Excel 2016 : Astuces et techniques

Utiliser les listes personnelles

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Dans cette vidéo, vous allez voir comment utiliser les listes personnelles standards et comment en personnaliser d'autres à la création ou à l'importation de données.
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Transcription

Après avoir vu la mise en forme de la saisie, nous allons voir comment optimiser celle-ci. Vous avez pu, peut-être, vous rendre compte sur le premier exercice, que j'ai rapidement créé, ce qui correspond à mes entêtes de lignes et de colonnes, simplement en utilisant ma poignée de recopie, et regardez qu'en agrémentant ici le trimestre deux, trimestre trois, vous voyez, il recommençait à trimestre un. Il n'est pas stupide, il sait que des trimestres dans l'année, on n'en a que quatre. J'ai pu faire ça de la même façon avec ce qu'on appelle de l'alphanumérique, avec article un, deux, trois, quatre, cinq, six. J'aurais pu obtenir ça également avec tout ce qui est jour et mois. Regardez, je commence à saisir le mois de Mai et en majuscule, si j'attrape ma poignée de recopier et que je l'étire, vous voyez qu'il continue à incrémenter. Si j'attrape ici le mois d'octobre, et que j'attrape ma poignée de recopie dans l'autre sens, il décrémente et toujours en majuscule. J'aurais eu ce même comportement avec les jours de la semaine. Je commence par le mardi avec la première lettre en majuscule et le reste en minuscule il incrémente mes jours de la semaine. Et si je voulais, effectivement, partir du vendredi, vous voyez que là, il continue à me les incrémenter. Donc, je vais avoir ça systématiquement, pour tout ce qui correspond à des listes personnelles, c'est-à-dire des choses qu'Excel a en mémoire. Mais je vais l'avoir également pour des choses beaucoup plus intéressantes. Notamment ce qui correspond, par exemple, aux saisies de dates. D'ailleurs, si je voulais saisir rapidement la date du jour, petit truc, vous n'avez pas besoin de taper, utilisez le Ctrl+; et vous aurez automatiquement la date du jour. Si vous voulez avoir l'heure, utilisez Ctrl+: et vous avez l'heure. Donc moi ce n'est pas l'heure qui m'intéresse, ça je vais le supprimer. J'attrape donc ici la poignée de recopie et regardez qu'automatiquement, il va bien m'incrémenter, par rapport à quoi ? Par rapport à ce qui est proposé dans les options d'incrémentation : vous avez la possibilité de n'incrémenter que les jours, que les mois, que les années ou simplement les jours ouvrés et il fera automatiquement abstraction des week-ends. Donc ça, c'était juste pour vous montrer ce qu'Excel a en mémoire. Mais si il a certaines choses en mémoire, ça veut dire certainement que je vais pouvoir en personnaliser. N'oubliez jamais un prédéfini personnalisable. Et où est-ce qu'on va trouver ça ? On va trouver ça ici, dans les options d'Excel, c'est l'onglet Fichiers. Ici au niveau des options, dans ce qui s'appelle les options avancées, si vous descendez tout à fait, tout à fait en bas, vous avez quelque chose qui s'appelle modifier les listes personnalisées. Et quand j'arrive ici, je retrouve quoi ? Celles dont on a déjà parlé. Les lundis, mardis, mercredis, les mois, en abréviation, en entrée, ce qui ne m'empêche pas de créer une nouvelle liste. Et si moi je voulais créer une nouvelle liste, des articles que j'utilise le plus souvent. Donc je vais utiliser ici, par exemple, ce qui correspond à des fax, après je vais avoir des ordinateurs. Après je vais avoir ce qui correspond à des écrans. Allez, des souris. Evidemment, il faut que je le valide. Tant que je n'ai pas fait Ajouter, même si je faisais ok, je ne vois pas cette liste sur le côté, donc c'est qu'elle n'a pas été validée. Je viens faire Ajouter. Et maintenant regardez quand je vais exploiter n'importe où, nous sommes d'accord, puisque c'est une fonctionnalité Excel, je viens commencer par taper les souris, puisque j'ai décidé de commencer par la fin. Regardez qu'il suffira simplement que j'attrape ma poignée de recopie, pour qu'il incrémente et qu'il recommence la saisie et tourne, en fin de compte, jusqu'à obtenir ce que je voulais. Bien évidemment, rien n'est jamais figé dans le marbre, donc ma série évolue. Je n'ai plus qu'à revenir à nouveau sur Fichier. Sur Option. Sur les Options avancées. Dans mes listes personnalisées qui sont ici. Et je voudrais rajouter ici un élément entre les ordinateurs et les écrans qui correspond, par exemple, aux portables. Il suffit d'abord que je resélectionne ma liste, que je me place à l'emplacement où je désire rajouter une valeur, je me contente de faire Entrée et je viens rajouter les portables. Attention à une chose, il faut systématiquement penser à l'Ajouter pour le valider. Voilà qui est fait. Alors, ça ne va pas, comprenons-nous bien, changer de façon dynamique, c'est une aide à la saisie. Si je reprends, ce qui correspond à ma poignée de recopie, sur souris et que j'incrémente, j'ai bien maintenant mes ordinateurs portables. Donc ça c'est une première chose, créer de but en blanc, une liste personnalisée. Mais allons plus loin. Si c'est, par exemple, ce qui correspond à ma liste de personnel, je suis sûre que vous avez d'ores et déjà quelque part un fichier avec la liste de toutes les personnes de votre entreprise, que vous devez utiliser pour réaliser des plannings. Comment est-ce que je vais pouvoir faire, en fin de compte, pour capitaliser sur quelque chose qui existe déjà ? Je vais d'abord ouvrir ce fichier qui contient ma liste de personnel, voilà qui est fait. Et voilà ma liste complète, vous voyez, j'ai toutes mes personnes. Et ce que j'aimerais, c'est récupérer, cette partie-là, pour créer une liste personnelle comme on l'a fait tout à l'heure. Je vais venir à nouveau ici, sur les options d'Excel. Toujours au niveau des options avancées, je me déplace vers le bas jusqu'à trouver ce qu'on appelle les listes personnalisées. Vous pouvez constater que je viens, alors que je suis dans un autre classeur, récupérer celle que j'ai créée précédemment manuellement. Maintenant, ce qui va m'intéresser, c'est cette partie-là, où je vais lui demander d'importer quelque chose d'existant. Alors, il faudrait que je puisse faire quoi ? Il faudrait que je puisse sélectionner, or si je regarde, je ne peux pas sélectionner. Par contre n'oubliez pas, et ça vous l'avez déjà vu dans les fonctions d'Excel. j'ai la petite icône qui me permet de prendre la main en quelque sorte donc de sélectionner tout ce qui m'intéresse en terme de saisie. Vous voyez, j'ai récupéré la totalité des données. Si je regarde bien, ça correspond à sept plages de cellules. Je redéveloppe, et je n'ai plus qu'à faire importer. Importer m'a permis de récupérer les éléments, et, de la même façon, créer directement ce qui fait qu'il a automatiquement validé cette liste. Maintenant il ne me reste plus qu'à valider. Voilà qui est fait. Je n'ai plus besoin de ce classeur, que j'ai ouvert uniquement pour récupérer des informations Faisons le test. J'ai effectivement un collègue qui s'appelle Martinez, Regardez, j'ai à nouveau changé la casse, je suis passée tout en majuscule. Et vous pouvez bien constater qu'il a automatiquement incrémenté par rapport à quelque chose que je suis venue récupérer et qui serait, de la même façon, totalement évolutive. J'ai quelqu'un qui s'en va, ou quelqu'un qui arrive, il suffirait que je retourne dans les options d'Excel, pour venir personnaliser cette liste.

Excel 2016 : Astuces et techniques

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Date de parution :10 mars 2016

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