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Excel 2010 : Astuces et techniques

Valider les données saisies

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Contrôlez la validation des données saisies en respectant les contraintes établies en amont. Permettez également le choix de valeurs dans les listes déroulantes en cascade.
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Transcription

Je désire maintenant, sécuriser le contenu de ma saisie. Je m'explique, ici, dans la colonne des clients, je ne veux pouvoir choisir qu'une valeur de la liste des clients, au niveau des commerciaux, pareil. Au niveau des agences, pareil. Pour ce qui est des types de clients et des pays, ça sera des associations, nous le verrons lorsque nous aborderons les fonctions et notamment les fonctions de recherche. Mais je veux revenir ici, par exemple, dans cette cellule, n'oubliez pas que je ne parle pas que de cellule mais comme le tableau est un périmètre étirable, j'aurais automatiquement la même chose sur les lignes supplémentaires que je vais créer et je vais mettre en place, ce qui va me permettre de restreindre la saisie, ça s'appelle la validation de données. Qui dit validation de données, dit onglet « données » et je vais trouver dans l'onglet de données, quelque chose qui s'appelle la validation. Validation de données, que je vais pouvoir choisir en fonction du type de ce que je peux vouloir valider. Par défaut, qu'est-ce que je peux saisir dans une cellule Excel ? Tout. Mais par exemple, je pourrais dire : non, je ne veux qu'un nombre entier, qu'un nombre décimal, qu'un élément d'une liste, qu'une date, qu'une heure, qu'une longueur de texte ou qu'un élément personnalisé par rapport à une formule. En l'occurrence, ce qui m'intéresse là, sur mes clients, c'est de ne saisir qu'un élément de quelque chose qui a été créé en amont, qui est donc la liste des clients. Il ne me reste plus qu'à choisir la catégorie Liste et d'aller chercher ici, ma liste. Alors regardez comme j'aurais très bien pu venir ici cliquer dessus pour aller chercher sur ma feuille numéro 2, la liste de mes clients qui est ici. Mais j'ai beaucoup plus simple. Étant donné que j'ai nommé cette plage de cellules, plutôt que de me déplacer d'une feuille à l'autre, je vous remontre la procédure complète. Je viens ici chercher la validation de données et je lui dis : je veux une liste, et pour faire apparaitre toutes les listes, c'est-à-dire toutes les plages ou les cellules nommées de votre classeur, vous avez une touche de votre clavier. Cette touche, c'est la touche F3. Et on aura l'occasion de s'en resservir, notamment dans les formules. Donc ici, j'ai affiché tout ce qui a été créé en terme de plages de cellules nommées. Il ne me reste plus qu'à sélectionner celles qui m'intéressent. Clients. Je n'ai plus qu'à valider maintenant. Voyez apparaître un petit menu déroulant qui va permettre de choisir un des clients de la liste. Si par contre, je voulais essayer de passer outre en tapant TEST, par exemple, à la saisie, pas de problème, mais au moment de la validation, j'ai un message me disant que la valeur que j'ai saisie n'est pas valide. Bien évidemment, ce message est totalement personnalisable. Donc, je vais faire Annuler. Je resélectionne à nouveau la cellule sur laquelle j'ai mis en place ma validation donnée et je reviens la développer. Donc, par rapport à une liste, quelle liste ? C'est ce que j'ai appelé par l'intermédiaire de la touche F3, la liste Clients. Et bien évidemment, je pourrais mettre un message avant même de valide qui est un message de saisie, avec par contre, par exemple, ici : « Attention » et là : « Saisir une valeur de la liste. » Merci. Et puis, je pourrais personnaliser le message d'erreur, qui lui, n'est pas facultatif, a contrario du message de saisie, en disant : « Non » «Uniquement une valeur de la liste. » Je valide. Vous voyez qu'avant même de faire quoi que ce soit, j'ai une indication. Et puis, si je décidais de passe outre, j'ai cette fois-ci, le message personnalisé. Alors, vous n'êtes pas obligé de mettre les deux. C'est juste pour vous montrer surtout que lorsqu'on est en validation de données de type liste, on voit bien qu'il y a une validation, puisqu'il y a un petit menu déroulant. Voilà un premier exemple. J'aurais pu faire exactement la même chose, effectivement ici, sur ma colonne de commercial. Validation de données, ici, je reviens sur le premier onglet, je dis : c'est une liste. Quelle liste ? J'appuie sur F3. Et ici, ce sont bien mes commerciaux que je veux sélectionner. Je vous fais grâce du message de saisie et de l'alerte d'erreur. Même chose au niveau de l'agence, à savoir que je reviens chercher ici ma liste, F3. Et je reprends ici la liste de mes agences. Mais j'aurais pu également voir d'autres types de validation. Par exemple, je ne voudrais pas que la date qui soit saisie par une erreur, malencontreuse, soit une date dans le futur. Ou saisie avec un format qui ne soit pas reconnu par Excel comme étant une date. J'ai, par exemple, rajouté un / de trop. Si je veux faire des statistiques, ce ne sera pas pris en compte comme étant une date. Donc peut-être, que ce qui m'intéressait, c'est mettre ici, une validation de date, mais avec un comparatif par rapport à la date du jour. Donc j'ai, au préalable, créé ici une fonction simple, qui aujourd'hui, que j'ai nommée, qui s'appelle Date. Ce qui va me permettre maintenant, de venir sur la cellule des dates, demander à créer une validation de données, de type cette fois-ci, non plus Liste, mais Date. Et je vais lui demander une date qui soit inférieure ou égale, et non pas supérieure ou égale, cela voudrait dire que j'ai la vue du futur, donc inférieure ou égale à quoi ? La date de fin, qui à nouveau est une cellule nommée, donc F3 et la date. Je réédite dans cette cellule. Je vais valider le format de date, ce qui est important, déjà. Pour éviter tout ce qui est erreur de frappe. Et une date qui est inférieure ou égale à la date du jour. Voilà en fin de compte, j'ai préparé la validation de données qui me permet maintenant de valider premièrement les dates. À savoir que si je viens ici saisir le 08/06/2017 qui est une date dans le futur, ce n'est pas possible et pour cause. J'ai demandé à ce que ce soit restreint dans la période. Si je viens saisir le 06/03/2017 là, je vais avoir la possibilité de le saisir et si malencontreusement, j'étais venue mettre le 06//03/2017 là, c'est le format qui va être vérifié et donc, j'aurais une validation donnée. Voilà comment dans un tout premier temps, vous avez la possibilité de sécuriser une partie des données que vos utilisateurs vont pouvoir alimenter dans vos différents classeurs.

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