Word 2013 : Les options de collaboration

Utiliser les moyens de diffusion classiques

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Apprenez à envoyer par e-mail et à enregistrer des documents à plusieurs personnes. Tenez compte alors des contraintes et des limites.
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Transcription

Nous allons passer en revue quelles sont les solutions standards et classiques de partage de documents. Pour ça, j'ai créé un document et vous allez voir que, il n’y a pas grand chose dans ce document, mais j'ai créé ce qui s'appelle des « liens ». Alors que ça soit des « liens internes » dans le document, des « liens externes » qui vont pointer sur des URL web ou sur des emplacements réseaux. Mais voyez qu'ici, j'ai bien créé un « lien hypertexte » dans ce document. Première possibilité, je pourrais dire, bah je veux restreindre en fin de compte les actions possibles que peuvent faire certains utilisateurs sur ce document, même si je veux le diffuser. Et notamment, je voudrais qu'ils ne puissent pas le modifier, par contre j'aimerais bien qu'ils puissent suivre les liens qui sont créés à l'intérieur. Alors peut être certains utilisaient déjà une application qui vous permet de convertir vos documents offices en PDF. Alors que ça soit du « PDF Creator », que ça soi une « imprimante virtuelle installée », Maintenant je ne saurais trop vous conseiller d'utiliser les enregistrements natifs en PDF, cette fois-ci de « Word 2013 ». Pourquoi? Tout simplement pour la bonne et simple raison, c'est quand vous allez choisir d'enregistrer ici votre document au format PDF par l’intermédiaire, j'entends bien, de ce qui correspond à l'application natif c'est-à-dire ici, tous les liens que vous avez créés dans votre document resteront actifs. Contrairement à ce que vous auriez obtenu avec « PDF Creator » par exemple. Donc on va faire le test, je décide de l'enregistrer, bah on va le mettre ici, dans le dossier qui s'appelle « partage » et je « l'enregistre bien au format PDF ». Et vous pouvez constater tout de suite que le lien est resté actif dans le PDF. Donc ça c'est déjà quelque chose qui va permettre à vos utilisateurs, même s’ils n’ont pas le droit de modifications mais au moins de consommer l'information qui est à l'intérieur. J'ai fait ça avec deux liens mais imaginez que si j'avais un « long document » et si j'avais créé une « table des matières », ce serait exactement la même chose puisque les tables de matière sont générées comme des liens internes de documents. onc là je suis passée par un « enregistrer sous » et après j'ai choisi de « l'envoyer par mail ». Revenons voir ensemble ce qu'il est possible de faire oujours à partir de « documents » ici et de l'onglet « fichier ». Je peux utiliser cette fois-ci quelque chose qui s'appelle « partager » et quand je viens choisir « partager par courrier électronique », j'ai la possibilité d'envoyer certes mon document sous format de pièces jointes, c'est-à-dire classique au format Word, mais bien évidemment de l'envoyer directement au format PDF. Donc je n'aurais même pas eu besoin de passer par une étape « enregistrer sous local », il suffit de choisir ici « envoyer en tant que PDF », automatiquement le client de messagerie va s'activer, ce que je vais vous montrer immédiatement. Vous pouvez constater tout de suite que j'ai bien le document PDF en corps de message avec, bien évidemment, la « gestion des liens hypertextes ». Donc, ça c'était une première chose qui permettait en fin de compte de diffuser, on n'est pas là encore au niveau du partage, encore moins de la collaboration en temps réel, mais quelque chose qui permet de diffuser des données à des utilisateurs avec lesquels je travaille. . Je reviens toujours ici au niveau de l'onglet « fichier », pour revenir sur cette notion de « partager » et de « partager par courrier électronique », simplement pour vous spécifiez que vous avez également une autre fonctionnalité qui s'appelle « envoyer en tant que XPS ». Alors j'explique un petit peu et surtout j'explique pourquoi celle-ci, je vous déconseille de l'utiliser. Le PDF est le format, j'allais dire quasiment universel, de document non modifiable tant qu'on n'a pas en fin de compte l'application qui existe, qui permet de modifier du PDF. Ça c'est une application d'un éditeur qui s'appelle « Adobe ». Microsoft qui est l'éditeur de « Word » a bien évidemment l'équivalent dans son giron, ça s'appelle les « documents XPS ». Mais, c'est quasiment utilisé par personne donc si vous voulez diffuser à un plus grand nombre de personnes, je ne saurais trop vous conseiller d'utiliser les PDF et absolument pas le XPS. Voilà pour les premières « options de partage », nous allons revoir tout de suite après quelles sont les autres contraintes lorsqu'on voulait travailler non pas en « envoi de mail » mais en « enregistrement de nos documents sur des partages réseaux ».

Word 2013 : Les options de collaboration

Tirez parti des avantages liés au travail en mode collaboratif avec votre équipe ! Utilisez pour cela les options de partage, de révision et de protection disponibles dans Word.

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Date de parution :14 juin 2016

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