​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Utiliser Outlook et OneNote

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Vous allez apprendre à utiliser conjointement Outlook et OneNote dans un contexte de réunion de travail.
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Transcription

Nous allons commencer maintenant à étendre notre vision à l’extérieur d’Outlook. Je vous montre qu’ici, en date du 25 il y a une réunion qui est prévue, et c’est quasiment le moment que je rentre en réunion. Je vais donc venir choisir d’utiliser le logiciel de la gamme Office 2016 qui me permet de prendre des notes durant les réunions. Ce logiciel s’appelle OneNote. Donc j’ai ouvert mon OneNote, avec dans ce bloc note, sur lequel je gère ce qui s’appelle la « Logistique de la Formation », ici la « Gestion de mes modèles », puisque la réunion est prévue sur la partie « modèles ». Donc j’ai automatiquement une page qui est créée, et moi ce qui m’intéresserais c’est tout ce qui correspond dans OneNote au lien avec Outlook, et notamment je commence à rentrer en réunion bah ça serait peut-être judicieux que je récupère ce qui correspond aux détails de la réunion. Donc je vais venir choisir la réunion d’aujourd’hui. Mais bien évidemment si ça avait été planifié sur un autre jour j’aurais eu accès ici à la totalité de mon agenda pour peut-être aller venir chercher ce qui se passe ici en date du 1er Mars. Là, tant qu’à faire, soyons cohérent, je vais prendre ce qui est à date d’aujourd’hui et à heure de maintenant, et je me contente de lui demander, après avoir choisi cette réunion d’insérer les détails. Et vous allez voir que automatiquement il a nommé cette page. Il a récupéré tous les éléments qui sont à l’intérieur, donc les participants, mais également ici tout ce qui correspondaient aux pièces jointes. Et puis bien évidemment si je suis en phase de réunion bah c’est bien pour pouvoir prendre des notes. Donc il m’a créé automatiquement ici une zone de notes, et je vais commencer à prendre des notes durant la réunion. Ok. Je vais pouvoir également venir rajouter des éléments. Nous aurons l’occasion de le voir un peu plus tard sur un module dédié à OneNote. Je vais pouvoir également peut-être venir ici rajouter des informations pour savoir qui est présent, ou pas, à partir de ce qu’on appelle les « Indicateurs ». Donc Sabine Paris, oui, était présente. Je vais faire la même chose pour mes différents utilisateurs. Ça me permet d’éviter, vous savez de marquer « absent », « présent », etc., etc. Augusto était présent. Nathalie aussi. Par contre, Jean Philippe et Laurent n’ont pas pu y assister. Donc voilà ce que j’ai en termes de participant. Ok. Une fois que j’ai fini de prendre les notes de ma réunion, avec tout ce que j’aurais pu venir insérer également comme élément supplémentaire hein, alors je vais peut-être insérer ici un fichier joint, histoire de bien vous montrer ce qui est récupéré. Donc je vais venir ici dans mes documents prendre le document Word qu’on a déjà utilisé. Je vais ici « Insérer » directement le fichier joint et voilà ma prise de note finalisée côté OneNote. Alors je reviens ici sur l’onglet « Accueil » maintenant parce que souvent dans une réunion, qu’est ce qu’on fait ? On prend des notes et puis on décide de faire des choses. Donc j’ai peut-être moi, à partir de OneNote, envie de déclarer ce qui s’appelle une tâche dans Outlook. Donc c’est ce que je vais venir faire ici. Je vais avoir donc du coup les mêmes indicateurs que je en ai côté Outlook en disant : « est-ce que c’est un indicateur pour date d’aujourd’hui, demain, la semaine prochaine ou une date personnalisée ? » Donc moi je vais prendre ici une date personnalisée. Du coup, regardez qu’il m’a bien ouvert ce qui correspond à un élément de tâche, côté Outlook. Je vais pouvoir rajouter ici par exemple « Corriger le modèle ». Voilà. Je vais enlever tout ça. Ça, ça ne me sert à rien. Ok. De la même façon je vais définir ma date d’échéance puisque c’est pour ça que je suis venu chercher à personnaliser et ça il faut impérativement que ça soit réalisé avant le 7 Mars. Le « Rappel », peut-être que je vais me le mettre avant. Si on doit vraiment vérifier quelque chose je vais le mettre en date du 1er Mars et j’enregistre directement ici, cette tâche, que je vais bien pouvoir bien évidemment continuer à alimenter ici hein, en disant « A faire important ». Ok. Donc j’ai noté ici des informations et vous allez voir où est ce qu’on les retrouve après dans Outlook. Dernière étape, je vous ai dit, en fin de compte j’ai deux de mes collègues qui n’ont pas pu être présent lors de la réunion. J’aimerais bien leur envoyer le compte-rendu. Donc toujours pareil, à partir d’Outlook je vais pouvoir lui demander d’envoyer la page par courrier électronique Bien évidemment, le logiciel qui me permet d’envoyer ceci par courrier électronique, c’est bien évidemment Outlook. Donc il m’ouvre automatiquement un nouveau message sur lequel il est venu me rajouter la totalité des participants. Moi je ne vais pas rajouter tout le monde, je vais enlever ces personnes-là. Voilà et je garde Laurent Valente et Jean Philippe Dince. Et puis je vais peut-être pouvoir leur ajouter un petit mot supplémentaire : « En rappel « En rappel de la réunion ». Et voilà comment à partir directement de OneNote, voyez que j’ai pu récupérer tout ce que l’on a vu précédemment. J’envoie. Maintenant je vais revenir ici dans Outlook. Je vais passer sur le module des tâches. Donc « contrôle-4 ». Et regardez que j’ai bien récupéré ici la tâche que j’avais créée. Et rappelez-vous, à partir d’où ? A partir de OneNote. OneNote que je peux rouvrir directement ici. Voilà. J’ai bien rouvert la partie « Note ». Et voilà comment j’ai une interaction complète entre mon logiciel, qui me permet de gérer mes réunions, les envois de mail, la gestion des tâches, et puis le logiciel qui me permet de synthétiser les informations prises durant la réunion.

​Outlook 2016 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2016. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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