​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Utiliser les options de message après l'envoi

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Vous allez maintenant passer en revue les options après l'envoi de messages. Faites-en le tour pour mieux les prendre en main.
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Transcription

Passons donc voir maintenant quelles sont les options que l’on a même après avoir envoyé le message. Donc je vous donne un exemple. Je vais envoyer un nouveau courrier électronique. J’ai besoin d’envoyer à mes collègues, donc je viens à nouveau rechercher la liste de mes collègues, Augusto Simoes, voilà, systématiquement toutes les semaines les « résultats hebdomadaires ». Et il faut qu’à chaque fois je refasse la totalité de mon mail. Alors « Vous trouverez ci-joint les chiffres de la semaine », « Sabine PARIS ». Ok, et j’envoie ça donc avec bien évidement ma pièce jointe. Donc je vais insérer ici ma « Semaine21 » et j’envoie ce mail. Bien évidement toutes les semaines il faut que je renvoie le même mail. Alors même si on a vu qu’il y avait des moyens simple pour automatiser certaines choses, le moyen le plus simple de renvoyer systématiquement le même message avec quelques infimes différences c’est peut-être de repartir du message que je viens d’envoyer. Et c’est exactement comme si je faisais une photocopie de l’ancien message. Regardez que je reprends le message qui est ici avec ma « Semaine21 » et là dans la partie qui concerne le message envoyé, après l’avoir ouvert hein, pas en volet de visualisation, j’ai quelque chose qui me permet de « Renvoyer ce message ». C’est une photocopie comme je vous disais. Donc qu’est ce que fait automatiquement Outlook ? Il me rouvre le message avec la liste des destinataires, l’objet, la partie corps de message. Il ne me reste plus qu’à faire ici, non c’est plus celle-là de pièce jointe que je vais envoyer mais bien une autre, et je reviens ici chercher ma « Semaine22 ». J’ai réussi à faire le moindre d’action possible par rapport à quelque chose que j’avais déjà travaillée. Voilà déjà une première option que je peux faire après l’envoi de message Une deuxième maintenant qui peut être très intéressante, à partir du moment où je suis dans un contexte d’entreprise hein, je précise bien. C’est qu’ici, dans ma boîte de réception, bah j’ai certains éléments et notamment j’ai le mail de mon collègue Augusto Simoes. Par inadvertance j’ai supprimé ce mail mais même mieux, je suis venu ici sur la partie « Eléments supprimés », bref la corbeille. Et encore une fois, je ne sais pas ce qui m’est passé par la tête je fais « Vider la corbeille ». A partir du moment où j’ai la confirmation, là je me dis ‘Aie aie aie’, j’ai supprimé ce mail et ce mail, j’en avais besoin. Alors pas d’affolement, puisqu’à partir du moment où je suis dans un contexte d’environnement professionnel, j’ai une corbeille qui m’est propre dans mon logiciel de messagerie, celle-ci. Mais j’ai également une corbeille côté serveur de messagerie personnelle, bien évidemment je ne vais pas retrouver les mails de mes collègues. Donc comment aller rechercher un élément mail que j’ai supprimé par inadvertance après avoir vidé la corbeille ? Tout simplement me plaçant ici sur les « Eléments supprimés », je vais retrouver dans la partie qui correspond ici aux outils sur la corbeille quelque chose qui s’appelle « Récupérer les éléments supprimés du serveur ». À partir de ce moment là, il va me montrer tout ce qu’il y a dans ce qui s’appelle les éléments de rétention que bien évidement je peux classer par objet, par personne, et puis par date, moi c’est ce qui m’intéresse. Et ici j’ai bien le mail d’Augusto Simoes concernant mes pièces jointes. C’est celui-ci que je veux restaurer. J’aurais pu en sélectionner plusieurs bien évidemment mais après avoir récupérer celui qui m’intéresse, je n’ai plus qu’à faire « OK » pour restaurer les éléments sélectionnés. Et dès que je vais faire ça, automatiquement je vais retrouver cet élément mail à l’endroit où il était, c'est-à-dire dans la corbeille. Maintenant si je veux, je peux tout à fait reprendre ce mail et le replacer à son emplacement dans la boîte de réception. Donc voilà encore une fois une utilisation qui, je le précise, n’est possible qu’en environnement professionnel avec un serveur de messagerie Exchange derrière, mais qui peut être très, très pratique dans bien nombre des cas de figure. Quant à la durée pendant laquelle ces éléments sont conservés, il y a des durées par défaut, mais ça dépend du paramétrage du serveur de messagerie de votre entreprise. Donc n’hésitez pas à vous retourner vers les personnes qui le gèrent pour leur demander la durée de ce qu’on appelle les éléments de rétention.

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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