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L'essentiel d'Excel 2016

Utiliser l'outil Segment sur un tableau croisé dynamique

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L'outil Segment est parfait pour une présentation visuelle des filtres sur un tableau croisé dynamique.
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Transcription

Il est tout à fait possible d'améliorer les tableaux croisés dynamiques à l'aide de l'outil « Segment », Ceci par rapport au filtre. Alors, vous allez trouver dans les fichiers d'exercices de cette formation un tableau baptisé « Filtrer les données dans un tableau croisé dynamique par les segments ». Ça s'appelle un nom parlant. Donc je vais avoir le besoin, sur ce tableau croisé dynamique issu de cette liste, liste composée de « dépôt », « CA HT », « Date », « Famille de produit ». J'ai obtenu ce tableau croisé dynamique avec ici mes dépôts, ici mes dates et à l'intersection des deux, le chiffre d'affaires. Donc je voudrais filtrer, vous le savez très bien, vous avez déjà utilisé le tableau croisé dynamique. On peut filtrer en utilisant cette petite case « Filtres », c'est une des options, puis on peut aussi filtrer par rapport aux informations qui sont déjà présentes dans le tableau. Là ici, prenons un exemple, je souhaiterais faire un filtre par famille de produit. Je prends « Famille produit », je l'amène dans la case « Filtres », je lâche. J'ai une boîte combo, une liste déroulante qui fait son apparition. Lorsque j'ouvre cette liste déroulante je peux dire sélectionner « hi-fi », je clique sur « hi-fi ». Et donc je vais sélectionner de part le fait que la « hi-fi ». Je fais « Ok ». j'ai le même tableau que pour la « hi-fi ». J'ai aussi la possibilité de dire « Sélectionner plusieurs éléments » Je clique, je dis que je veux la « hi-fi », je veux la « photo », je fais « Ok ». Là j'ai la « hi-fi » et la « photo ». Le problème que j'ai, c'est que ici je vois écrit plusieurs éléments. Dans cinq minutes, je ne me rappellerais plus que mon filtre porte sur la « hi-fi » et sur la « photo». C'est ça mon problème. Autre chose que je peux filtrer, je me dis, voilà, là j'ai pris « hi-fi », « photo », d'accord, je suis content. Maintenant je vais dire attention, je veux prendre uniquement la ville de Brest je veux prendre la ville de Nantes et je ne veux pas ni Paris ni Toulon ni le reste. Je fais « Ok ». Alors effectivement ça marche, mais je ne me rappelle absolument plus qu'est-ce que j'ai éliminé comme ville. Pas très pratique, pas très visuel. Ça marche, on ne peut pas dire que ça ne marche pas, mais c'est difficile à lire. Pour peu qu'on soit dérangé pendant qu'on fait ça, on risque d'oublier qu'est-ce qu'on a filtré, qu'est-ce qu'on a pas filtré... Bref, ce n'est pas lisible. On va revenir ici pour mettre sur « Tous », on fait « Ok ». On va revenir ici pour mettre que l'on veut tout le monde. « Sélectionner tout », « Ok ». Donc on va utiliser ce fameux outil « Segment ». Pour ce faire, je suis quelque part dans mon tableau croisé dynamique. Si vous êtes là, ça ne marche pas. Je me mets dans mon tableau croisé dynamique et là, qu'est-ce que je fais ? Dans « Outil de tableau croisé dynamique », je trouve l'onglet « Analyse ». Je m'empresse de cliquer sur l'onglet « Analyse », dans le groupe « Filtrer » je trouve, tadam, « Insérer un segment ». Je clique sur « Insérer un segment ». J'obtiens donc ce dialogue et là il ne me reste plus qu'à cocher les éléments que je veux utiliser. On va prendre par exemple la « Famille ». On va prendre... le « dépôt » et on va prendre par exemple le « Mois ». On va faire « Ok ». J'obtiens donc mes petits segments. Petits segments que je peux arranger comme je le souhaite. Par exemple ici, quand je clique sur celui-là, sur les « Mois », je vais dire que lui doit travailler sur deux colonnes. Je vais réduire un peu ici, puis, pour le distinguer des autres, je lui colle la couleur jaune en cliquant ici sur les options sur les « Styles de segments ». Donc j'ai les « Mois » ici, « Famille de produit », je vais... réduire un peu la chose. Je vais laisser « Famille de produit » en bleu et lui, je vais le réduire un peu. Comme ceci. Et lui je vais le changer de couleur, je vais le mettre en orange par exemple. Ou toute autre couleur, vous avez un choix pléthorique. Donc, à partir de là, si je clique dans mon tableau croisé dynamique mon filtre ici sur les produits j'en ai plus besoin, je vais purement et simplement l'extraire. Je glisse, je lâche, hop, on en parle plus, il n'y est plus. Je reviens donc maintenant sur mes segments, regardez bien. J'ai la possibilité de filtrer sur les champs présents dans le tableau, ici les « Mois », ici les différents « dépôts ». Donc j'ai bien mes « Mois » ici, et j'ai bien ici mes « dépôts ». Mais je peux aussi filtrer sur des informations qui ne sont pas sur le tableau comme par exemple ici, la « Famille de produit ». Par exemple, sortez-moi ce tableau uniquement pour l' « informatique ». Je clique, j'ai l' « informatique ». Je n'ai que l' « informatique », mais ça je le vois. Je le vois parce que ici, dans mon segment, je vois que « informatique » est de couleur différente. Et puis je peux dire, l' « informatique » à Lyon, je veux, Ctrl enfoncé, l' « informatique » à Paris, je lâche Ctrl, j'ai l' « informatique » à Lyon et à Paris. Voilà mon tableau. Mais je vois visuellement avec l'outil « Segment » qu'est-ce que c'est que j'ai sélectionné. C'est ça la puissance de l'outil « Segment » par rapport aux « Filtres ». Ça donne exactement la même chose. En plus ça me donne une information complémentaire, regardez bien, Dans le jaune là, dans les « Mois », c'est bizarre, j'ai des jaunes qui sont plus clairs. Ça veut dire que dans ces mois-là, en informatique à Lyon et à Paris, il ne s'est rien passé. Ça aussi c'est une information que je n'avais pas tout à l'heure et que j'ai maintenant. Donc voilà une manière d'utiliser l'outil « Segment » qui peut être fort avantageuse. Après on peut dire, je veux changer un peu les choses, on va déplacer ça parce que ça m'embête de faire des allers-retours. Donc maintenant je peux dire voyons voir, les « dépôts », je veux tous les voir. Je clique sur cette petite icône pour effacer les filtres et à nouveau je vois tous mes dépôts. Mais j'ai toujours l' « informatique » de sélectionné. Je peux retirer le filtre sur l' « informatique » et mettre un filtre par exemple de janvier, je clique sur « janv », et je maintiens la touche Shift enfoncée, la grosse flèche pointant en haut au-dessus de Ctrl, et je voudrais avoir de janvier à juin pour avoir un semestre. Je clique sur « juin », Vous voyez que j'ai sélectionné de « janv » à « juin ». « janv », « févr », « mars », « avr », « mai », « juin », j'ai mes six mois. J'ai donc un tableau sur six mois de l'année et je vois que j'ai sélectionné six mois puisque seuls ces six mois sont d'une couleur différente. Voilà donc une autre manière d'utiliser l'outil « Segment » ceci afin de vous faciliter l'existence lorsque vous souhaitez filtrer un tableau croisé dynamique.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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