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Office 365 esencial: Implementación

Administrar buzones en Office 365

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A continuación vamos a ver todas las opciones que tenemos para configurar un buzón de Office 365 desde Exchange. Veremos cómo cambiar los datos y permisos del usuario, ver a que grupos pertenece, delegar buzones y muchas opciones más.

Transcripción

Como recordaréis, con anterioridad dimos de alta una cuenta de usuario, desde el Centro de Administración de Office 365. Este usuario que dimos de alta, se llamaba "usuario01". Y como recordaréis, lo que hizo por detrás fue crearnos, de forma adicional, un buzón dentro de Exchange Online. Aquí podemos ver los detalles globales de esta cuenta, pero también podemos acceder a los centros de configuración específicos para el servicio de correo OneDrive, así como otros servicios que tengamos disponibles para este usuario. En este caso, nos interesa acceder a la configuración del correo. Lo podemos hacer directamente a través de aquí, o bien ir al centro de administración de Exchange Online y abrir el buzón del usuario. Aquí lo que nos abre es el Exchange Control Panel, como podemos ver en la URL, que es el panel de control de Exchange. En esta primera pestaña, General, veremos los datos más básicos del usuario, como son el nombre, iniciales, apellido, nombre para mostrar y alias. Estos datos los dimos en el momento del alta de la cuenta. Debo mencionar que tenemos aquí la casilla de Ocultar de la lista de las direcciones. Esta opción puede ser interesante en algunos escenarios. El usuario, si tiene marcada esta opción, no dejará de recibir correo, sin embargo, su cuenta no será listada en el directorio de la compañía. De forma adicional, podemos establecer una serie de atributos personalizados para el buzón. Nos podemos ir también a la pestaña de Uso del buzón. Aquí tendremos cuándo fue el último inicio de sesión, que en este caso está en blanco, puesto que no hemos iniciado sesión con este usuario, así como el almacenamiento que llevamos consumido. Tenemos aquí que lleva un 0 % del límite que está establecido en 100 gigas, actualmente. Seguimos con la Información de contacto, que ya indicamos también en el momento del alta de la cuenta, como son la calle, el código postal, la ciudad, etc; toda la parte relativa a la organización: puesto, departamento, compañía y un campo muy interesante que es el del administrador o responsable. Si tenemos una compañía con una estructura muy jerárquica, este campo nos será de gran utilidad, ya que podremos ver quién es responsable de cada quien, con una visión por jerarquías que podremos desplegar en la libreta de direcciones. La siguiente pestaña a la que tendremos acceso, es la de Dirección de correo electrónico. Cuando accedemos aquí, lo que veremos será la dirección y su tipo. Tenemos una dirección de correo, SMTP, y una dirección, SIP, que corresponde a la de Skype Empresarial. Aquí podremos editar nuestra dirección de correo; incluso, también lo que podríamos hacer es generar diferentes alias para el correo electrónico de este usuario. Si el usuario dispone de múltiples cuentas de correo electrónico, también podremos establecerle aquí, una dirección de respuesta o dirección predeterminada para su buzón. Para identificar qué cuenta es la que tenemos predeterminada, es tan sencillo como ver la que está en negrita. Aquí, puesto que solo tenemos una cuenta para cada tipo, ambas están en negrita. Pasamos a ver ahora las Características del buzón. Tenemos aquí, en primer lugar, una serie de directivas. La Directiva de uso compartido, por ejemplo, hace referencia a la coexistencia de nuestros usuarios con los usuarios externos a nuestra organización. Por ejemplo, esta directiva nos ayudará a permitir controlar la manera en que los usuarios de nuestra organización comparten el calendario y la información con los usuarios externos. Pasamos a la Directiva de asignación de roles. Aquí controlamos los accesos basados en roles que se asignan al usuario y controla la configuración de buzones y de grupos de distribución específica que los usuarios pueden modificar. Para cambiar la directiva de asignación de roles asignada al usuario, hay que seleccionar una directiva diferente en la lista desplegable. Aquí, evidentemente, solo tenemos la directiva por defecto. Aunque, como es lógico, podremos crear directivas adicionales. Pasamos a la Directiva de retención. Esta directiva es un conjunto o grupo de etiquetas de retención que se aplica al buzón de usuario. Nos permite controlar cuánto tiempo mantendremos los elementos del buzón y definiremos qué acción realizar en los elementos que han alcanzado cierta edad. Por último, nos queda la Directiva de la libreta de direcciones, que nos permitirá segmentar a los usuarios en grupos específicos, para proporcionar vistas personalizadas de la libreta de direcciones. Por defecto, vemos que no tenemos ninguna directiva de libreta de direcciones asignada. Pasando ya a las Características de teléfono y voz, nos encontramos con la mensajería unificada, que, por defecto, está deshabilitada y que podemos habilitar para este buzón de forma específica, justo aquí. A continuación, llegamos a la gestión de dispositivos móviles, donde podemos deshabilitar Exchange Active Sync que, como sabéis, nos sirve para mantener sincronizados nuestros dispositivos móviles con Exchange Online. Aquí también podremos deshabilitar el OWA, o Outlook Web Access. Esto deshabilitará la capacidad de poder sincronizar a determinados dispositivos, como, por ejemplo, los Apple que están basados en esta característica. En cuanto a la conectividad del correo, podemos también determinar aquí si habilitamos Outlook en la web o no. Por defecto, siempre lo tendremos habilitado, aunque esto, fácilmente, lo podemos deshabilitar. Por defecto, lo dejaremos habilitado para que nuestro usuario pueda acceder a su buzón de correo. Aquí también podremos controlar si tenemos acceso al buzón por el protocolo IMAP, por POP3 o por MAPI. No debemos confundir IMAP con MAPI. En el caso de MAPI, hablamos del protocolo por el cual se sincroniza con el cliente de escritorio de Microsoft Outlook. Una funcionalidad muy interesante es la retención por juicio, que, por defecto, esta deshabilitada. Cuando habilitamos la retención por juicio, se preserva los elementos del buzón eliminados y se registra las modificaciones que se les han realizado a estos elementos en el buzón. De esta manera, podemos garantizar la trazabilidad en caso de que legalmente se nos sea requerido. Si habilitásemos el buzón para retención por juicio, nos solicitaría, o más bien podríamos ver en los detalles cuándo tuvo lugar esta retención, quién hizo la retención, así como mostrar las notas que se tomaron en el momento de la retención y una URL donde podemos incorporar un enlace con toda la información relativa a esta decisión. Continuamos para encontrarnos con la opción de archivado, que, por defecto, también encontramos deshabilitada. Nos servirá para almacenar los datos históricos de nuestro buzón. Por último, ya nos encontramos todas las opciones de flujo de correo. Inicialmente, tenemos aquí las opciones de entrega. Aquí podremos configurar las opciones para reenviar mensajes de correo electrónico a otros destinatarios, así como para establecer el número máximo de destinatarios a los que el usuario puede enviar un mensaje. Pasamos, ya para concluir, a las restricciones tanto en el tamaño de mensajes como en la entrega de mensajes. En las restricciones del tamaño de mensaje, configuraremos el tamaño de los mensajes que el usuario puede enviar y recibir; mientras que en las restricciones en la entrega de mensajes, definiremos si nuestro usuario va a poder enviar correos a todo el mundo o, por el contrario, solo podrá enviar a determinados destinatarios que hayamos seleccionado de una lista. También definiremos aquí, los mensajes que rechazamos. En "miembro de", podremos ver una lista de los grupos de distribución o grupos de seguridad a los que pertenece el usuario. La información de pertenencia no se puede cambiar en esta página. Hay que tener en cuenta que el usuario puede coincidir con los criterios de uno o más grupos de distribución dinámicos de la organización. No obstante, los grupos de distribución dinámicos no se muestran en esta página, porque su pertenencia se calcula cada vez que se usan. Por tanto, este es solo un campo informativo. Continuamos con la siguiente, que es Sugerencia de correo electrónico. Esto nos va a servir para agregar una sugerencia de correo y avisar a los usuarios de posibles problemas si envían un mensaje a este destinatario. Tenemos como máximo disponibles 175 carácteres para establecer el mensaje. Y terminaremos toda la configuración, yendo la parte de Delegación de buzones. Aquí vamos a poder establecer permisos para: "enviar como", "enviar en nombre de otro buzón", y brindar también acceso completo a buzones adicionales al del propio usuario. De esta manera, podremos abrir otro buzón perteneciente a otro usuario de la organización si le otorgamos el acceso completo, específicamente en este apartado. Y con esto, terminamos el recorrido completo del panel de control para este buzón de usuario. Mi recomendación es que, de cuando en cuando, hagáis un recorrido por la configuración de los buzones para verificar que todo esté configurado de la manera más óptima posible.

Office 365 esencial: Implementación

Descubre el centro de administración de Office 365 y aprende las opciones más importantes para controlar los centros de administración de Exchange, Sharepoint y Skype.

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Fecha de publicación:8/09/2017

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