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L'essentiel de Project 2013

Utiliser les tâches fantômes et masquer des tâches

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Prenez en main une pseudo-astuce pour contourner au mieux, sans VBA, l'absence de double contrainte sur les tâches et de début imposé.
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Transcription

Nous allons voir maintenant, un autre bricolage qui est fréquent dans Microsoft Project mais plutôt avec des projets déjà d'une certaine complexité, il s'agit des tâches fantômes. Qu'est-ce-que c'est que les tâches fantômes ? C'est une technique assez laborieuse, dans certains logiciels de gestion de projets, qui consiste à pouvoir contourner une limitation importante de ces logiciels. Effectivement, dans la majorité d'entre eux vous ne pouvez, par exemple, pas dire à une tâche : « écoute, toi la Tâche X, je souhaiterais que, si le projet vient à glisser, que tu te positionnes toujours au lundi le plus proche, à telle heure, ou au mardi le plus proche. Ou va te positionner toujours là où tu as 2 jours consécutifs de libre. » Et au fait, pour arriver à faire ce genre de chose, vous devez jouer avec ce qu'on appelle des « tâches fantômes ». Alors, on va voir quelle est l'idée de cette technique. Pour ce faire, on va toujours jouer avec notre phase de réalisation. On va insérer ici une nouvelle tâche. Donc, « Tâche 12 », voilà. Ensuite ici, on disait donc, 1 petit jour estimé, c'était déjà bon. On prend « Tâche 11 » et « Tâche 12 », on fait une liaison fin à début, comme ceci. Bon ! Maintenant que ça s'est fait, on y va. Imaginez que cette Tâche 12, je souhaiterais que quoi qu'il advienne dans le projet, elle commence toujours le mardi 13:00 le plus proche de là où elle se trouve. Et ce n'est pas possible. Dans beaucoup de logiciels de gestion de projets, ce n'est pas faisable facilement. Alors quelle est l'astuce ? Alors, raccrochez-vous bien. L'astuce consiste à créer entre la tâche qui précède et la tâche qui vous intéresse, qui doit commencer à un certain moment particulier ou avoir lieu seulement à une succession de jours disponibles, eh bien, de créer entre eux deux une tâche fantôme ; et une tâche fantôme qui va durer une minute. Alors là, on va l'appeler « Fantôme tâche 12 ». On va lui mettre une durée de 1 min ; vous allez comprendre pourquoi, plus tard, une minute. Et au fait, cette tâche fantôme, elle va se retrouver entre la Tâche 11 et la Tâche 12. Donc, on fait une relation fin à début. Et comme vous pouvez le voir, elle se retrouve là, entre les deux. Vous allez me dire oui. Et puis quoi ? Eh bien, l'astuce, elle est la suivante : c'est que maintenant, cette tâche fantôme, on va lui créer un calendrier où elle n'a le droit de s'exécuter que tous les mardis et que de 12:59 à 13:00. Ce qui fait qu'automatiquement, elle va pousser Tâche 12 pour commencer au mardi le plus proche à 13:00. Observez bien ! On va aller dans l'onglet « Projet Modifier les horaires de travail Créer un nouveau calendrier » qu'on va appeler « Tâche Fantôme ». Et puis, ici, souvent ce qu'on fait, c'est qu'on reprend le numéro de la tâche ou le code hiérarchique, ou son nom. Donc ça, je vais mettre ici « Tâche 12 ». On crée un nouveau calendrier de base. On va dans la semaine de travail. Ici, je vais simplement faire un « Détails ». Je vais dire : Lundi, Mercredi, Jeudi, Samedi sont chômés. Et Vendredi, voilà. Ensuite le Mardi, je vais dire : « attention horaire particulier ». Je ne garde qu'une tranche horaire. Et là, je dis seulement de 12:59 à 13:00. Ceci étant fait, on valide par « OK ». On valide par « OK ». Donc, maintenant, cette petite tâche fantôme Tâche 12 qui est là, je vais lui affecter ce calendrier. On sait comment faire ça, on l'a étudié plus tôt. On double-clique sur la tâche fantôme. On va dans « Avancées ». Et dans « Calendrier », on va choisir notre « Tâche Fantôme Tâche 12 ». On fait un « OK », et regardez ! Par le fait que maintenant, cette petite tâche donc d'une minute, eh bien, elle n'a le droit d'avoir lieu qu'entre 12:59 et 13:00 fait que la tâche qui suit, c'est-à-dire la « Tâche 12 », elle commence à 13:00 le mardi le plus proche. Mais vous allez me dire: il y a un problème ? Oui, bien évidemment, il y a un problème. C'est que premièrement, vos collègues ne vont pas comprendre ce que c'est que ça. Donc, vous allez devoir mettre un post-it pour éviter qu'ils l'effacent. On va sur la ligne. On la sélectionne. On va mettre ici : « Tâche fantôme pour faire en sorte que… » patati patata, et là on écrit normalement un texte un texte expliquant aux collègues le pourquoi du comment. Autre problème : on voit cette ligne à l'impression. Donc là, ce que l'on va faire, c'est de mettre simplement le texte en blanc. Souvent les gens me demandent : mais est-ce-qu'on peut masquer la ligne comme dans Excel ? Non, vous ne le pouvez pas. Il n'y a pas de «clic droit», «Masquer». On me demande aussi souvent mais, est-ce-que je peux réduire la hauteur de la ligne ? Non, vous ne pouvez pas. Maintenant, dernier problème : c'est qu'elle reste visible dans le gantt. Alors ça, par contre, ce n'est pas un réel problème. Parce qu'il vous suffit de double-cliquer sur la ligne dans le tableau du gantt, qui est à gauche ; donc, ce qu'on appelle la table d'entrée, souvenez-vous. Et dans l'onglet, ici, « Général », on a une option qui s'appelle « Masquer la barre ». Et lorsqu'on coche, bah voilà. Ça veut dire que les gens qui lisent le gantt ont l'impression que tout est normal. Mais, en fait derrière il y a un bricolage un peu affreux et laborieux qui vous a permis de faire une dynamique, qui fait qu'une tâche va automatiquement se positionner à 1 jour, ou à une période précise de votre planning dans le cas où celui-ci prend du retard et de l'avance. Il faut savoir que si vous n'utilisez pas les tâches fantômes, gérer des projets, à nouveau, qui ont une taille médiane, dans les 3 - 4000 tâches, c'est juste une horreur absolue. Parce que vous allez devoir, à chaque fois que votre projet bouge, répercuter sur toutes les tâches qui doivent commencer à des moments particuliers, de certaines semaines particulières, faire les manip à la main. Alors que si vous avez anticipé à l'avance avec des calendriers des tâches fantômes, vous n'avez pas besoin de vous soucier, tout est géré automatiquement. Donc, par exemple, cette « Tâche » 11 qui est ici, si tout d'un coup, elle prend du retard, donc, ici évidemment, il me dit que je vais casser la liaison de la durée. Donc, je vais dire « Oui », Je vais annuler après. Donc, vous voyez qu'évidemment, elle s'approche ici du mardi. Je l'allonge encore un petit peu, et regardez : PAF ! Qu'est-ce-qu'il s'est passé avec notre « Tâche 12 » ? Elle est allée au mardi d'après. Voilà mais, on préfère plus compliquer. Mais l'idée est toujours la même. C'est de créer une tâche fictive qui a une certaine durée, qui n'est pas forcément toujours une minute ; par ailleurs, ça dépend du contexte, et puis, de la masquer, de lui mettre un calendrier particulier. Bon, là, je vais annuler parce qu'on veut quand même garder cet exemple de tâche de hammock. Alors, regardons ça. Pour le coup, il n'arrive plus à annuler. Donc, je vais recopier la durée de la Tâche 5.2 et la recoller sur la Tâche 11 qui était donc liée en hammock avec la 5.2 au niveau de la durée. Donc, voilà pour les tâches fantômes. Il ne s'agit que de ça et c'est une manipulation, je le répète, que vous ne trouverez pas dans les livres, qui vous permettent de gagner beaucoup de temps si vous travaillez sur des projets relativement complexes, et que vous trouverez, par contre, dans mon livre électronique puisque j'ai le droit de parler de tous les sujets même ceux qui sont un peu critiques et discutables.

L'essentiel de Project 2013

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Date de parution :28 juil. 2016

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