Cómo comunicar de forma efectiva por email

Adjuntos en el correo

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Podemos añadir archivos a nuestro correo electrónico, pero hay formas y formas de hacerlo, evitando molestar al receptor del correo con archivos enormes que puedan bloquear su buzón de correo o penalizar su tarifa de datos.
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Transcripción

Otro de los problemas del correo electrónico es la gestión de adjuntos. Un adjunto, por definirlo rápidamente es un archivo o conjunto de archivos que se añaden al correo electrónico y que recibirá el destinatario. El problema de los adjuntos es saber dónde hay que parar y dónde la necesidad de enviar un archivo se convierte en un exceso que causa problemas a quien recibe el correo y, por añadidura, para complicar más las cosas, los adjuntos son utilizados frecuentemente como un vector de ataque para infectar el ordenador de un usuario. Adicionalmente, los proveedores de correo electrónico limitan la cantidad del tamaño que tendrán los adjuntos, siendo esa cantidad aproximadamente y dependiendo del proveedor, de alrededor de unos 20 MB. Más allá de esa cifra, lo más posible es que el correo sea rechazado tras enviarlo. Otro problema es que utilizamos el correo electrónico como si fuera un disco duro: Enviamos archivos junto con un texto y pensamos que ya tenemos ubicados esos archivos asociados a ese texto y guardados dentro del cliente de correo. Esto al final acaba engordando los buzones de correo electrónico por encima de las posibilidades de nuestros dispositivos y es fácil encontrarse con ordenadores o dispositivos móviles con más de 15 y 30 GB de espacio ocupado por correo de hace varios años con adjuntos que ocupan un espacio innecesario, y que además son inútiles. Así que vamos a definir una buena política de adjuntos para añadir al correo electrónico, una que no solo parezca muy profesional sino que sea muy efectiva. La primera regla es que el envío de adjuntos tiene que ser relevante es decir, el archivo tiene que ser necesario para la persona que lo recibe y enviar solo ese archivo o archivos que necesita y nada más. Así, lo lógico es enviar una factura y no todo el historial de facturas del mes por si acaso. La segunda regla que hay que aprender es que todo adjunto o conjunto de adjuntos que ocupen más de 3 MB ya no es un adjunto, es un ladrillo. La mayoría de las veces, los receptores van a ver ese correo electrónico en su dispositivo móvil, y si tienen que descargar un adjunto o grupo de adjuntos de más de 3 MB, van a estar penalizando su tarifa de datos. La tercera regla es usar un servicio de almacenamiento de archivos en la nube para todos los adjuntos que ocupen más de 3MB, especialmente para los adjuntos muy pesados. Hay gente que sin ningún recato envía 15 MB en adjuntos e incluso mucho más. ¿Cómo se usa uno de estos servicios? Puedes tener una cuenta en "Dropbox", "Google Drive" o "Mega" y subir ahí el archivo en cuestión para luego obtener un enlace que añadirás al correo. Así el receptor lo podrá descargar cuando lo necesite no cargarás tu cliente de correo de archivos innecesarios que se almacenan en el buzón de "Archivos enviados" y posteriormente, podrás hacer limpia de esos archivos que has enviado y que generalmente, ya no son necesarios. Por ejemplo, si haces tu facturación con un programa y generas unos cuantos PDF para enviarlos a tu gestor esos PDF, una vez los has recibido, ya son innecesarios porque la información está en el programa de facturación. Usando un servicio de archivos en la nube con una carpeta que se llame, por ejemplo "Adjuntos enviados", permite fácilmente purgar esos archivos. En el caso de los dispositivos de Apple, ya habían integrado una característica llamada "MailDrop", que sube el adjunto de hasta 5 GB a "iCloud" para, a continuación, enviar un enlace de descarga al destinatario del correo que tiene 30 días para descargarlo. En general, hace siempre esta pregunta: "¿Es relevante para el receptor el archivo que tengo que enviar?" Si dudas, casi seguramente será que no lo es, pero siempre puede indicar que dispones de ese archivo y que si lo solicita puedes enviarlo más tarde.

Cómo comunicar de forma efectiva por email

Gana eficacia en la comunicación por correo electrónico aprendiendo trucos como crear asuntos adecuados, saludos y despedidas o la mejor forma de adjuntar archivos.

1:41 horas (33 Videos)
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Fecha de publicación:3/05/2016

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