L'essentiel d'Excel 2016

Valider des données

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Il est possible de valider des données de votre tableur. Il s'agit de contrôler la saisie de l'utilisateur dans vos feuilles.
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Transcription

Il est tout à fait possible de contrôler l’utilisateur lorsque celui-ci fait une saisie dans telle(s) ou telle(s) cellule(s). Contrôler, ça veut dire, tout simplement, limiter les risque d’erreurs de la part de l’utilisateur, mais on ne peut pas gérer la folie. Imaginons qu’on a une colonne ici qui s’appelle « montants » comme ceci, et que l’utilisateur ait besoin de saisir des montants sur toutes ces cellules. Je commence par sélectionner toutes ces cellules, je pourrais aussi n’en sélectionner qu’une si je veux travailler que sur une et ensuite, je me précipite sur l’onglet « Données » et je vais dans le groupe « Outils de données » dans lequel je trouve « Validation des données ». Je clique dessus, ce qui fait apparaître ce petit dialogue. Dans ce petit dialogue, j’ai trois onglets : « Option », « Message de saisie » et « Alerte d’erreur ». On va commencer par « Option ». Qu’est-ce que j’autorise dans toutes ces cellules ? J’autorise, j’ouvre cette petite boîte, des nombres entiers, un nombre décimal, des listes, des dates, des heures, la longueur des textes, « Personnalisé ». Moi je vais dire que je souhaite autoriser « Décimal ». Je clique sur « Décimal ». Je souhaite maintenant que les données soient comprises entre, entre quoi ? Pas entre, je voudrais que les données soient supérieures à « 0 ». Et il ne me reste plus qu’à faire « Ok ». Maintenant, mon utilisateur, qu’est-ce qu'il fait ? Eh bien il vient dans sa cellule ici puis il tape quelque chose. Alors, il tape « 123 », il valide. Pas de problème, ça marche. Maintenant, petit malin, il tape « -56 » et il valide. Là, il voit un message qui lui dit : « Cette valeur ne correspond pas aux restrictions de validation des données pour cette cellule ». Là, il peut annuler. «  -56 », je valide. Ou il peut réessayer et donc là il tape «  56 », il valide et là ça passe. Alors, on peut être encore plus explicite. Je resélectionne tout ça jusqu’à la ligne 12, toujours dans Données Outils de données on peut être plus explicite en mettant un petit message. Ici, dans le titre, on va marquer « Votre attention » et en dessous, on va mettre un petit message : « Vous devez saisir des valeurs positives ». Voilà, je fais « Ok ». Là regardez bien ce qui se passe, lorsque je clique dans la cellule, j’ai un petit message là aussi. J’ai donc un petit message qui fait son apparition dans toutes mes cellules dans lesquelles je fais apparaître ce message. Si je me mets à côté ou en dessous, je n’ai plus le message. Je resélectionne tout ça, je reviens au même endroit, et là on peut mettre un message d’erreur un petit peu plus explicite que le message indiqué par Excel par défaut. On va marquer un titre « Erreur de saisie », et en dessous, « La valeur doit être positive ». Vous faites « Ok ». Donc l’utilisateur se positionne sur la cellule et puis tape « -789 », il valide, et là, on a comme message : « La valeur doit être positive ». Je peux réessayer ou annuler en fonction de ce que je souhaite faire. Donc là, on a déjà un certain contrôle. Maintenant, le problème, c’est qu’il y a un « mode de règlement ». Comme ceci. Et donc, le mode de règlement, je dois pouvoir régler par chèque, par espèce, par carte bleue, par virement, par traite, et j’en passe. Moi, ce que j’aimerais bien, c’est avoir une petite liste déroulante autrement appelée boîte Combo, Combo pour « Communication Box », une liste déroulante donc qui afficherait tous ces choix ce qui permettrait à l’utilisateur, pour chacune des lignes, de choisir tel ou tel moyen de règlement. Alors comment on peut faire ça ? On commence par définir la même zone pour qu’il y ait quand même une certaine cohérence mais vous pouvez prendre une zone différente si bon vous semble. Ensuite, vous venez dans Données Outils de données On revient sur l’onglet « Options » et là on va lui dire qu’on veut autoriser une liste. Et quand on lui dit ça, il nous dit : « d’accord j’ai compris, mais la source de cette liste, c’est-à-dire le contenu que je dois mettre dans cette liste, je le trouve où ? » Nous n’avons pas prévu cela. On va d'abord faire un petit annuler. On va se positionner par exemple ici. On va d’abord prendre le « mode de règlement », Ctrl+C, on va se positionner là, Ctrl+V, copier/coller. Ce n’est pas une obligation de remettre le titre mais c'est pour s'y retrouver, et là, je vais marquer « Chèque ». Je vais marquer « Carte bleue ». Qu'est-ce qu'on pourrait mettre encore, « Espèce », « Virement », et voilà. Je me positionne à nouveau sur le mode de règlement, je sélectionne, je viens dans Données Outils de données, et là, je choisis, comme nous l’avons vu, « Liste ». Je pousse un petit peu la boîte, je clique dans la case « Source » et je glisse sur les différents modes de paiement qui sont prévus. Je fais « Ok ». Que va-t-il se passer maintenant ? L’utilisateur n’a plus qu’à l’ouvrir et à choisir. Ce montant sera payé en carte bleue, ce montant sera payé en espèces, le montant d’après sera payé en virement, etc. Puis là, on s’aperçoit que, quand on l’ouvre, c’est bien, mais « Chèque » est en premier, les chèque on les utilise de moins en moins on voudrait plutôt « Carte bleue » en premier. Comment on peut faire ça ? De la manière suivante. Ce qu’il faut comprendre déjà, c'est que la liste que vous avez définie en glissant la souris dessus, elle a un début, qui est cette cellule-là, et une fin, qui est celle-là. Donc, si vous essayez de mettre quelque chose en dessous de cette liste, ici, par exemple, ou au-dessus du premier item ici, eh bien, ça ne sera pas pris en compte dans votre liste déroulante. Je vais vous le montrer. Regardez, je prends « Carte bleue ». Je me mets en bas de ma sélection, j’enfonce la touche Shift, au-dessus de Ctrl, la grosse flèche pointe en haut, je glisse et je viens la mettre quelque part ici en dessous. Regardez bien maintenant, si j’ouvre la boîte ici, « Carte bleue » n’y est plus. Si maintenant je remonte, toujours avec la même méthode, « Carte bleue » jusqu’ici, et que je viens dans ma liste, j'ouvre, « Carte bleue » n’y est toujours pas. Pourquoi ? Parce que je suis allé en dessous du dernier item et donc, il n’est plus prise en compte mon « Carte bleue » Par contre, si je glisse et que je viens le remettre entre deux items, là, si j’ouvre, je retrouve ma « Carte bleue », donc je suis limité. Je doits mettre mes informations de telle sorte que je n’aie rien en dessous du dernier item que j’ai sélectionné et rien au-dessus du premier. Alors, comment faire ? Déjà, je vais remonter « Carte bleue ». Je tiens donc toujours Shift enfoncé, je glisse et je viens me mettre sous « Chèque ». Maintenant je prends « Chèque », je me mets en dessous et je glisse pour me mettre sous « Carte bleue ». Là, je suis resté dans la norme, première, dernière cellule. Si je viens maintenant ici et que j’ouvre, je trouve bien « Carte bleue », « Chèque », « Espèce », « Virement ». Comme ça, vous avez la maîtrise de l’organisation de vos données. Maintenant, on va rajouter « Traite ». donc si je mets « Traite » ici, comme on l’a vu précédemment, si j'ouvre, « Traite » n'y ait pas. Par contre, si « Traite », je fais Shift, je glisse, je viens le mettre avant « Virement », là il n’y a aucun problème, « Traite » est bien pris en compte. Voilà donc comment tout ceci fonctionne. Maintenant, il ne vous reste plus qu’à partir en exploration. Dernière petite chose qui peut être intéressante, plutôt que d’avoir la liste dans la même feuille, vous pouvez la mettre dans une autre feuille même après coup. Voilà, j’ai la « Feuil2 », je viens de créer, je prends tout ça, je vais faire Ctrl+X pour couper, je me mets dans la « Feuil2 », je fais Ctrl+V pour coller, je reviens dans la « Feuil1 » et si j’ouvre ma boîte, je trouve toujours les mêmes valeurs. Il n’y a pas de problème. Si vous voulez aller plus loin, vous pouvez même faire un clic droit sur la feuille qui contient les valeurs de votre liste déroulante et vous pouvez dire que vous voulez masquer cette feuille de telle sorte que l’utilisateur ne puisse que choisir dans votre liste sans savoir où se trouve cette liste.

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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