Excel 2013: Análisis y gestión de datos

10 ventajas de hacer una tabla en Excel 2013

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Te sorprenderán estas diez ventajas que voy a presentarte, de tal modo que, en adelante, siempre intentarás convertir tus datos en tablas de Excel. No es una cuestión de formato, sino que las ventajas prácticas son múltiples y evidentes.

Transcripción

Las tablas de Excel, llamadas así desde Excel 2010 y anteriormente nombradas como listas de Excel, son una opción para dar formato a un rango de datos que está organizado en filas y columnas. Si nos decidimos a dar formato como tabla de datos, veremos como se nos abren muchas posibilidades y ventajas a la hora de tratar y analizar nuestros datos. Para crear una tabla de Excel, tan solo tenemos que estar situados en cualquier celda de nuestro rango de datos y después desde la ficha Inicio y dentro del grupo Estilos usamos el comando Dar formato como tabla. Nos ofrecerá una galería de diseños en la que podemos elegir uno de ellos, y posteriormente emerge un cuadro de diálogo en el se nos preguntan dos cosas. Por un lado, dónde están los datos de la tabla. En principio, Excel intenta adivinarlo marcando un rango de datos que también podemos ver aquí con la referencia a las celdas, es decir, desde C11 a G46. La otra cosa que se nos pregunta es si la tabla tiene encabezados, es decir, tenemos que confirmarle que la primera fila de todos los datos corresponde a los encabezados de cada columna. Como las dos cosas son ciertas, hacemos clic en Aceptar y ya tenemos nuestra tabla de Excel. Y ahora una de las ventajas que podemos empezar a disfrutar es la agregación de filas de totales de una forma fácil y rápida. Cuando tenemos cualquier celda de la tabla de Excel seleccionada, vemos que aparece una ficha llamada 'Diseño' dentro de Herramientas de tabla. Bien, pues en esta ficha vemos una casilla de verificación que pone a 'Fila de totales', hacemos clic y ahora ha aparecido una fila donde tenemos habilitados unos desplegables, para poder elegir el tipo de total que queramos. Por ejemplo, aquí hay un total que es una suma, aquí hemos elegido una cuenta, pero también podría ser por ejemplo un promedio. Además, estos totales utilizan la función SUBTOTALES, lo que quiere decir que en caso de activar algún tipo de filtro, por ejemplo de esta forma, los resultados serán totalmente reales, porque tendrán en cuenta las filas que están ocultas debido a los filtros. Y ya en otro orden de cosas, también podemos decir que una ventaja más es la expansión automática de columnas. Por ejemplo, si nos situamos a la derecha del último encabezado, podríamos escribir una palabra como esta, y al presionar Intro vemos como la tabla de Excel, de momento su formato se ha expandido hacia la derecha. Ahora otra de las ventajas es que, en una columna, si introducimos una fórmula –por ejemplo, esta sencilla– al presionar Intro automáticamente se autorellena hasta el final. Si no queremos que se autorellene, podemos deshacer de este botón flotante que aparece inmediatamente después de este automatismo. Vamos ahora a ver otras ventajas. Activamos esta hoja llamada 'Tablas de Excel 2', para darnos cuenta de que si queremos generar un nuevo registro en la tabla de Excel, si estamos situados en la última celda de datos –no nos referimos a la fila de totales, sino la última celda de los datos– al presionar tabulación automáticamente se inserta un registro nuevo y el cursor aparece en la primera de las celdas de ese nuevo registro listo para empezar a escribir. Y ahora, otra de las ventajas que queríamos comentar se trata de las selecciones rápidas. Tenemos tres selecciones rápidas para comentar. Cuando tenemos una tabla de Excel, si queremos seleccionar toda una columna de datos, tan solo tenemos que acercar el cursor a la parte superior, y cuando se convierte en una flechita negra, –conforme estamos viendo en estos momentos– hacemos un clic y se selecciona automáticamente toda la columna de datos. Si una vez hecho esto, hacemos un clic más, se incorpora a la selección el encabezado y también la fila de totales. Otra selección rápida que tienen las tablas de Excel es la selección de filas de tabla. Si acercamos el cursor a la parte izquierda de una fila, podremos seleccionar de forma rápida una fila de la tabla –exactamente de la tabla, nos referimos– es decir, no es una selección de una fila de Excel, como estamos haciendo ahora. Y por último comentar las selecciones rápidas de tabla. Si nos acercamos a la parte superior izquierda, también se convierte el cursor en una flechita, en este caso en diagonal, y al hacer clic se selecciona toda la tabla. Nos referimos a toda la tabla de datos. Porque si hacemos un clic más, ahora sí se selecciona de forma íntegra la tabla, incluyendo también los encabezados y la fila de totales. Por último, vamos a 'Tablas de Excel 3' para comprobar que cuando tenemos una tabla de Excel, al hacer un "scroll" con la ruleta del ratón vemos como si desaparecen los encabezados por arriba, estos se implementan en los títulos de Excel. Es decir, donde ponía A, B, C, D, etcétera, ahora vemos que aparecen esos encabezados que en principio tenían que haber desaparecido totalmente. Vemos como, mientras que la tabla se está visualizando, esos encabezados se mantienen. Ahora ya dejamos de visualizar tabla y también dejan de aparecer esos títulos. Por supuesto, si estamos seleccionando una celda fuera de la tabla, tampoco van a aparecer esos títulos. Y seguimos comentando ventajas. Otra de ellas es que para mover una columna a otra posición, tan solo tendríamos que seleccionarla, –por ejemplo con las selecciones rápidas que ya conocemos– y ahora coger esa columna con el ratón, acercando el cursor a un borde, y ahora en este momento cuando ya ha cambiado de forma el cursor, hacemos clic y sin soltar vamos paseando el cursor en horizontal hacia un lado, y cuando vemos que aparece una sombra soltamos y toda la columna se ha movido. Se respetan todas las fórmulas que pudiera haber, también se respeta el formato, etc. Y por último, también comentar que desde esta versión 2013 de Excel, las tablas disponen de segmentación de datos. Anteriormente, la segmentación de datos era exclusiva de las tablas dinámicas, ahora en las tablas de Excel también podemos disponer de esa funcionalidad. Podemos estar situados en cualquier celda de la tabla de Excel, vamos a la ficha Diseño y aquí vemos como tenemos disponible la segmentación de datos, hacemos clic y elegimos qué paneles de segmentación de datos queremos. Vamos a solicitar por ejemplo 'agente' y 'artículo'. Hacemos clic en Aceptar y aquí tenemos esos paneles de segmentación de datos. Como vemos, se trata de unos paneles donde hay unos filtros que podemos activar de una forma bastante fácil, intuitiva y rápida. Vemos como si queremos filtrar toda la tabla por el agente Pedro, simplemente hacemos clic ahí. Si presionamos mayúsculas, podemos hacer que se incorporen también los datos de José Luis García. Si hacemos clic en este botón, deshacemos los filtros. También podemos filtrar simultáneamente, por ejemplo por agente y por cualquiera de los artículos. Vamos a elegir artículos desde aquí hasta aquí y vemos como la tabla también se va actualizando.

Excel 2013: Análisis y gestión de datos

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