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Word 2013 : Les options de collaboration

Utiliser l'inspecteur de documents

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Découvrez comment l'inspecteur de documents peut vous être utile. Il vous permet d'éviter de diffuser des informations non désirées, des modifications non validées, des commentaires non supprimés, etc.
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Transcription

Dans ce chapitre, nous allons aborder la partie protection du document. Et déjà revenons sur un point essentiel que nous avons commencé à aborder, à savoir que lorsqu’on est ici en mode « Révision » rappelez-vous que ça soit la révision de modification qu’on a mis en place dès le début, ou lorsqu’on décide de fusionner un document, on a effectivement plusieurs affichages, notamment « Toutes les marques » qui nous permettent de voir toutes les modifications, mais on a cette fameuse affichage qui est « Aucune marque », qui montre ce qu’on pense être la réalité. Alors, avant même de penser à revenir sur toutes les marques, il y a un petit utilitaire qui est très pratique qui s’appelle l’inspecteur de document. Cet inspecteur de document il va passer en revue, il va scanner en fin de compte, tout notre document pour trouver toutes les indications qui seront peut-être pas obligatoirement visible à l’affichage tout de suite, mais qui sont peut-être quand même malgré tout dans le document. Alors je vais juste faire une petite modification supplémentaire ici à savoir que je vais venir ici rajouter par exemple un texte. Voilà. Ce texte je vais venir le mettre avec un style de titre. Tout simplement pourquoi ? Parce que lorsqu’on est sur des titres et des styles de titre, vous avez ici une petite flèche qui vous permet de réduire ou de diminuer, en fin de compte, le texte qui est en dessous. Or si je ne le vois pas, bah je peux penser qu’il n’y a pas de texte. Donc ça va faire partie également de ce que va rechercher notre inspecteur de document. Utilitaire que je vais trouver sur l’onglet ici « Fichier » de Word, dans la section sur « Informations » qui concerne « Vérifier l’absence de problèmes ». Alors lorsque j’ouvre ici cet « Absence de problèmes », j’ai différente choses: j’ai vérifié l’accessibilité de manière à éviter, e produire des documents qui seraient pas visible pour des personnes avec un handicap, de rechercher les fonctionnalités qui ne seront peut-être pas exploitables, ou tout au moins exploitable de la même façon sur les anciennes versions de Word. Mais la fonctionnalité qui m’intéresse c’est celle-là. C’est « Inspecter le document », qui vérifie la présence d’informations privées ou de propriétés masquées, ou de textes masqués dans mon document. Donc je viens chercher ici cette fonctionnalité. Il me demande d’enregistrer bien évidement mes modifications avant même d’aller plus loin, parce que peut-être que justement certaines choses n’auront pas encore été enregistré. Ce qui était le cas de mon ‘ texte’, vous savez avec le titre. Et là je vais pouvoir lui dire « Est-ce qu’il doit vérifier en fin de compte toutes ces catégories, ou est-ce que certaines seulement sont importantes pour moi ? » Et je prends par exemple la première qui correspond à quoi ? Aux « commentaires ». Vous savez les commentaires qu’on a vu sur le coté. A toutes les marques de « révisions ». Marque de révision, étant ce qu’on aurait pu montrer dans l’onglet « Révision » et que je me suis bien cacher de ne pas visualiser, notamment le moins 10% en fin de compte de remise. Des « annotations » manuscrites, si je travail avec un périphérique qui me permet de prendre des notes avec un stylet. Mais j’ai également tout ce qui correspond aux « propriétés » du document. Tout ce qui correspond ici en haut sur la personnalisation, peut-être du volet Office les fameux « Titres réduits », dont je vous ai parlé toute à l’heure, les « En-têtes, les « pieds de page », les « filigranes », parce que peut-être que c’est tellement filigrané que je ne les ai pas vu. Le « Contenu invisible », et puis une propriété de texte qui a toujours existé dans Word comme on a le Gras, on a l’italique, on a le « Texte masqué ». Alors je peux lui demander effectivement de scanner tout ça. Voilà il fait inspecter. Attention, comprenons nous bien, la première étape, il ne fait que regarder, m’indiquer où sont les informations. Après c’est à moi de choisir si je veux les supprimer ou pas. Alors il me dit les « Titres réduits » là. Est-ce que je dois les supprimer ? Non. Par contre, je vais les développer avant de l’enregistrer. De la même façon, ici il me dit : « Ah tu as encore ici des marques de révisions et des commentaires. » Mais peut-être qu’après avoir été vérifié tout ça, j’aurais peut-être intérêt à dire « oui je veux tout supprimer ». Et puis il me propose ici également de vérifier ce qu’il y a dans les « Propriétés du document, les Informations personnelles. » Alors ce que je vais faire pour l’instant c’est laisser tel que. Voilà, j’ai supprimé au moins mes marques qui étaient ici, donc si je reviens et que je vous montre ici toutes les marques, bah voyez que vous n’avez plus. Pourquoi ? Parce que c’est lui-même qui a tout supprimé. Il a gardé effectivement mon « texte ». Par contre, je vais penser moi à le redévelopper. Voilà, comme ça j’aurai moins de souci. Alors je reviens ici sur la partie « Informations » parce que c’est là qu’on a trouvé l’inspecteur de document, mais il y a également ici toute la notion qui correspond aux propriétés du document. Et là je vais pouvoir afficher d’ailleurs toutes les propriétés. On va voir tout ce qui est personnel. Donc si on affiche tout, bah on voit le type du document c’est « Dupont ». Le « Modèle » bah c’est le modèle qui m’a servi à créer mes propositions commerciales. Ici la « Catégories » c’est « Proposition commerciale ». La « Société » c’est « TEST COM ». J’ai également tout ce qui correspond à la date et l’heure. Et puis ici le « Responsable », « l’auteur », la « Dernière modification » Voilà les informations qu’il me propose de supprimer automatiquement de manière à ne peut-être pas communiquer des informations à l’extérieur qui concernent ne serait-ce que la date de dernière modification ou la dernière personne à avoir modifier le document. Donc je vais revenir ici. Je lui demande de tout reinspecter à nouveau. Voilà, il me retrouve ici bien évidement les informations personnels. J Je lui demande de tout supprimer. Qu’est-ce qui me reste maintenant ? Bah il me reste ici les en-têtes et les pieds de page. J’ai été au préalable vérifié que c’est bien des en-têtes et des pieds de page que je veux conserver. Le contenu invisible il y en a plus, les titres réduits voyez que je l’ai re agrandi, réagrandi, plus exactement développé. Donc il ne me le montre plus et voilà comment, bah cette fois ci, je peux avoir la certitude et puis je peux relancer l’inspecteur à plusieurs reprise hein, d’avoir un document qui est un document fiable que je peux donc envoyer vers l’extérieur. Donc première étape c’était d’utiliser cet inspecteur de document pour vérifier tout ce qu’on ne voit pas obligatoirement à l’affichage dans nos documents avant de les communiquer.

Word 2013 : Les options de collaboration

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Date de parution :14 juin 2016

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