L'essentiel d'Excel 2016

Utiliser l'outil Segment sur un tableau

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L'outil Segment d'Excel est une autre manière de filtrer les données d'une liste. Apprenez ici à l'utiliser.
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Transcription

De plus en plus fréquemment, dans votre vie de salarié, vous allez vous trouver face à des tableaux qui sont, en réalité, des listes, une liste c'est que sur la première ligne on a le nom des colonnes et qu'en dessous, nous avons différentes valeurs le tout, sans qu'il y ait de lignes vides ou de colonnes vides et donc, exploiter des listes, c'est quelque chose que vous allez être amenés à faire quasiment au quotidien et vous avez pour cela plusieurs outils dont l'outil Segment qui est moins connu que la notion de filtrer des listes. Je vais vous montrer, donc, cet outil Segment à partir de ma liste, liste que vous trouverez, bien sûr, dans les fichiers d'exercice de cette formation, et qui s'appelle : Outil_segment À partir de cette liste, j'ai plusieurs possibilités, je peux venir sur Accueil, et je peux dire que je veux mettre en forme le tableau, par exemple, sous cette forme-là, Donc, si je valide avec OK, j'obtiens une liste avec des petites toupies qui me permettent de filtrer. Je fais Control-Z, Une autre solution consiste à venir sur insérer et à cliquer sur tableau, toujours en ayant une cellule de sélectionnée à l'intérieur de votre liste de données. Là, je clique sur tableau, et je fais OK, et j'arrive très exactement au même endroit. J'ai aussi la possibilité, Control-Z, d'obtenir la même chose en faisant la touche Ctrl, plus la lettre L, L pour « Liste » Et donc, je me retrouve exactement au même endroit, je fais OK. Bref, peu importe le flacon pourvu qu'on ait l'ivresse, c'est bien connu, donc, une fois que vous avez votre liste vous avez donc transformé vos données sous cette forme-là, avec des petites toupies en haut, qui vous permettent de faire des filtres, par exemple, ici, je peux dire que je veux désélectionner tout, et puis que je ne veux voir que la Comptabilité et les Achats, par exemple, je fais OK, et donc je n'ai plus que ces éléments-là. Donc ça, c'est une manière classique, pourrait-on dire, d'exploiter des données, mais il y a une manière qui est un peu plus visuelle, Alors, pour déjà tout remettre d'aplomb, on va venir sur Données, et on va dire Effacer tous les filtres dans le groupe Trier et Filtrer, l'icône Effacer, pour revenir tout-à-fait au début. L'autre technique, ça consiste à se dire : « je vais utiliser l'outil Segment » pour ce faire, je vais sur Insérer, et je vais insérer un segment que je trouve dans le groupe Filtre, ici Segment. je clique sur Segment, ce dialogue fait son apparition, et là, dans ce dialogue, qu'est-ce que j'ai ? J'ai ni plus ni moins, que l'intitulé de toutes les colonnes Je veux pouvoir travailler, on va dire, sur le Service, Je veux pouvoir travailler aussi sur la Note, et je souhaite pouvoir travailler, par exemple, sur la Date d'embauche. Je choisis les colonnes sur lesquelles je veux pouvoir travailler. je fais OK, et là j'obtiens autant de petites fenêtres que de colonnes sélectionnées. Je peux diminuer, bien évidemment, ceci, pour que ça prenne moins de place, je vais le mettre quelque part par-là, je prends le suivant, la date d'embauche, la date d'embauche, le problème, c'est qu'il y a quand même du monde, voyez, avec l'ascenseur, ça commence à faire donc, là, j'ai plusieurs solutions soit j'élargis la zone, comme ceci, puis ensuite, dans Outils de segment Options je viens dans le groupe Boutons, je vois colonne et je dis que je veux étaler ça sur deux colonnes, ou sur trois colonnes, ou sur quatre colonnes, après, à moi d'élargir les données à la taille que je souhaite, en fonction de ce que je veux faire. Là, je vais revenir sur une seule colonne, je vais réduire la largeur, et je serai amené à prendre l'ascenseur si je veux utiliser cette valeur. Ensuite ici, j'ai les services, donc les services, c'est pareil, je vais venir sur trois colonnes, par exemple, trois colonnes, ça fait peut-être beaucoup, deux colonnes, ça a l'air de tenir, donc là, sur mes deux colonnes, je vais pouvoir voir un petit peu ce qui se passe. Alors voilà, maintenant c'est très simple, si je veux trouver, par exemple, le service Comptabilité, je clique sur Comptabilité, je ne vois plus que comptabilité. Si je veux effacer le filtre, je clique ici, le filtre est effacé. Maintenant, si je veux travailler sur plusieurs services, je peux faire Comptabilité, j'enfonce la touche Ctrl, je vais dire, Fabrication, je vais dire aussi Formation, je vais dire aussi R&D. et donc, là, je vois apparaître dès que je lâche la touche Ctrl, tout ce que j'ai demandé : Comptabilité, Fabrication R&D et Formation, tout y est. Je défais les filtres, puis après, on peut faire des choses mixtes, par exemple, ici, je vais prendre le Commercial, je veux le commercial avec une note de « 3 », je tiens contrôle enfoncé, je clique, je prends le Commercial, puis je viens dans les notes, je prends la note de « 3 », par ex., je clique, et je ne vois plus que le Commercial avec la note de « 3 ». Sauf si je tiens Ctrl enfoncé, je peux faire note « 3 » et note « 1 », je lâche Ctrl, donc là j'ai à la fois, des lignes en note « 3 » et en note « 1 » Donc, on peut mixer tout ça et arriver à filtrer nos données, sans être obligés de passer par les petites toupies qui sont en haut des colonnes.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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