SharePoint 2016 : Les formulaires InfoPath

Utiliser une bibliothèque de connexion

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Vous pouvez réutiliser une connexion de données pour un autre formulaire. Pour cela, vous devrez la mutualiser au travers d'une bibliothèque de connexions de données SharePoint.
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Transcription

Lorsque vous créez une connexion de données dans Infopath, la connexion est stockée dans le modèle de formulaire lui-même. Si vous souhaitez réutiliser cette connexion dans un autre formulaire, eh bien, il est préférable de la mutualiser à travers une Bibliothèque de connexion de données SharePoint. Alors, vous allez déjà créer une liste très simple, qui va nous servir d'exemple. Vous allez créer une liste qui s'appelle Sociétés exactement. « Sociétés » ce sont des Sociétés avec lesquelles vous travaillez, pas forcément des fournisseurs, mais voilà. Et vous allez indiquer le nombre d'emplois, de salariés plutôt, le nombre de salariés dans la société, voilà, vous avez besoin d'avoir cette information et puis vous ajoutez aussi l'activité de la société. Vous allez mettre donc une société fictive, 500 et on va mettre « Fruits et légumes », voilà. Vous allez changer le titre de la liste parce que je voudrais avoir un titre significatif, on va l'appeler ici « Nom de la Société ». Bon, je fais exprès de mettre des très grands titres, pour que vous voyiez bien ce que je suis en train de faire. Dans la pratique on essaye d'être plus concis. Très bien, vous allez créer aussi tout de suite une Bibliothèque de connexions. Donc là, c'est aussi très simple. Il suffit de chercher le modèle « Connexions, Bibliothèque de connexions », voilà, vous l'appelez « Connexions » d'ailleurs, tout simplement. Vous la créez, vous allez l'ouvrir, juste changer un petit peu l'affichage. Je n'ai pas besoin de Modifier et Modifier par, bon, le reste je peux le laisser, très bien. Vous allez dans Infopath et là, vous allez créer un petit formulaire très, très simple, donc, à partir du modèle « Formulaire vierge » et vous l'appelez « Société ». Donc là, c'est le titre, vous allez insérer un tableau. Voilà, on va supprimer là il y a deux lignes qui ne servent à rien. On va faire vraiment un formulaire très, très simple. « Lignes » , OK et vous allez rajouter un Contrôle de Zone de liste déroulante. Ici vous avez indiqué que c'est le nom de la société, vous mettez juste Nom et vous changez. Ici on va mettre « nomSociété » et vous allez rechercher évidemment dans une liste. Très bien. Et notamment, évidemment dans la liste « Société », ce que vous avez fait. Voilà, on fait vraiment au plus simple. Là, ici vous devez retrouver normalement « Sociétés » quelque part, ici, parfait, « Suivant », vous allez prendre le « Nom de la Société », le « Nombre de salariés », et l'« Activité », les colonnes en réalité que vous avez rajoutées tout simplement. « Suivant », « Suivant », « Terminer ». Alors, il a récupéré le Titre, donc c'est bien, c'est le Nom de la Société, c'est ça, donc, tout va bien. OK, on peut faire F5 pour vérifier que ça fonctionne. Donc là, vous dites « Oui » et normalement vous devez avoir « Nova » qui apparaît. Très bien. Alors, vous allez transformer cette Connexion de données. En allant dans « Données » cliquez sur « Connexions de données ». Vous allez, donc vous la voyez bien et vous demandez de la Convertir en Fichier de connexion. Alors, là, on vous donne un exemple qu'il faut vraiment suivre fidèlement, en particulier vous voyez qu'il faut indiquer la Bibliothèque de connexions de données. Elle peut être dans n'importe quel site, ce n'est pas le problème. Et vous voyez qu'il faut avoir une extension qui est « .udcx ». Alors, là vous pouvez cliquer sur « Parcourir » et vous avez effectivement directement accès à la Bibliothèque. Et là, il vous propose un nom, donc ça, c'est très bien, je vais juste enlever les accents et effectivement vous remarquerez que l'extension est bien « udcx ». Vous cliquez sur « Enregistrer » , OK. Voilà, vous fermez. Vous pouvez sauvegarder si vous voulez, votre formulaire Donc là, ici je vais le mettre dans Documents et il va s'appeler « Sociétés ». Alors, vous allez fermer le Formulaire, mais ne fermer pas l'Infopath Designer. Donc, si vous fermez l'Infopath Designer, vous le rouvrez tout simplement. Et là, vous allez créer un deuxième formulaire et ici, vous allez donc réutiliser tout simplement la connexion que vous avez mutualisée. Donc là, on va appeler ça « Liste des Sociétés » et ici vous allez ajouter un tableau. Alors, on va plutôt l'appeler « Fiche d'une société ». Tiens, « Fiche d'une société ». Voilà. On va effectivement garder tout ça. Vous gardez Champs, c'est parfait. L'idée c'est de récupérer donc la connexion qui a été créée et qui est maintenant stockée dans la Bibliothèque. Et bien, pour ça vous allez sur Données et là, vous demandez aller chercher des données « A partir du Serveur SharePoint », et là, on vous demande sur quel site. En fait, normalement si c'est la première fois que vous l'utilisez, il faut cliquer sur « Gérer les sites » et il suffit simplement, voilà, j'ai supprimé, il suffit simplement, je vous montre, d'ajouter son site. Voilà. Voilà, on peut laisser le « Nom par défaut » et du coup, comme ça, il vous affiche les connexions qui sont présentes. Donc là, évidemment je vais prendre la connexion « Sociétés ». Vous pouvez voir effectivement les différentes options, mais pour l'instant vous ne prenez que l'option par défaut, « Suivant ». Vous allez récupérer le « Nom de la société », le « Nombre de salariés » et l'« Activité ». Très bien, « Suivant », « Suivant », « Terminer ». Rien de particulier à faire. Et maintenant cette connexion était rajoutée. Dans le volet « Champs » vous allez tout simplement dans « Sociétés secondaires » et sous « Myfields / dataFields » vous retrouvez en fait les différents champs et que vous pouvez, tout simplement venir charger sur votre Formulaire. Alors, sachant que malheureusement les champs ne savent pas bien se répartir, donc, c'est à vous de le faire. Donc, je vais le répartir, là voilà. Voilà, j'ai arrangé un petit peu, il ne reste plus qu'à faire F5. Ça c'est normal. Et là, vous retrouvez effectivement les informations de la Société sous forme d'une Fiche. Donc, en résumé, dans cet exercice, eh bien, vous avez appris à convertir une connexion de données où un Fichier de connexion que vous avez stocké dans une Bibliothèque de connexions de données et à réutiliser cette connexion de données pour un nouveau formulaire.

SharePoint 2016 : Les formulaires InfoPath

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