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Office 365 esencial: Administración

Administrar la configuración de sitios de SharePoint

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Vamos a acceder a las colecciones de sitios disponibles y qué tipos de sitios hay. Verificaremos los permisos, actualizar nuestras colecciones antiguas, crear nuevas colecciones a partir de plantillas y buscar documentos dentro de nuestro SharePoint.

Transcripción

Ahora que nos hemos familiarizado con SharePoint Online, vamos a centrarnos en las colecciones de sitios. Por definición, una colección de sitios es un grupo de sitios. Realmente, utilizaremos nuestra colección de sitios como punto de entrada para acceder a la información que tenemos almacenada en SharePoint Online. Como administrador de Office 365, puedes crear varias colecciones de sitios que servirán para diferentes fines dentro de tu organización. Disponemos aquí de varias colecciones de sitios que ya he creado, así como otras que se crean por defecto en SharePoint Online. Así tenemos, por ejemplo, el sitio principal, o, por ejemplo, este de aquí, que contiene mi información personal. Otro muy interesante es el de Búsqueda, que veremos en un momento. Vamos a abrir, por ejemplo, alguna de estas colecciones de sitios, y veremos las Propiedades. Aquí disponemos de información, como el título, la URL, el administrador principal, si tenemos algún otro administrador adicional, el número de subsitios, el uso de almacenamiento, el uso de recursos, la cuota de recursos que le hemos asignado del servidor, y también un nivel de advertencia para el uso de recursos. En este caso, a esta colección de sitios, le pusimos una advertencia cuando llegase al 85 % de uso, de modo que, cuando alcancemos este umbral, seremos notificados. Cuando marcamos una de estas colecciones, se nos habilitarán todas estas opciones en la barra de arriba. Podría, por ejemplo, eliminarlo. Si elimino la colección de sitios, irá a la Papelera de reciclaje. En la Papelera de reciclaje permanecerá por defecto durante 30 días. Es decir, que si no entramos de forma manual a borrarlo, tendremos disponible para su recuperación la colección de sitios que hemos borrado. Desde aquí puedo nuevamente acceder a las Propiedades, o comprobar los Propietarios. Desde aquí puedo especificar quién es un propietario y quién tiene permisos sobre la colección de sitios. La persona que crea la colección de sitios es el administrador principal de manera predeterminada. Aquí podemos modificar o añadir administradores. Y aquí también podremos agregarlos. El administrador principal de la colección es el que la administra a nivel superior. Disponemos aquí también de las opciones de Uso compartido, donde definiremos de qué forma vamos a interactuar con el exterior, es decir, aquí podré permitir o denegar compartir documentación con gente externa. Por defecto, no lo tengo permitido, pero podría permitirlo, incluso para usuarios anónimos, mediante vínculos. Vamos a ver, lo dejamos por defecto. Disponemos también de la opción de Actualizar. Esta opción la tenemos realmente aquí, ya que si nuestra suscripción de Office 365 es antigua, probablemente esté basada en una versión de SharePoint anterior. De esta forma, podríamos realizar la actualización a la última versión de SharePoint. Os recuerdo que una vez que actualicemos nuestra colección de sitios, no podremos volver atrás, es decir, la mantendremos en la última versión. Por aquí tenemos también la Papelera de reciclaje, que, como ya dijimos, mantendrá los elementos eliminados por un período de 30 días. Os voy a mostrar alguno de los sitios que tenemos predeterminados. Pero antes, vamos a crear uno. Creamos una Colección de sitios privados. Bien. Le ponemos el título. Vamos a ponerle, por ejemplo, "docs". Aquí podemos seleccionar el idioma. Y tenemos distintas plantillas para la creación. Tenemos algunas genéricas de Colaboración, por ejemplo, Sitio del proyecto, un Sitio de comunidad. Aquí en Empresa tenemos quizás las más interesantes. Podemos crear un Centro de documentación, o un Centro de registros. Podemos crear uno en blanco, que posteriormente podemos personalizar. Y aquí, en Publicación, tenemos para crear una Wiki empresarial o un Portal. Vamos a crear un Centro de documentación. Lo dejamos marcado, seleccionamos la franja horaria, definimos el administrador, y le asignamos los recursos. Nos avisa de que se está creando, y que puede tardar un tiempo. Ya tenemos nuestro nuevo sitio aquí. Como vemos, nos los muestra como nuevo. Podemos acceder a las Propiedades. Aquí tendremos el enlace con el que lo creamos. Y nos llevará a este Centro de documentación. Este sitio contiene una funcionalidad específica para lo que es la gestión documental. Así, por ejemplo, veremos Cargar un documento, de forma que pueden ser compartidos con varias personas de la organización, o, incluso, externos. Existen funcionalidades, como el Historial de versiones, que son francamente útiles cuando hablamos de entornos colaborativos. Como ya comenté, vamos a ver algunos de los sitios predeterminados, en este caso, tengo aquí abierto el de Búsqueda. También podríamos acceder directamente desde aquí. Y está muy bien, porque puedo introducir cualquier palabra clave y la buscará por todo lo que esté almacenado en SharePoint Online. Por ejemplo, vamos a poner "documento" Buscar. Aquí tenemos todas las coincidencias. No tiene por qué tratarse del título, las búsquedas se realizarán incluso en los contenidos. Por ejemplo, voy a buscar un documento, al que le he puesto una palabra "demo". Aquí, automáticamente, nos ha abierto Word Online, y vemos que ha encontrado la palabra de la búsqueda que le hemos introducido. Nos queda por ver mi sitio personal. Y aquí, si os fijáis, nos aparece OneDrive, aunque, como podéis comprobar, la URL corresponde a mi sitio personal. No debemos confundir OneDrive empresarial con OneDrive. En OneDrive empresarial realmente se sustenta sobre mi colección de sitios particular de SharePoint Online. OneDrive personal es completamente independiente a SharePoint Online. Por tanto, no debemos confundirlos. Aquí, nuevamente, puedo cargar mi documentación, cargar una carpeta, o incluso sincronizarlo con mi PC o dispositivo móvil.

Office 365 esencial: Administración

Aprende a configurar Office 365 de una manera eficiente a partir de sus tres ejes: Sharepoint, Exchange y Skype, pero con otras muchas aplicaciones disponibles.

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Fecha de publicación:8/09/2017

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