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Excel 2013 : Astuces et techniques

Utiliser les listes personnalisées

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Utilisez des listes personnelles standard. Puis apprenez à les créer et à les personnaliser à partir de données importées.
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Transcription

Vous avez déjà peut-être pu constater dans Excel lorsque vous venez saisir certains éléments, comme un jour de la semaine, lundi en l'occurrence, et que vous attrapez votre poignée de recopiage, vous avez automatiquement l'incrémentation d'une liste qu'Excel a en mémoire qui correspond aux jours de la semaine. Si je continuais à étirer, il recommencerait le début de la liste. Sachez que ces listes sont incrémentées par rapport à l'élément. Je ne suis pas obligée de commencer par lundi. Si j'avais commencé par saisir jeudi, il aurait automatiquement continué la liste à partir de l'élément saisi, que ce soit lors d'une incrémentation vers le bas, vers la droite, mais également dans l'autre sens. Voyez que si je remonte, il va bien mettre jeudi et mercredi, et ce, quelle que soit la casse. Que j'ai saisi la première lettre du jour en majuscule ou tout le reste en majuscules... j'avais saisi la première lettre en majuscule et tout le reste en minuscules... mais voyez que si j'incrémente tout en majuscules, Excel va continuer automatiquement en majuscules. Il a en mémoire la liste personnelle des jours, celle que nous venons de voir, et il a également en mémoire la liste des mois. Si je commence ici avec le mois de mai, avec la première lettre du mot en majuscule et le reste en minuscules, vous voyez qu'il fait bien la déclinaison. À nouveau, je pourrais lui demander de remonter par rapport à l'emplacement où je suis. Et même chose, si je venais saisir ici le mois de juin en majuscules. Donc, tout ceci, pourquoi est-ce qu'Excel vous le propose ? Parce qu'il l'a en mémoire. Mais voyons justement où il a tout ceci en mémoire. C'est ici, dans les options, à partir de l'onglet « FICHIER » d'Excel, puis « Options », que vous allez trouver dans les options avancées quelque chose qui se trouve en bas, donc il faut utiliser l'ascenseur jusqu'à trouver ce qui s'appelle « Modifier les listes personnalisées ». Si je vous le montre, ce n'est pas pour modifier les listes personnalisées qui existent et qu'on peut voir à nouveau, les jours de la semaine, les mois en entier et en abréviations, mais bien pour que vous voyiez qu'on peut créer de nouvelles listes. Et quand je décide de créer une nouvelle liste, j'ai besoin de saisir ici sur le côté les différents éléments de ma liste. Pour les séparer, il suffit que j'appuie sur la touche « Entrée ». En l'occurrence, j'ai envie de faire la liste de mes collègues. Ma première collègue est Sabine, après, j'ai Augusto et Laurent. Je vais m'arrêter là pour l'instant. Sachez juste une chose, et ce n'est pas la première fois que vous constatez ça dans Excel, tout se fait toujours en deux temps dans Excel, la saisie que je viens de faire et la validation, et tant que je ne vois pas apparaître cette liste sur le côté gauche, ce n'est pas validé. Sur la création des listes personnalisées, c'est par l'intermédiaire du bouton « Ajouter » que je vais pouvoir valider ma saisie. Il ne me reste maintenant plus qu'à vérifier. Si je commence à saisir ici Laurent, puisque je ne suis pas obligée de prendre le premier de la liste, et je le saisis tout en majuscules. Si je saisis la poignée de recopiage, voyez qu'il fait bien la continuité de la liste. Maintenant, j'ai créé ça à un instant T, mais je peux toujours venir le modifier. Je reviens ici dans les options, dans les options avancées, et au niveau de la modification des listes personnalisées. Pour modifier quelque chose qui existe déjà, il faut, dans un premier temps, le sélectionner. Si je voulais, par exemple, supprimer Augusto, je le sélectionne ici dans ma liste, et je serais tentée d'utiliser le bouton « Supprimer ». Je vous montre de suite que c'est beaucoup plus simple. Si je clique sur « Supprimer », il me dit que la liste sera supprimée définitivement, mais ce n'est pas ce que je veux. Donc, il ne me reste plus qu'à faire « Annuler ». Pour supprimer un élément, il suffit de le sélectionner et d'appuyer sur le « Suppr. » de votre clavier. Voilà qui est fait. Par contre, vous n'avez pas à supprimer l'espace, car Excel va le gérer automatiquement. Et pour valider ce que vous venez de faire, il suffit de faire « Ajouter ». Vous voyez que votre liste ne comporte dorénavant plus que deux personnes. Si je voulais ajouter une personne, il suffirait que je vienne me placer à l'endroit où je le souhaite, de cliquer sur la touche « Entrée » et d'ajouter « Philippe ». Et je pense à nouveau à faire « Ajouter ». Attention, ce n'est pas dynamique. C'est une aide à la saisie. Si maintenant je rattrape « Laurent ». C'est la cellule dans laquelle j'avais entré la valeur et que j'étire, et j'aurai bien la bonne liste. Donc, première étape, je suis venue créer de but en blanc, en toutes pièces, l'élément de ma liste, mais peut-être que j'ai déjà ces informations quelque part, alors je vais les exploiter. Je viens à nouveau ouvrir ici les modifications de listes personnalisées, et au lieu de saisir, je me dis que j'ai peut-être déjà quelque chose, par exemple, ici, dans Word, la liste de mes services. Il suffit que je la sélectionne, que je fasse « Ctrl + C » pour copier, je reviens ici dans un Excel, et je n'ai plus qu'à faire « Ctrl + V » pour coller. Vous voyez que j'ai récupéré la totalité des informations. Maintenant, faisons « Ajouter » pour valider la création de la liste, et vérifions. J'ai ici le service logistique. Je vais donc commencer ici ma liste par le service logistique, quel que soit le sens d'incrémentation, vous voyez qu'il continue à ajouter les différents services. Résumons. Nous avons vu ça pour une liste créée dans Excel en termes de saisie. À partir d'une source externe comme Word, il est possible aussi que nous ayons déjà des données que nous souhaitons récupérer, et c'est le cas ici dans un fichier clients. J'ai besoin de récupérer en totalité les noms de mes clients. Attention, vous voyez qu'ici j'ai 200 personnes. Je suis limité à 255 noms ou entrées dans une liste personnalisée. Voyons maintenant comment récupérer tout ceci à partir d'Excel. Je me remets sur le fichier qui m'a permis de créer les autres listes personnelles. Je reviens développer « FICHIER », « Options », « Options avancées », « Modifier les listes personnalisées », et la seule différence est que cette fois-ci je ne vais pas utiliser le haut de mon écran mais le bas, puisque j'ai quelque chose qui me permet d'importer une liste de cellules. D'abord, je vais demander à Excel de me rendre la main. Je clique sur cette icône que nous connaissons avec les fonctions, ne serait-ce que cela, et je viens chercher le fichier qui m'intéresse. Je sélectionne la plage de cellules, en l'occurrence, la totalité de mes clients. Voilà. Il a identifié le chemin de mes données. Il ne me reste plus qu'à redévelopper et à lui demander d'importer. Je me retrouve avec une liste exactement comme celle qu'on a créée précédemment, si ce n'est que je n'ai pas besoin de cliquer sur « Ajouter ». Vous voyez, elle apparaît directement ici. Il ne me reste plus qu'à vérifier, maintenant. Donc, si je viens valider tout ceci, j'avais dans mon classeur à l'origine le nom « ALAIN », et je vais voir ce qui se passe au niveau de l'incrémentation quand je sélectionne ce premier élément. Il incrémente automatiquement ma liste importée à partir d'un autre classeur Excel. Donc, n'hésitez pas à utiliser ces listes personnalisées quand vous avez des choses à saisir régulièrement. C'est plus rapide, et surtout ça réduit les risques d'erreurs.

Excel 2013 : Astuces et techniques

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Date de parution :19 mai 2017

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