Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Adjuntar un documento de Word a un correo electrónico

¡Prueba gratis durante 10 días

nuestros 1202 cursos !

Prueba gratis Mostrar modalidades de suscripción
Si el documento que vamos a combinar con la base de datos de los destinatarios debe ir adjunto a los correos electrónicos, debemos realizar una combinación de correspondencia tal y como lo explicamos en este vídeo.

Transcripción

En este vídeo vamos a conocer las capacidades de combinación de correspondencia de Word, para enviar documentos como archivos adjuntos. Tenemos aquí en pantalla, un ejemplo de archivo que se trata de la ayuda de una aplicación informática que queremos enviar a una serie de clientes. Para ello vamos a personalizar la portada poniendo un cuadro de texto vamos a la ficha Insertar y después Cuadro de texto, por ejemplo, dibujamos aquí uno donde vamos a escribir el texto "Creado para:" y un espacio. Ahora nos aseguramos de que desde este botón flotante esté activada la opción "Delante del texto" como así es, ya podemos dar formato al cuadro, por ejemplo desde "Relleno de forma" quitando el relleno, y desde "Contorno de forma" también quitando el contorno, y desde "Color de la fuente" asignando un color blanco. Vamos a incrementar también un poquito el tamaño y ahora volvemos a la ficha Correspondencia, ahora es turno del comando "Seleccionar destinatarios". En este caso, vamos a elegir los propios contactos de Outlook, aunque podríamos elegir también o bien, de una lista o base de datos existente o crear una nueva. Elegimos esta tercera opción y ahora Word está conectando con Outlook, ya lo he hecho y ha detectado que en Outlook hay dos carpetas de contactos, la primera de las cuales es la que tiene algún dato. Vamos a elegirla, y en pantalla tenemos una presentación de esos contactos, los cuales pueden ser discriminados mediante estas casillas de verificación. También podríamos aplicar una determinada ordenación a esta tabla, eligiendo el campo por el que queremos ordenar y el criterio, si es ascendente o descendente. Mediante el comando Filtrar podríamos elegir un campo o incluso varios, como podemos ver en este formulario y aplicar un criterio o comparación. Una vez que estamos de acuerdo con nuestra tabla, hacemos clic en Aceptar, y ahora el siguiente paso sería insertar un campo combinado. Concretamente lo que queremos es el campo "Organización" que es el que nos va a decir la empresa para la que se envía este documento. Vamos a aplicar también una alineación a la derecha y a situarlo justo debajo del título del documento. Ahora ya podríamos volver a Correspondencia y aplicar una vista previa para darnos cuenta de que efectivamente donde ponía "Organización" si navegamos con estos botones vamos a ver como va cambiando la empresa. De momento, funciona lo que hemos hecho. Ahora, antes de abordar el último paso, que sería finalizar y combinar, tenemos que asegurarnos de que Outlook está trabajando sin conexión, para ello podríamos ir a la ficha "Enviar y recibir" y asegurarnos de que este comando está sombreado, también lo podemos ver en la parte inferior derecha de la pantalla si aparece la leyenda "Trabajando sin conexión". una vez que nos hemos asegurado de ello, podemos volver a Word e iniciar la finalización y la combinación. Desde este comando elegimos la tercera opción, "Enviar mensajes de correo electrónico" y ahora escribimos un asunto. Y una de las claves de este vídeo es que aquí, en formato de correo debemos elegir datos adjuntos. Vamos a hacer una prueba de tal forma que vamos a enviar a Outlook solamente un registro y lo que ocurrirá es que Outlook como está trabajando sin conexión acumulará este registro, es decir, el de esta empresa, en la bandeja de salida, pero por supuesto, no lo enviará. Así que vamos a hacer clic en Aceptar y ahora, se nos avisa de que un programa está intentando acceder a los contactos de Outlook, es normal, porque lo estamos haciendo desde Word. Así que, hacemos clic en "Permitir acceso", y en el botón. Ahora, si activamos Outlook, podemos ver que en la bandeja de salida tenemos el correo electrónico con la posibilidad de ser revisado. Por ejemplo, aquí hay un carácter que no se ha escrito bien y aparece un símbolo que no debe estar, así que lo hemos corregido. El correo permanece en la bandeja de salida hasta que cambiemos el estado de trabajar sin conexión, y por supuesto, podemos ver que en este correo aparece un adjunto que es precisamente el documento de ayuda personalizado para nuestro cliente. Si abrimos este adjunto, podemos ver como efectivamente está personalizado con este texto.

Word 2016 avanzado: Combinar correspondencia

Aprende a crear con Word correspondencia tanto postal como electrónica, etiquetas o sobres personalizados empleando como base los contactos de tu empresa o listado de clientes.

1:43 horas (25 Videos)
Actualmente no hay comentarios.
 
Fecha de publicación:15/03/2017

Este curso video2brain está disponible como descarga y para ser visualizado online. ¡Pero no hace falta que decidas entre las dos opciones! Al comprar el curso, disfrutarás de ambas posibilidades.

La descarga te permite ver las lecciones sin estar conectado/a a internet y supone una navegación fácil y ágil entre capítulo y capítulo. Si vas a trabajar en diferentes ordenadores o si no quieres descargarte el curso completo, entra en la web con tus datos de acceso y disfruta directamente de tus vídeos online. Te deseamos que disfrutes de este curso y te resulte de mucha utilidad.

Estamos a tu disposición si tienes cualquier tipo de duda o pregunta.