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Vérifiez la présence effective de la pièce que vous souhaitez joindre à votre e-mail. Vous verrez également s'il faut l'annoncer dans votre texte.
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Transcription

Avec l'e-mail vous avez l'avantage de pouvoir y annexer facilement toutes sortes de documents : texte, tableau, bon de commande, facture, contrat mais aussi photo, vidéo, document audio. D'ailleurs, sachant que l'e-mail est un écrit court, cela permet d'en rajouter beaucoup pour pas plus cher. On peut mettre plusieurs documents, mais ce qu'il faut savoir c'est que certaines messageries n'acceptent pas de fichiers joints de plus de 10 Mo. Et, dans tous les cas, la multiplication de fichiers lourds ralentit considérablement l'émission et la réception du message. Pour peu que votre correspondant ou vous-même ayez une connexion lente, pour une raison ou une autre, alors il y a de gros risques pour que l'e-mail ne passe pas. Les fichiers vidéo sont plus lourds que les fichiers audio, eux-mêmes légèrement plus lourds que les fichiers image qui sont plus lourds que les fichiers texte. Si vous avez plusieurs fichiers à envoyer, vous pouvez les regrouper dans un dossier que vous allez compresser au format zip ou rar à l'aide d'un logiciel de compression/décompression. Mais il faudra que votre correspondant ait aussi installé de son côté un tel logiciel, téléchargeable gratuitement sur Internet. Quand vous joignez un fichier il apparaît sous la forme d'un trombone, on parle aussi d'attache. Votre correspondant n'aura qu'à cliquer dessus pour le télécharger. Généralement, un logiciel antivirus intégré à la messagerie se charge de vérifier son innocuité. Comme les formats de fichier ne sont pas toujours compatibles avec les logiciels installés sur d'autres postes, notamment de Mac à PC et inversement, il vaut mieux s'assurer que votre correspondant peut ouvrir et lire tel ou tel format. En ce qui concerne les fichiers Word ou Excel, si votre correspondant n'a pas besoin d'intervenir sur les documents en question, vous pouvez les lui envoyer au format PDF. Le logiciel gratuit Adobe Reader vous permettra de les convertir. Si les documents que vous désirez envoyer sont définitivement trop volumineux ou trop nombreux, vous pouvez faire appel à des plateformes de partage en ligne telles que Wetransfer, Grosfichiers.com, TransferNow ou encore Sendbox.fr qui permettent d'envoyer plusieurs gigaoctets de données. L'ensemble des fichiers téléchargés sont hébergés sur le web pendant une certaine durée. L'autre possibilité est le transfert sur un serveur distinct par le protocole FTP, file transfer protocol. Généralement, chaque entreprise dispose d'un serveur FTP où chaque usager à l'aide d'un client FTP comme FileZilla, et après s'être fait reconnaître, peut déposer ou télécharger les fichiers qu'il souhaite. Mais revenons à notre fichier joint. Sa présence n'est pas toujours évidente pour celui qui le reçoit. Selon les clients de messagerie, le trombone est plus ou moins visible. Pour vous assurez qu'il sera bien téléchargé, je vous conseille de le mentionner clairement dans le corps de votre courriel. Il suffit d'une petite phrase toute simple telle que « Vous trouverez en pièce jointe » ou bien « Vous découvrirez ci-joint la nouvelle grille tarifaire ». Vous remarquez en passant que dans ce cas, « ci-joint » ne s'accorde pas avec « nouvelle grille ». L'erreur classique c'est tout simplement d'oublier de le mettre, ce fichier joint après l'avoir annoncé. Je crois qu'il nous est tous arrivé d'écrire ou lire cette petite phrase « Oups, avec la pièce jointe c'est mieux ». Vraiment pas professionnel, admettez-le. Qu'est-ce que ça montre ? Que celui qui l'a écrite est allé trop vite, qu'il n'est pas très rigoureux, qu'il est plutôt étourdi. Cela n'arriverait pas si dans votre check-list d'avant envoi il y avait en bonne place la vérification des pièces jointes. Quand l'objet de mon message est justement l'envoi d'un document, je commence par le joindre avant même d'écrire mon texte et je m'assure à la fin que le trombone qui le symbolise est toujours là.

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