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Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Utiliser un calendrier partagé

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Vous allez découvrir comment visualiser un calendrier partagé directement depuis votre compte Office 365.
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Transcription

Il est tout à fait possible, lorsque je travaille avec Office 365 ou bien lorsque je travaille avec un serveur Microsoft Exchange, serveur d'entreprise, que je puisse rajouter à mes calendriers, le calendrier d'autres personnes qui travaillent avec moi. On appelle cela le partage de calendrier. Alors pour mettre cette fonctionnalité en place, je vais commencer par me libérer un peu de place dans le calendrier en remontant cette partie-là. Vous voyer que j'ai un lien qui s'appelle Calendriers partagés. Alors même si vous n'avez pas ce lien sur votre ordinateur, ce n'est pas grave. Le tout, c'est que vous ayez paramétré dans Outlook un compte lié à Office 365, ou bien que vous ayez paramétré dans Outlook un compte lié à un serveur Microsoft Exchange. Donc si c'est le cas, vous venez sur l'onglet Accueil. Vous venez dans le groupe Gérer les calendriers et vous ouvrez cette boite. Vous trouvez en dessous Ouvrir le calendrier. Vous ouvrez cette boite et vous allez trouver plusieurs options dont une qui s'appelle : À partir du carnet d'adresses. Je clique gauche sur cet élément et je viens dans Carnet d'adresses choisir Liste d'adresses globale. Ceci afin de voir apparaître le nom de toutes les personnes qui sont dans mon entreprise et qui sont sur Office 365. À partir de là, je souhaite voir par exemple le calendrier de Sylvie Martin. Je vais double cliquer sur le nom de Sylvie Martin. Si je voulais avoir Antoine Malouin, je double cliquerais sur son nom. Je peux en avoir plusieurs. Si je me suis trompé, je clique ici, et j'efface tout simplement le nom de la personne pour lequel je me suis trompé. Vous remarquez qu'ici certains liens sont devancés par une petite icône qui est un petit personnage. Et là, il n'y a personne. Ça veut dire quoi ? Ça, ça veut dire qu'il s'agit de calendrier individuel. Ce calendrier-là est un calendrier de groupe, c'est le calendrier du groupe Force de vente. Donc il n'y a pas de personnage. Voilà ce que ça veut dire. Alors ça y est, j'ai choisi une ou plusieurs personnes. Très bien. Je fais OK. À partir de ce moment-là, je vois apparaître Calendriers partagés et dans Calendriers partagés, je vois apparaître Sylvie Martin puisque j'ai demandé S. Martin. Et je vois apparaître son calendrier, ici sur le côté, à côté du mien. Alors là, j'ai plusieurs possibilités. Première possibilité, je peux masquer ce calendrier, tout simplement en éteignant la coche qui est dans la case. Je clique, on ne le voit plus. Il est là mais on ne le voit plus. Donc je peux le rendre visible ou invisible à volonté. Autre chose aussi, si je fais un clic droit dessus, j'ai la possibilité de changer sa couleur. Je vais dire par exemple que ce calendrier sera de couleur rose. Autre possibilité ensuite, je peux faire un clic droit et venir sur le lien Superposition. Si je clique sur Superposition, les deux calendriers sont mis côte à côte dans un même calendrier. C'est à dire que je vois dans le même calendrier à la fois en bleu mes rendez-vous et en rose les rendez-vous de S. Martin. Je peux revenir à l'état initial par clic droit et venir à nouveau sur Superposition. Je clique. Je reprends donc la liberté d'avoir les calendriers côte à côte. Je peux faire exactement la même chose à l'aide de cette petite flèche. Si je clique sur cette flèche, j'obtiens ce que j'ai obtenu avec le clic droit et dans l'autre sens pareil. Alors, qu'est-ce qu'on voit du calendrier de S. Martin ? Et bien rassurez-vous, on ne voit pas tout. Je vois qu'elle est libre. Elle a marqué qu'elle était libre de 8h à midi le 20 septembre. À côté, je vois qu'elle est occupée mais je ne sais pas à quoi. C'est quand même une certaine confidentialité. Il ne faut pas non plus que je puisse accéder au calendrier, par exemple du PDG, pour voir point par point, minute par minute, ce qu'il a prévu sur son calendrier. Donc on voit seulement la notion de Libre ou d'Occupé(e). Alors cette notion, elle vient d'où ? Rappelez-vous, je vais prendre un de mes rendez-vous, je clique dessus deux fois. Qu'y a-t-il dans un rendez-vous ? Il y a tout un tas d'informations. Mais notamment, il y a la notion de Afficher comme dans le groupe Options, de l'onglet Rendez-vous. Afficher comme Disponible, Travaille ailleurs, Provisoire, Occupé(e). Et bien si votre rendez-vous, vous l'avez mis sur Occupé(e), quand quelqu'un vient se connecter à votre calendrier, il va voir ici, occupé(e). Si vous avez mis Libre et bien il va voir Libre. Voilà c'est comme cela que l'on règle ce qui est apparent ou pas, dans les différentes cases. En plus de tout cela, que puis-je faire ? Et bien je peux régler comment mes calendriers vont se comporter si quelqu'un vient les afficher sur son ordinateur. C'est à dire que je vais pouvoir régler le fait, que soit on voit Libre ou Occupé(e), comme c'est le cas ici. Soit on voit carrément le contenu de mon rendez-vous, ici par exemple Projet Muséocube. Comment faire ce réglage ? Et bien je peux faire ce réglage en allant dans Fichier, puis en allant dans les Options. Dans les Options, je vais aller sur le lien Calendrier, à l'intérieur duquel, je trouve une catégorie, ici qui s'appelle Options du calendrier, dans lequel il y a un bouton qui s'appelle Option de disponibilité. Je clique dessus. À partir de ce moment-là, je vais pouvoir dire comment mon calendrier doit se comporter lorsqu'il est partagé, grâce à ces cases qui sont là, au niveau des Autorisations. Je vais dire par exemple qu'au niveau Lecture, la personne qui affichera mon calendrier et bien elle ne pourra rien voir. Je mets Aucun, je fais OK et à partir de là, la personne ne pourra rien voir du tout de ce calendrier. Je fais OK. Je peux afficher mes disponibilités. Les disponibilités mais en plus, l'objet et le lieu ou Tous les détails. Si je dis tous les détails et bien que se passe-il ? Les personnes qui se connecteront à ce calendrier verront vraiment le détail de mes rendez-vous. Donc à vous de voir le choix par défaut. C'est Disponibilité, c'est que je vous montrais avant. On est Libre ou on est Occupé(e) mais on ne voit pas le reste. Cela, c'est pour la Lecture. Maintenant, il y a la partie Écriture. Par défaut rien n'est coché mais vous pouvez donner l'autorisation aux personnes qui se connecteront à votre calendrier, de créer des événements, je fais « Oui » ; de créer des sous-dossiers, je fais « Oui » ; de modifier des éléments personnels, je fais « Oui » ; de modifier tous les éléments, je fais « Oui ». Là je décoche les différentes options. À vous de voir les différentes options que vous donnez. Vous avez la maîtrise complète sur votre calendrier et sur son partage. On peut après, parler de la suppression. Vous pouvez supprimer un élément ou pas. Donc donner le droit à la suppression ou pas. La personne peut supprimer tout ce qui est personnel. La personne peut supprimer n'importe quel type de rendez-vous. Voilà donc en quelques mots comment vous pouvez régler votre confidentialité par rapport à vos calendriers. Quand c'est fini, il n'y a plus qu'à faire OK et ou à cliquer et OK. Je vais faire Annuler. Je ferme cette fenêtre, Annuler. Alors maintenant vient le chemin inverse. Que dois-je faire quand je n'ai plus besoin du calendrier ? Comment faire pour m'en séparer ? Tout simplement, je fais un clic droit dessus. Je viens sur l'option Supprimer le calendrier. Évidemment je n'efface pas tous les rendez-vous de Sylvie Martin. Je me contente juste d'effacer, de supprimer ce calendrier de mon ordinateur. Mais ça ne touche en aucun cas aux rendez-vous de Sylvie Martin, bien évidemment. Je clique gauche, le calendrier est supprimé. À la limite je peux aussi supprimer le groupe en cliquant dessus. Clic droit Supprimer ce groupe et le groupe est détruit à son tour.

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Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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