​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Utiliser Outlook et Skype Entreprise

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Découvrez comment utiliser Skype Entreprise (Lync) pour transformer une réunion présentielle en réunion en ligne.
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Transcription

Un des autres logiciels qui gravitent autour de notre activité dans Outlook, c’est Skype, ou plus exactement Skype Entreprise. Alors, c’est quoi Skype Entreprise ? Bah c’est quelque chose qui va me permettre en interne de pouvoir faire ce qui s’appelle du chat, de l’appel poste à poste si on est équipé de matériels, et puis surtout faire de la visioconférence. Voilà pourquoi, en fin de compte, j’ai ici certaines indications et notamment quand je suis au niveau calendrier dans Outlook, la possibilité de planifier une réunion, non pas de façon présencielle, mais de la planifier par l’intermédiaire de ce que l’on appelle la « visioconférence. » Et c’est cette partie-là qui va m’intéresser. Pourquoi ? Tout simplement pour la bonne et simple raison, c’est que j’ai essayé de planifier avec mes collègues, ici une formation en date du 26. Or quand je viens à chaque fois regarder les informations qui correspondent en termes de planification, bah à chaque fois, je n’arrive pas à trouver un moment où tout le monde peut être présent de façon présentielle, sur place pour que l’on puisse échanger sur justement le suivi de certains projets. Donc je suis peut-être en droit de me dire : « ok, certaines personnes sont en déplacement à l’extérieur, etc. mais peut-être que si la réunion, au lieu de la faire de façon présentielle je la faisais en visioconférence, bah ça serait plus simple. Et donc à partir de ce moment-là, qu’est-ce que je vais pouvoir faire ? Bah je vais pouvoir revenir ici, au niveau de mon rendez-vous. Cette fameuse réunion qui était impossible de planifier de façon présentielle, bah regardez que je vais pouvoir rapidement la transformer en réunion en ligne. Donc dès que je vais venir cliquer ici, je vais avoir automatiquement la transformation de cette réunion avec le lien que les personnes vont devoir suivre pour venir participer à cette réunion. Il ne me reste plus maintenant qu’à venir envoyer la mise à jour. La réunion qui a initialement été prévue sous forme de réunion présentielle est devenue dorénavant une réunion en ligne. Donc voilà comment je peux transformer une réunion présentielle en réunion en ligne. Bien évidemment, je pourrais également créer d’ores et déjà une réunion en participant directement à partir de Skype. Alors, je vais mettre ça ici, en date du 25 également, je vais même changer ici l’affichage pour montrer en fin de compte jusqu’à quelle heure on a la fameuse réunion qui a été prévue. Voilà, la fameuse réunion a été prévue jusqu’à 16 heures 30. Donc je vais planifier juste après, à 17 heures, une réunion qui sera directement une réunion Skype sur lequel je vais pouvoir venir inviter à nouveau mes participants. Encore une fois, c’est le même principe hein, à savoir que automatiquement, une invitation Skype va partir. Voilà qui est fait. Alors, même si je n’ai pas mis d’objet, je vais faire « Envoyer » quand même. Et voilà comment j’ai planifié une réunion qui n’aura pas besoin d’être prévue à partir d’une salle, etc. Seul, en fin de compte, le lien envoyé et que bien évidemment mes collègues ont reçus va pouvoir permettre de suivre en fin de compte cette réunion. Je vous le montre ici, puisque je viens de l’envoyer à Laurent Valente. Voilà, et sinon sa messagerie, Laurent a reçu cette invitation il ne lui restera plus maintenant, après l’avoir accepté bien évidemment hein de venir cliquer directement ici, pour participer à cette réunion. Là, bien évidemment, la réunion ne va pas être lancée, pourquoi ? Bah tout simplement parce que c’est un peu tôt hein, puisque je l’ai planifié demain, mais voilà en fin de compte comment même mon utilisateur, simplement avec la réception d’un mail, pourrait venir participer à cette réunion audio, vidéo, partage d’écran, et envoi de fichier.

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Logiciel :
Spécial abonnés
Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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