Excel 2016: Análisis y gestión de datos

10 virtudes de usar tablas de Excel 2016

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Tras ver las 10 ventajas que te presentamos sobre el uso y la creación de tablas de Excel 2016, harás todo lo que esté en tu mano para presentar tus datos en tablas, no solo por el formato sino por la practicidad que presentan.

Transcripción

Las Tablas de Excel, llamadas así desde Excel 2010, y anteriormente nombradas como Listas de Excel son una opción para dar formato a un rango de datos que está organizado en filas y columnas. Si nos decidimos a dar formato como Tabla de Excel veremos cómo se nos abren muchas posibiidades y ventajas a la hora de tratar y analizar nuestros datos. Para crear una tabla de Excel tenemos que tener un rango de datos organizado como este y situarnos en cualquier celda. Ahora, desde la ficha Inicio iríamos al grupo Estilos, y dentro de ese grupo elegir el comando Dar formato como Tabla que nos ofrece una galería de estilos como ésta para que podamos elegir la que más nos guste, por ejemplo, ésta. Después obtenemos un cuadro de diáogo donde se nos pregunta dos cosas: "por un lado, ¿dónde están los datos de la tabla?" Excel propone un rango de datos que él supone que será el que nosotros queremos aquí vemos la referencia a las celdas y también lo podemos ver marcado como una selección en la hoja de cálculo. También se nos pregunta si la tabla tiene encabezados, es decir, si la 1a fila de todo ese rango corresponde a los encabezados de cada columna. Como ambas cosas son ciertas vamos a hacer clic en Aceptar. Y aquí tendríamos nuestra tabla de Excel. Una de las ventajas que se nos abre a partir de ahora, es la posibilidad de agregar filas de totales de forma rápida, prácticamente con un clic. Esto lo podemos hacer desde una nueva ficha que aparece ahora, la ficha Diseño que podemos ver dentro de Herramientas de Tabla y esta es una ficha contextual que, evidentemente, sólo tendremos a disposición cuando hay una celda seleccionada de esa tabla. En la ficha Diseño hay una casilla de verificación que pone Fila de Totales. Pues si ahí hacemos clic vemos como se incorpora una fila con la posibilidad de Activar los Totales Aquí tenemos uno de los totales que al seleccionar vemos que hay un desplegable que en este caso contiene la opción Suma por lo tanto esto será la suma de esta columna. Si nos ponemos en esta celda aquí podríamos elegir por ejemplo Cuenta para que nos cuente el número de artículos y así sucesivamente podemos elegir la función que queramos. Podría ser incluso un promedio. Si nos damos cuenta, en la barra de fórmulas no se utilizan las fórmulas normales sino que se utiliza Subtotales que es una función especial que tiene como principal cualidad el hecho de saber discriminar cuando hay un filtro aplicado, es decir, si aplicáramos un filtro tal como éste a esta columna el total sería cierto, puesto que esta función es capaz de discriminar y saber que hay algunas filas que están ocultas y por lo tanto no las tendría en cuenta. Otra ventaja que podemos comentar de las tablas de Excel es la expansión automática de columnas. Por ejemplo si nos situamos en esta celda, a la derecha del último encabezado y escribimos por ej. la palabra Comisión al presionar Aceptar vemos como el formato se ha expandido. Ahora tenemos una columna preparada para escribir lo que queramos. Por ejemplo en el caso de escribir una fórmula como esta al presionar Intro vemos como se autorrellena hasta el final de la tabla. Ahora también aparece de forma inmediata un botón flotante donde podemos deshacer ese cálculo automático y ahora vamos a activar la segunda hoja, que se llama Tablas de Excel 2 para seguir comentando alguna de las ventajas que adquirimos al dar formato a un Rango de Datos como tabla de Excel Otra de las ventajas, como decíamos, era la generación de un registro de forma automática cuando estamos situados en la última celda Por ejemplo, si estamos en esta última celda que se supone que nos hacen falta registros nuevos para seguir escribiendo si presonamos Tabulación vemos como se ha incorporado una nueva fila y también el cursor queda en la primera celda preparado para escribir. Y también otra de las ventajas de la que vamos a hablar son las Selecciones rápidas Se trata de tres tipos de selección rápida que podemos hacer en las tablas de Excel La primera de ellas es para seleccionar columnas Vamos a fijarnos que si acerco el cursor a la parte superior del encabezado se convierte en una flechita negra momento en el cual si hago clic queda seleccionada automáticamente toda la columna de datos. Si en esta situación vuelvo a hacer otro clic entonces el encabezado y la fila de datos se incorporan a la selección. También podemos hacer selecciones rápidas de filas de tabla, es decir, si acercamos el cursor a la parte izquierda de una fila se convierte en una flechita negra que al hacer clic selecciona solo la fila de la tabla, a diferencia, por ejemplo, de seleccionar una fila entera de Excel que podríamos hacerlo desde los títulos de fila Y por último, comentar otra selección rápida que se puede hacer con las tablas de Excel que es la selección de la tabla entera Es decir, nos vamos acercando el cursor hacia la parte superior izquierda de la tabla hasta que se convierte en una flechita y ahí hacemos un clic. Vemos como toda la tabla de datos se ha seleccionado. Si en este momento volvemos a hacer otro clic se incorporan todos los encabezados y, por supuesto, todos los totales que hubiera. Por último vamos a la hoja Tablas de Excel 3 para comentar otras ventajas que tienen estos objetos de Excel. Se trata de la fijación inteligente de títulos cuando hacemos scroll con la ruleta del ratón. Vamos a comprobarlo situándonos en cualquier celda de la tabla y ahora, haciendo skroll, vemos que cuando desaparecen los encabezados estos se implementan en los títulos de nuestra hoja de cálculo, es decir, donde tenía que poner A, B, C, D, etc podemos ver implementados los encabezados. Mientras que la tabla se está visualizando estos títulos permanecen, cuando ya no se visualiza la tabla, desaparecen. Por supuesto insistimos en que para que esta funcionalidad exista tenemos que estar situados dentro de la tabla. A continuación comentaremos que también se pueden mover columnas a otra posición de forma fácil, sin tener que insertar nueva columna, copiar, pegar, etc Por ejemplo, vamos a seleccionar una columna como ya hemos aprendido anteriormente, de forma íntegra, incluyendo encabezados y fila de totales. Y ahora con el cursor nos situamos en un borde de esa selección y cuando cambia de forma ese cursor hacemos clic y sin soltar paseamos el cursor hacia un lado hasta que aparece una sombra. En ese momento soltamos y ya tenemos nuestra columna en otro sitio. Se respetan los formatos y se respetan las posibles fórmulas que pudiera haber en la tabla. También comentar que desde la versión 2013 las tablas de Excel disponen de segmentación de datos Es decir, desde la ficha Diseño vemos que hay un botón llamado Insertar segmentación de datos. Si hacemos uso de él se nos ofrece elegir unos campos, por ejemplo, Agente y Artículo y veremos de qué trata esta funcionalidad Hacemos clic en Aceptar y aparecen dos paneles que podemos resituar donde queramos, por ejemplo aquí y también redimensionar. Como decíamos, dos paneles con los que podemos hacer filtros de forma rápida e intuitiva por ejemplo, si hago clic en Pedro la tabla se filtra solamente por ese agente Pedro Si presiono Mayúsculas y ahora presiono José Luis se incorpora ese dato a la tabla. También se pueden hacer filtros simultáneamente con varios paneles, por ejemplo estando filtrado el agente ahora puedo elegir determinados artículos por ejemplo éstos. Para quitar estos filtros hacemos clic en este embudo con un aspa, y ya se eliminarían dichos filtros.

Excel 2016: Análisis y gestión de datos

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