Excel 2013 : Astuces et techniques

Vérifier les données saisies

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Contrôlez la validation des données selon les règles définies en amont. Autorisez également le choix de valeurs dans les listes en cascade.
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Transcription

Nous avons créé précédemment toutes les plages de cellules nommées dont on a besoin. Maintenant pour réaliser ce qui s’appelle la validation de données. Alors la validation de données, ça veut dire quoi ? Ça veut dire que je ne vais pas autoriser n’importe quoi en termes de cellules, par exemple dans la colonne des clients ici. Ce que je voudrais, c’est n’autoriser que les valeurs de la liste des clients. Pour ça, je vais exploiter quelque chose qui se trouve au niveau de l’onglet de « DONNÉES » et qui s’appelle la « Validation des données ». Première étape, je sélectionne donc toutes les cellules qui sont impactées par la validation de données. Je viens ici chercher « Validation de données » et par défaut, vous savez très bien qu’on peut saisir ce que l’on veut dans une cellule Excel. C’est justement ce que je veux restreindre en lui disant : je voudrais restreindre ça alors non pas un « Nombre entier », non pas un « Nombre décimal », non pas une « Date », à une « Heure », à une « Longueur de texte » mais à une « Liste ». Et quelle liste ? La liste que j’ai créée précédemment et que j’aurais pu aller chercher en venant ici reprendre la main et en me déplaçant sur la feuille numéro deux sur laquelle j’ai mes plages de cellules. Mais comme je les ais nommées, je n’ai même pas besoin de faire ça. Il suffit en tout et pour tout que je me place dans le champ « Source » et que je vienne appuyer sur une des touches de mon clavier qui est la touche « F3 » et cette touche « F3 » vous donne accès à la totalité des cellules ou des plages de cellules nommées de votre classeur. Et en l’occurrence, qu’est-ce que je veux autoriser ici dans la colonne ? Uniquement les valeurs de ma liste qui s’appelle « Clients ». Donc je résume. J’ai dit : dans la sélection que j’ai faite je ne veux autoriser qu’une liste. Laquelle ? Les clients. Automatiquement, si je viens saisir quelque chose qui ne fait pas partie de cette liste, je vais avoir un message d’erreurs standard. Voyons voir dans un tout premier temps. Ici vous pouvez constater que j’ai bien un petit menu déroulant. C’est bien ici mes clients. Vous voyez que je peux choisir par exemple le client qui s’appelle « Shem ». De la même façon, j’aurais ça sur la totalité, en fin de compte, des cellules qui ont été impactées par la « Validation de données ». Si par contre je vais essayer de passer outre et que je vais marquer « Test », à la saisie rien ne se passe mais lors de la validation, voilà ce qui m’arrive. Donc sachez que ce message, c’est le message prédéfini mais que ce message est personnalisable. Faisons « Annuler ». Retournons voir dans les options de validation de données, comment est-ce que j’aurais pu personnaliser ce message. C’est celui qui s’appelle : « Alerte d’erreur » et je peux le personnaliser en donnant un titre, « Non » par exemple et « Uniquement une valeur de la liste. Merci ». Donc ça c’est lorsqu’il y a une erreur. Mais j’aurais pu également donner une indication : juste au moment où la cellule est sélectionnée, j’aurais pu lui mettre un titre et un message. Alors je ne vais pas le faire ici et pour cause, étant donné que voyez qu’à chaque fois, j’ai un symbole qui me permette de choisir parmi les valeurs dans la liste déroulante, ça se voit assez bien. Nous aurons par conte peut-être à mettre ce message de saisie dans un autre type de validation un peu plus tard. Donc je valide ici et je recommence mon explication. Là je veux essayer de passer outre. Voilà, maintenant voyez que j’ai bien le message qui a été personnalisé. Je fais « Annuler » et puis je vais continuer ça avec exactement la même chose, si ce n’est que là ce n’est pas moi qui vais demander à mes commerciaux de choisir le type de clients. Je voudrais qu’en fonction de la valeur de la colonne « Clients », le type de client vienne se renseigner automatiquement. C’est ce que l’on verra avec les fonctions et notamment les fonctions de recherche. Je vais continuer ma démarche avec les « Commerciaux », histoire de vous remontrer le principe. Je sélectionne la colonne. Je viens chercher ma « Validation de données ». Je viens ici dire dans un tout premier temps quel est le type de restriction, c’est à une « Liste ». Et comme je l’ai nommée, il ne me reste plus qu’à faire « F3 » pour aller chercher la liste des commerciaux. Et je valide. J’aurais pu faire exactement la même chose ici avec ce qui correspond aux agences : une « Liste », « F3 » et celle qui correspond aux agences. Voilà qui est fait ! Mais il n’y a pas que des validations de données de type « Liste ». Il y a également des validations de type « Nombre », « Entiers décimaux » et de « Date ». Or moi ce qui m’intéresserai, c’est de limiter ici les risques d’erreur en termes de saisie de date. Je viens rajouter un « double slash » ou j’en oublie un. Ce n’est plus considéré comme une date. Et puis je voudrais également le borner dans le temps parce qu'à moins d’être un peu voyant si vous voulez , j’ai du mal à savoir si mes commerciaux vont faire une vente dans six semaines. Donc je vais venir ici mettre en place un système de validation, de validation de date qui va me permettre de définir une « Date de début » mais surtout une « Date de fin ». Mais cette « Date de fin » pour moi elle n’est pas fixe, elle dépend de la date du jour. Donc avant de créer la « Validation de données » il aurait peut-être été judicieux, donc ce que je vais faire : « Annuler », de venir créer quelque part, quelque chose que je vais faire sur ma feuille de paramètre, comme ça je pourrais la verrouiller après et la notion de « Date du jour ». Et pour obtenir la notion de « Date du jour », c’est une fonction et c’est la fonction qui s’appelle « AUJOURD’HUI ». Donc je vais aller chercher ici la fonction qui s’appelle « AUJOURD’HUI » et qui est la plus simple d’Excel puisque je n’ai rien à renseigner, il la récupère automatiquement. Seulement, comme j’ai besoin également de l’appeler à partir de la validation, cette cellule je vais en faire quoi ? Je vais la nommer également. Et pour ça je vais vous montrer un petit truc supplémentaire. Plutôt que de venir à nouveau dans « Formule », puisque je suis ici au niveau de la « Validation de données », de créer le nom par rapport à la sélection, de définir le nom, je peux également détourner ici les options de « Zone de nom », en me plaçant dessus. Je peux venir commencer à saisir ma valeur. Par contre attention ! Souvenez-vous, jamais d’espace. Et puis il faut toujours dans Excel une étape de validation. Pour valider le nom que je viens de donner, il faut que j’appuie avec la touche « Entrée » de mon clavier. Et maintenant vérifions avant de repasser sur l’autre feuille. J’ai bien quelque chose qui s’appelle « Date » et ça correspond bien à cette cellule. Ce qui fait que maintenant, je vais pouvoir revenir ici, monter ma validation telle qu’on le disait par rapport à quoi ? Par rapport ici à une date. Alors la « Date de début », j’aurai pu la mettre en dur, en constante, en disant : c’est le début de l’exercice 2017. Donc je vais venir faire « 01/01/2017 ». Et puis par contre la « Date de fin », c’est une variable, la variable que j’ai nommée. J’appuie sur « F3 » et je vais chercher ici « Date ». Et là peut-être, j’aurais intérêt à venir donner une explication avec un message lors de la saisie en mettant : « Attention uniquement une date de », je vais mettre « Attention ! » et je vais rependre ça, voilà ! « une de 01/01/2017 ». Ça peut être intéressant pour vous aussi, si vous l’avez fait il y a longtemps, vous ne vous souvenez pas obligatoirement ce que vous avez mis comme contrainte, « Jusqu’à la date du jour. » Voilà qui est fait ! Ce qui fait que maintenant quand mes commerciaux vont arriver ici, ils auront automatiquement ce message lors de la saisie juste de la cellule. Alors je vais venir renseigner une date. D’abord je vais vérifier qu’il me corrige bien les erreurs de format. Admettons que je fasse le « 01//02/2017 », la date est bonne mais par contre j’ai une erreur de format. Donc si je viens faire « Valider », il me dira non. Donc première étape, erreur de format résolue. Après, si je viens saisir la date du « 05/06/2017 », je suis sur une date qui n’est pas comprise dans la plage de date autorisée. Ça sera refusé. Et si je viens renseigner une date correcte, à savoir le « 02/03/2017 », là, ma date va être acceptée. Donc vous avez pleins d’utilisation de « Validation de données » qui peuvent être exploitées pour sécuriser les données qui vont être saisies par vous même ou par des collaborateurs si vous décidez par exemple de travailler à plusieurs sur ce fichier.

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