L'essentiel de SharePoint 2016

Utiliser un workflow natif d'approbation

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Il ne nous reste plus qu'à passer à la partie démonstration de la mise en œuvre de ce flux de travail. C'est Sabine qui l'a mis en place, mais je vous rappelle le process. Il va falloir qu'un utilisateur, en l'occurrence, ce sera Diana, je vous remontre l'affichage de Diana, pensez toujours à regarder en haut à droite qui fait l'action, c'est Diana, dans un premier temps, qui est collaboratrice, qui va ajouter un nouveau document. Après, ça va être au tour de Nicolas, qui va devoir accepter la première étape ou rejeter le document. Une fois qu'il l'aura accepté, ça va passer dans les mains de Sabine, qui elle-même va accepter ou refuser le document, mais je dois vous montrer quelque chose en termes de visibilité du document. J'ai rajouté un autre navigateur et un utilisateur qui est Hélène, qui va pouvoir simplement visualiser les documents. Un flux de travail est un passage de main entre utilisateurs. Donc j'avais besoin de plusieurs utilisateurs pour vous montrer ça. Histoire de bien vous repérer, regardez - même si je vais vous le dire - à chaque fois, quelle est la personne qui est connectée. Nous sommes partis, je commence avec Diana. Diana va mettre un document dans cette bibliothèque, voilà le document. Le flux de travail a été initié, ce qui veut dire qu'en arrière-plan, que s'est-il passé ? Il y a une notification mail qui est partie pour Nicolas, lui demandant de valider le document, avec un lien vers le document, et comme ça lui créé automatiquement une action à réaliser, ça a également créé une tâche dans la liste des tâches que j'ai fait sciemment en tant que Sabine, de rajouter en termes d'affichage dans la partie Volet de navigation. Je n'étais pas obligée, mais c'est pour que ce soit plus visuel. Diana à fait son travail, elle a mis le document, maintenant, passons voir côté Nicolas. Je viens sur l'affichage de Nicolas, je vais réactualiser mon affichage pour voir que le document est en place, avec une indication que l'on verra en détail tout à l'heure, dans la colonne qui porte le nom du flux de travail que j'ai créé, et puis si j'avais la boîte aux lettres de Nicolas, montée sur l'ordinateur, j'aurais pu vous montrer le mail qu'il a reçu. Je vous le montrerai avec Sabine tout à l'heure, mais le mail qu'il a reçu lui a donné deux liens : vers le document et vers l'élément de tâche qui lui a été assignée. Voilà comment je peux vous montrer, dans la liste des tâches, l'information assignée à Nicolas, concernant le document qui est à valider. Il suffit qu'il ouvre la tâche, il aurait pu le faire directement à partir du document, voilà, en fin de compte, ce que Nicolas a comme demandes. Alors, ça va correspondre à quoi ? Le statut, on voit qu'il n'est pas commencé. La demande, par qui elle a été initiée, quel est le workflow qui a été démarré, par qui, à quel moment. Et puis le commentaire que j'étais venu rajouter. J'aurais pu demander une échéance et Nicolas va pouvoir rajouter un commentaire au moment de sa réponse. Ça va être : « OK pour moi », voilà qui est fait. Pour les besoins de la cause, sinon j'ai demandé à arrêter le workflow dès le premier refus, pour vous montrer jusqu'à la fin, Nicolas va approuver ce document. Voyez la notion de passage de relais, le fait que Nicolas ait accepté passe le témoin à la personne suivante, Sabine. Je peux voir l'état de la tâche de Nicolas qui est terminée, je peux même voir le statut, il a bien approuvé. OK, je reviens maintenant, dans la logique de la chose, ouvrir l'affichage de Sabine, je vais réactualiser l'affichage, et j'ai reçu également le mail, puisque j'ai le compte de Sabine. Allons voir ce qu'on a reçu dans la boîte aux lettres Outlook. Une demande de tâche initiée par Diana, avec l'échéance si je l'avais marquée, les informations et la notion précédente, à savoir que Nicolas a approuvé, je vois même son commentaire et le moment. Je pourrais directement ouvrir le document pour voir, car si on demande à valider quelque chose, tant qu'à faire, autant voir le contenu du document. Et puis il suffit de revenir ici, et d'aller faire la tâche demandée. Avant, je voudrais vous montrer à quoi correspond cette notion de lien que j'ai sur la colonne et qui correspond au statut du workflow. Je vais cliquer dessus et ouvrir l'historique du workflow, avec les informations concernant le workflow et puis le démarrage, les tâches de ce flux de travail et puis tout le détail : les informations supplémentaires du commentaire de Nicolas. C'est vraiment ce qu'on appelle l'historique du flux de travail. J'ai même une visualisation beaucoup plus graphique, j'attendais que ça charge car c'est la première fois que je me sers de cet élément sur la plate-forme, c'est une représentativité du flux de travail en tant que dessin Visio. Par contre, pour avoir cette visualisation-là, il faut que vous soyez sur une édition de SharePoint Enterprise. Qu'est-ce que ça va me donner comme indication ? Ça va me donner les différentes étapes de mon workflow, voyez que pour l'instant je n'en avais que deux, mais imaginez un workflow beaucoup plus complexe, et je vais voir où est-ce que j'en suis dans l'avancée de mon workflow. Sur Nicolas, vous voyez un V vert, qui n'indique pas qu'il est approuvé, mais que la tâche affectée à Nicolas a été réalisée. Voilà l'historique du workflow que je peux atteindre à tout moment, en venant directement cliquer sur le statut du workflow associé au document. J'aurais pu réaliser la tâche immédiatement, je voudrais vous montrer l'utilisateur qui n'a que des droits en lecture. Vous êtes d'accord, le processus du flux de travail n'est pas terminé. Le document n'est pas encore approuvé. Il n'empêche que si je viens voir ce qu'il se passe côté Hélène, Même si elle ne peut rien faire, elle n'est que visiteur, elle voit malgré tout le document. Elle voyait le document depuis que Diana l'a mis dans la bibliothèque. Or, c'est peut-être pas initialement le résultat que vous aviez imaginé. Très souvent, on se dit que le document ne doit être visible que lorsque le process complet du flux de travail a dit que le document était approuvé. Dans l'état actuel des choses, ce n'est pas le cas. Nous verrons dans la vidéo suivante comment optimiser ce flux de travail que, je vous le rappelle, j'ai appelé Flux de travail simple. Mais revenons où nous en sommes, à savoir Nicolas a accepté, c'est au tour de Sabine de venir dire dans la tâche si elle veut approuver ou pas. On va faire l'étape suivante, elle approuve. Ce qui fait que la deuxième tâches a été réalisée. Si je reviens voir dans la bibliothèque qui accueille ce flux de travail, vous voyez que le statut du document est approuvé. Je le vois en tant que Sabine, mais je le vois par rapport à la totalité de mes utilisateurs, si je viens voir ce qu'il se passe avec l'initiateur, même si l'initiateur va être tenu au courant puisqu'elle va recevoir une notification, elle voit que son document a été approuvé. Là où j'aurais voulu que ça se passe différemment, c'est que là, le document est approuvé, donc mon utilisateur qui n'a que des droits de lecture le voit, mais il le voyait déjà avant. Nous verrons dans la vidéo suivante comment faire en sorte que ce document ne soit visible par les visiteurs que lorsque le flux de travail est terminé. Pour cela, il va falloir associer deux choses. Le flux de travail tel que nous venons de le voir et quelque chose que nous avons vu précédemment, une fonctionnalité dans les paramètres de la bibliothèque qui est l'approbation. On va jointer ces deux options, workflow et approbation, de manière à obtenir le résultat souhaité, le document ne doit pas être visible par les visiteurs tant qu'il n'est pas validé.

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Date de parution :29 mars 2017

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