​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Utiliser les options de message lors de l'envoi

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Travaillez avec les options à l'envoi de messages, les accusés ponctuels, les boutons de vote personnalisés et le suivi.
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Transcription

Nous allons voir ensemble maintenant quelles sont les options que nous avons à notre disposition lors de la création d’un nouveau message, donc à l’envoi. Je viens ici cliquer sur «Nouveau message» et je vais me déplacer directement sur la partie qui concerne les «Options». Outre la partie visualisation avec les thèmes, le fait de «Demander un accusé de réception» ou une confirmation de lecture, mais ça de façon ponctuelle, c'est-à-dire sur l’élément mail, vous allez obtenir également ici ce qui s’appelle des boutons de vote. Alors peut-être que certains connaissent les boutons de vote avec le fait de pouvoir choisir directement en cliquant «Approuver/Refuser», «Oui/Non», «Oui/Non/Peut-être» ce qui m’intéresse c’est de vous montrer qu’on peut les personnaliser. Moi j’aimerais demander à mon collègue s’il a une couleur préférée pour repeindre les murs du hall d’accueil. Donc je vais venir ici saisir les couleurs que je vais lui proposer. Alors on va dire «Bleu», les séparateurs c’est toujours les « ; », «vert», «orange», et ce n’est pas parce que par défaut il vous en propose trois, que vous êtes obligés de vous limiter à trois. On va dire «Rouge», etc., etc... Et donc je vais avoir la possibilité maintenant de venir rajouter ces options à la création du message. On verra comment ça se passe, bien évidement lorsque mon collègue va recevoir ces options supplémentaires. Donc vous avez ici ajouté des boutons de vote. Je continue. Je peux définir ici dans quel dossier je veux que cet élément soit stocké, parce que, par défaut, les éléments -et nous le verrons quand on verra les options d’Outlook- vont se mettre automatiquement dans les éléments envoyés. Ce n'est pas une obligation. Je pourrais très bien dire : «Tiens, je ne veux pas du tout traiter d’élément envoyé» donc je ne le garde pas en mémoire comme je pourrais utiliser un autre dossier, même si cet autre dossier n’est pas créé, je peux le créer à la volée. Voilà, en fin de compte là c’est un des sous-dossiers que je vais appeler «Sondages». Voilà. «Ok». Je continue donc je vais le déplacer ici. Je vais lui demander d’ailleurs un «accusé réception» et une «confirmation de lecture». Et puis, ce n'est pas ce que je vais faire mais j’aurais pu également dire : «ah oui mais cet élément mail, je ne veux pas l’envoyer tout de suite, je ne voudrais l’envoyer que lorsque j’aurais eu la confirmation que ces quatre teintes sont possibles». Donc j’aurais pu demander à «Différer la livraison» et regardez que je me retrouve de la même façon, sur les mêmes options, comme ça je vous montrerai le dernier également. Et j’aurais pu dire : «je ne veux pas envoyer cet élément mail avant tel jour, telle heure». Attention. Ce n’est pas pour faire croire qu’on travaille tard au bureau... De la même façon, j’aurais pu très bien dire : «En fin de compte, le suivi des sondages, ce n’est pas moi qui vais les gérer» et j’aurais pu choisir d’envoyer directement..., vous savez quand mon collègue va cliquer sur son bouton de vote ou utiliser la notion de répondre, ...j’aurai pu lui demander de l’envoyer à quelqu’un d’autre, donc j’aurais pu aller chercher ici par exemple, non pas Laurent Valente, c’est à lui que je vais l’envoyer mais peut-être, tiens, Nathalie Roussel. Donc moi je vais décider de le garder puisque j’ai dit que je voulais le traiter et vous montrer surtout les options de traitement, après. Mais c’est une solution qui permet de re-router les éléments vers quelqu’un d’autre. Attention, je n’ai pas dit que c’était un transfert, les éléments seront automatiquement routés vers Nathalie Roussel. Ok. Donc je viens ici définir tout ceci. Je vais envoyer ceci à Laurent Valente comme ça, ça me permettra de vous montrer ce qui arrive de son coté. Ok. On va faire «Sondage». «Merci de répondre». Ok. J’envoie ce message et maintenant je vais vous montrer ce qui se passe du coté de Laurent Valente. Donc je vais ouvrir sa messagerie. Ici je vais l’ouvrir même en un peu plus gros. Je suis bien ici sur la messagerie de Laurent Valente. Il va recevoir d’ici quelques petites secondes l’élément de Sabine. Je réactualise la partie où est le mail. Voilà qui est fait. Je viens bien donc de recevoir le mail de Sabine qui a demandé plusieurs choses : d’abord un accusé de réception. Laurent Valente n’a rien à faire, ça repart automatiquement puisque c’est le serveur de messagerie qui répond. J’ai demandé également, en tant que Sabine Paris, ici, une confirmation de lecture donc je vais pouvoir confirmer et puis j’ai demandé également à répondre par l’intermédiaire de bouton de vote. Donc regardez qu’ici, il a la possibilité de choisir parmi les options que vous lui avez spécifiées, en l’occurrence c’est «Orange». Je confirme bien et automatiquement le mail est reparti maintenant cette fois-ci auprès de Sabine. Donc j’ai bien reçu en tant que Sabine ce qui concerne ici la partie «accusé de réception». Cet «accusé de réception» m’a bien été renvoyé par le serveur de messagerie. Je vais recevoir également dans son dossier, puisque tous les mails de Laurent Valente arrivent automatiquement dans le sous-dossier que j’ai mis dans les favoris. Donc j’ai bien ici sa confirmation de lecture et puis j’ai bien ici également sa réponse. Il m’a répondu «orange». Alors maintenant imaginons un petit peu que ce mail je l’ai envoyé à 15 ou 20 personnes. Certes, je pourrais prendre les mails un par un mais ça risque d’être un peu compliqué. Donc je vais me repositionner sur l’élément que j’ai envoyé, qui est dans un sous-dossier spécifique qui s’appelle «Sondages». Je vais rouvrir cet élément mail et regardez que je vais avoir une option supplémentaire qui s’appelle «Suivi» et qui va me permettre, au fur et à mesure des retours, d’avoir, par destinataire, la date et l’heure à laquelle ça a été remis, la date et l’heure à laquelle ça a été lu, et bien évidement ces options qui me permettent de visualiser les réponses. Et une fois que j’ai ceci, voilà, je peux venir travailler en termes d’analyse pour savoir ce que je décide de faire et donc répondre à cette enquête ou à ce sondage.

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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