Écrire des e-mails professionnels

Vérifier l'objet et les destinataires

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Vérifiez systématiquement la présence d'un objet pertinent. Contrôlez la saisie correcte des adresses e-mails, ainsi que la bonne répartition des destinataires principaux et secondaires.
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Transcription

On l'a vu, l'objet est la première chose que vos destinataires vont lire de votre e-mail. C'est ce qui fera qu'ils l'ouvriront immédiatement, qu'ils en différeront la lecture ou que, malheureusement, ils l'enverront à la corbeille. Il est donc primordial que, parmi votre check-list d'avant envoi, vous vous assuriez qu'il ait bien un objet et que celui-ci apporte une valeur ajoutée. On doit pouvoir y lire, du premier coup d’œil, la référence du sujet traité. Il faut être précis, explicite et, surtout, intéressant et, s'il y a deux sujets mêlés, il faut que l'objet évoque chacun d'eux. Par exemple, commande n° 351 du 21/02 et nouvelles conditions de règlement. Normalement, votre messagerie devrait vous signaler que votre e-mail va être expédié sans objet pour vous laisser une seconde chance de le renseigner mais, parfois, on veut aller vite, on clique trop rapidement et le courriel part avec ce champ laissé vide. Qu'est-ce qui se passe ? Votre destinataire ou vos destinataires reçoivent un e-mail dont ils ignorent tout du contenu. Généralement, ils n'ont pas le temps de se poser des questions, ils vont trouver cela irrespectueux de ne pas leur avoir permis de classer votre e-mail, de ne pas leur avoir permis de juger de son importance. Ils vont peut-être estimer que vous êtes tête en l'air, une qualité qui n'est pas vraiment prisée en entreprise. Bref, ce n'est pas bon pour votre image. Autre point qu'il faut vérifier : l'exhaustivité de vos destinataires et la parfaite écriture de leurs adresses e-mail. Vous perdriez un temps précieux à copier-coller votre texte dans un nouvel e-mail pour l'adresser à certaines personnes oubliées lors d'un premier envoi. Mieux vaut consacrer quelques secondes à vous demander si toutes les personnes concernées figurent bien dans la liste et puis, si vous avez saisi tout ou partie des adresses, assurez-vous que vous n'avez oublié aucun caractère, qu'il n'y a pas de fautes de frappe, de lettres abusivement doublées car, à la moindre erreur, le courriel ne sera pas reçu par la personne. Généralement, vous obtenez assez vite un message d'erreur en retour mais c'est toujours énervant de devoir envoyer plus tard le même e-mail à une ou deux personnes. Ce problème serait en grande partie résolu par la constitution d'un carnet d'adresses, c'est-à-dire que toutes les adresses de vos correspondants sont enregistrées, une bonne fois pour toutes, parfois automatiquement, jointes éventuellement à des listes de diffusion : vous classez certains correspondants par catégories, selon que vous avez l'habitude de leur envoyer des messages collectifs. Cela ne doit pas vous empêcher de vérifier quand même leur adresse au moment de chaque envoi. En effet, vos correspondants pourraient très bien en avoir changé entre temps. Une réactualisation périodique de tout le carnet d'adresses est toujours une bonne chose à faire. Pour finir, assurez-vous que chaque destinataire se trouve au bon endroit, soit parmi les destinataires principaux, soit en copie visible CC, soit encore en copie cachée CCI, afin de ne pas commettre d'impair. Je pense qu'on a fait le tour de la question mais il reste encore quelques points à vérifier.

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