protagonista de este vídeo, vamos a arrastrarla a columnas aunque lo podríamos hacer también a filas pero en este caso elegimos columnas. Vemos como automáticamente al arrastrar a la fecha a pesar de que las fechas son días y no agrupación de meses, automáticamente en nuestra lista de campos vemos que aparecen unas agrupaciones llamadas Años y Trimestres. De momento vamos a quitarlas, desde este desplegable Quitar Campo, timestres, tres quitar campo y vemos como ya han quedado las fechas agrupadas por meses. Si cuando hacemos el ejercicio no fuera así, es decir, que estas fechas estuviesen tal cual están en la tabla de origen de datos, es decir, sin agrupación no debemos preocuparnos porque ahora vamos a aprender cómo modificar esta agrupación. Entretanto lo que vamos a hacer es terminar nuestra tabla dinámica agregando el campo Base Imponible al cuadrante Valores. Así que base imponible lo agregamos a ese cuadrante. Ya tenemos nuestra tabla dinámica a la que le faltan algunos retoques, por ejemplo: por defecto Excel ha considerado que el campo Base Imponible necesita una función Cuenta, como no es así, vamos a modificar desde este desplegable: Configuración de Campo de Valor, ahora elegimos Suma porque lo que queremos realmente es que nos sume las ventas, así que aceptamos, y ya tenemos los resultados. Como decíamos antes tenemos que aprender a modificar la agrupación de fechas porque ésta es la que por defecto nos ha creado Excel. Bien pues haciendo clic en cualquiera de esas fechas no de la columna sino solamente de uno de los campos de fecha, con el botón derecho del ratón hacemos clic y elegimos Agrupar ahora, vemos que hay varios ítems seleccionados y vamos a dejar solos seleccionado Meses con ello quedaría todo igual que es la agrupación que tenemos hasta el momento, vamos de nuevo a Agrupar, y vamos a Cambiar a Trimestres a ver qué pasa, es decir, seleccionamos Trimestres y deseleccionamos Meses, aceptamos y ahora tenemos nuestra tabla dinámica por Trimestres. Como ya podríamos habernos dado cuenta si volvemos a Agrupar, este cuadro de diálogo permite varias agrupaciones simultáneas, es decir, que tengamos seleccionado el ítem Trimestres y también el ítem Meses. Aceptamos y ahora vemos que la jerarquía que se forma es doble, por un lado está el primer trimestre y dentro del primer trimestre tenemos enero, febrero y marzo. Ahora tenemos segundo trimestre y dentro de él estos otros tres meses. Por supuesto también podríamos agrupar agregando años con lo cual tendríamos una triple jerarquía. Por un lado una agrupación de años, dentro de ese año los cuatro trimestres como podemos ver si hacemos un poco de scroll hacia la derecha y después aparecería otro año y dentro de él otros tres trimestres y por supuesto dentro de cada trimestre sus meses correspondientes. Y ahora vamos a ver otras posibilidades, lo que vamos a hacer es quitar de las columnas el campo Fecha, por ejemplo así y vamos a arrastrar ese campo a Filas y lo vamos a hacer por encima del campo Cliente nos damos cuenta cómo aparecen automáticamente estas agrupaciones en el cuadrante filas pero si el usuario se extraña de esto porque en su equipo no aparecen estas agrupaciones el motivo es la versión que estamos utilizando, en este caso utilizamos Excel 2016. Por ejemplo en Excel 2010 esto no ocurre tampoco en Excel 2013 por lo tanto vamos a quitarlas para estar en las mismas condiciones que esas versiones y ahora vamos a modificar la agrupación de fechas de una nueva forma. Seleccionamos uno de los meses y nos vamos a Analizar y Agrupar Selección, esto es lo equivalente a hacer clic con el botón derecho y elegir Agrupar. Bien pues ahora vamos a agrupar por Días, es decir, seleccionamos Días y quitamos la selección del resto de ítems. Lo que ocurre es que al quedar Días seleccionado, tenemos ahora un campo nuevo Número de Días. Vamos a seleccionar por ejemplo: 7 aceptamos y ¿Qué ha ocurrido? Las agrupaciones ahora son de 7 en 7 días, por ejemplo del día 1 de enero al 7 de enero para todos estos clientes estas son sus ventas. para la semana del 8 de enero al 14 de enero y para todos estos clientes éstas son también las ventas.

25 aplicaciones empresariales básicas de las tablas dinámicas de Excel

Pon en práctica la teoría de las tablas dinámicas con estos ejercicios realizados paso a paso y desde cero para aprender todos los secretos de estas productivas herramientas.

1:57 horas (25 Videos)
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Fecha de publicación:24/03/2016

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