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Office 365 esencial: Administración

Administrar buzones de recursos de Exchange Online

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Los recursos tienen sus propios buzones. Podemos crear buzones tanto de sala, como de equipo, que sirven para otros elementos compartidos como podría ser un proyector. Las salas después se pueden reservar desde Outlook.

Transcripción

Anteriormente, en este curso, he mencionado que los buzones de recursos son una gran funcionalidad de Exchange Online, ya que nos proporcionan la posibilidad de reservar o bloquear un tipo específico de recurso, como una sala de conferencias o un proyector, es decir, aquello para lo cual no tenemos una disponibilidad infinita o ilimitada, de esta forma nos garantizaremos poder hacer uso del recurso durante un periodo de tiempo o plazo. Los recursos se identifican como buzones de recursos, es importante mencionarlo, porque aparecerán en la lista global de direcciones, o lo que es lo mismo, la lista de todos los destinatarios de la organización. Para crear un buzón de recursos, lo haremos desde Destinatarios Recursos. Aquí seleccionaremos si creamos un buzón de sala o un buzón de equipamiento. Técnicamente estos buzones son idénticos sólo tienen algunas diferencias muy ligeras en cuanto sus atributos. Estas diferencias definen la forma en que interactuaremos con ellos desde las diferentes aplicaciones. Por lo tanto un buzón de sala o un buzón de equipamiento, aparecerá de forma diferente en la lista global de direcciones, y, por tanto, en el cliente de Outlook, en función de estos atributos. Creemos, por ejemplo, un buzón de sala. Aquí nos va a solicitar el nombre de la sala, la dirección de correo, la ubicación, y, por ejemplo, si tiene un teléfono asignado, es decir, un teléfono dentro de la sala o la capacidad. Este campo de capacidad es un campo exclusivamente informativo, es decir, que independientemente del número que pongamos aquí, podremos invitar a cuantas personas queramos, como he dicho, se trata sólo de un campo meramente informativo. Guardamos, y ahora para ver cómo funciona tendremos que irnos al cliente de Outlook. Por tanto, vamos al cliente de Outlook. Puedo hacerlo desde el cliente de Outlook o también directamente desde el calendario, El acceso es el mismo, lo que pasa es que el acceso al calendario es más directo. En lugar de haber abierto el Outlook, donde iría directamente al correo y luego tendría que haber cambiado al calendario, puedo hacer de forma directa al calendario. Aquí generaremos una cita. Y aquí en la ubicación podemos agregar la sala. Aquí nos aparecerán las salas que tenemos disponibles que corresponden a los buzones de recursos de tipo sala. Seleccionaremos la sala Picasso, y aquí podremos invitar a otros asistentes. Por ejemplo, a test1 que está libre en esa franja también. Aquí podemos, por ejemplo, marcar el estado, es decir, que durante esta reserva se muestre como Ocupado, como Libre, etcétera. La dejaremos como Ocupado y así otros usuarios no la verán disponible cuando quieran hacer una reserva de la sala en la misma hora. Damos a Enviar, y ¡listo!, ya tenemos hecha nuestra reserva. Aquí ya nos aparece un aviso, porque justamente le hemos indicado que tenemos esta reunión dentro de 12 minutos.

Office 365 esencial: Administración

Aprende a configurar Office 365 de una manera eficiente a partir de sus tres ejes: Sharepoint, Exchange y Skype, pero con otras muchas aplicaciones disponibles.

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Software:
Fecha de publicación:8/09/2017

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