Cómo elaborar un plan de comunicación

Acciones con medios de comunicación

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Forjar relaciones duraderas y de confianza con los medios de comunicación online y offline que sean nuestro target, nos puede reportar múltiples beneficios. Veamos por qué y qué acciones podemos llevar a cabo.

Transcripción

Los medios de comunicación son un público muy importante y es muy beneficioso forjar relaciones duraderas y de confianza con ellos. Antes de nada, debo aclarar que cuando hablo de medios de comunicación me refiero tanto a los tradicionales u "offline" como los medios impresos, la televisión y la radio, como a los "online", sean blogs, portales de Internet, versiones "online" de medios "offline", etc. Incluso cuando utilizo conceptos que en realidad están obsoletos, como hablar del gabinete de prensa, pero que aún se usan, siempre me refiero a todo tipo de medios. Como decía, si el medio nos conoce, sabe que le contestamos a las preguntas o dudas que tenga con rapidez, le enviamos imágenes u otros materiales, etcétera, si hay una relación, es más fácil que acuda a nuestras convocatorias, publique nuestras informaciones e incluso, en un caso de crisis, esté más inclinado a oír y dar voz a nuestra versión. Siempre es positivo establecer esos vínculos de colaboración con los medios y mejor si nos hemos podido conocer en persona en algún acto o evento. Para que estas relaciones sean fructíferas deben ser regulares, no se trata de enviar a los medios continuamente informaciones aunque no tengan relevancia, pero si la empresa no tiene novedades muy habitualmente, se pueden crear otros contenidos, como una tribuna con la opinión de nuestro directivo sobre un tema en el que sea experto y que sea de interés, un "white paper", consejos sobre algo relacionado con la compañía que sean útiles y vengan de la mano de nuestros especialistas, por ejemplo sobre salud o nutrición, seguridad informática, formas de ahorro... depende de a qué se dedique la compañía, pero siempre se puede aportar algo de interés para nuestro público y de paso dotamos de contenidos valiosos a los medios. Algunas de las acciones habituales con los medios son el envío de notas de prensa que deben ser enviadas solo a los medios que realmente cubran ese tema, la gestión de entrevistas con los medios siempre que tengamos disponible a un experto de la empresa o un directivo relevante que tenga una información valiosa que aportar y sepa cómo hablar con los medios. Si se trata de un tema problemático, no ha recibido una formación de portavoces y no está acostumbrado a lidiar con medios, mejor no hacer entrevistas personales, porque pueden ser muy complicadas. Las ruedas de prensa se convocan solo cuando haya algo realmente importante que comunicar o sea necesaria la asistencia de los medios, por ejemplo para mostrar el funcionamiento de un nuevo producto o servicio. Los viajes de prensa, que pueden ser para conocer nuestras instalaciones en algún sitio, llevarles a una feria fuera de la ciudad en la que tenemos presencia y se presenta algo, etc. Los desayunos o comidas con medios se suelen organizar para hacer presentaciones o contar novedades a grupos reducidos. El préstamo de productos para pruebas es la mejor forma de que un medio conozca y pruebe nuestro producto y por tanto que publique sobre él, pero, ojo, no es un soborno, el periodista podrá publicar, como siempre, su opinión, tanto lo bueno como lo malo, así que estemos seguros de lo que enviamos. Por último, aunque no es una acción, quiero añadir que es muy importante tener los materiales necesarios para que los medios trabajen, desde un dossier de prensa o "Press kit" con la información relevante de la empresa a un banco de imágenes de calidad de nuestros productos o servicios, los directivos, etc. Y si es posible otros materiales multimedia como vídeos, infografías, etc. Estas acciones o no tienen coste o es muy reducido, excepto en el caso de la rueda de prensa que debe hacerse en un lugar adecuado, si tenemos una sala que cumpla con los requisitos en nuestra empresa se reducirán los costes, pero de lo contrario es necesario alquilarla. Hay salas en hoteles que se adaptan a la mayoría de presupuestos, de todas formas. También los viajes de prensa, dependiendo de los desplazamientos necesarios, pueden tener un mayor coste, y si invitamos a sectores como moda, suelen estar acostumbrados a que les mimen mucho y hay que estar a la altura. Debo aclarar que cuando digo que son acciones sin coste hablo de costes añadidos. Es decir, si la empresa cuenta con una base de datos actualizada y adecuada de los medios, periodistas o "bloggers" que nos interesan y si contamos en la empresa con personal cualificado que sabe hacerlo, solo tendremos que invertir tiempo. De lo contrario, tendremos que trabajar con una agencia o un "freelance" que tenga los conocimientos y los contactos que necesitamos. En mi opinión, si no tenemos experiencia con este tipo de acciones, es mejor contratar a alguien que la tenga, al menos para acciones puntuales o por un periodo de tiempo hasta que podamos adquirir la experiencia o hacerlo internamente. Son acciones que si no se hacen bien, en el mejor de los casos, estaremos desperdiciando una oportunidad, y en el peor, nos puede perjudicar.

Cómo elaborar un plan de comunicación

Aprende a desarrollar un plan de comunicación, a fijar tus objetivos, crear un mapa de públicos, plantear una estrategia y una serie de acciones que darán forma a tu plan.

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