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Utiliser les listes déroulantes

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Les cellules de Microsoft Excel peuvent être transformées en listes déroulantes. Ainsi, vous gagnerez en temps et en précision.
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Transcription

Durant cette session, nous allons apprendre ensemble à gagner du temps avec les listes déroulantes. Au quotidien, Excel peut vous aider à gagner du temps, il le fait naturellement. Par exemple là je vais écrire une date. Pas de souci. Et là, regardez dans la colonne à côté. J'ai différents termes, différents produits donc. Le seul produit qui commence par la lettre C s'appelle Classique ce qui fait que si je commence à écrire C, il va remplir automatiquement le seul terme qu'il peut trouver en haut. Libre à moi d'écrire autre chose, pas de problème. Mais Excel me fait quand même cette proposition. Là pour Classique je mets la lettre C et c'est parfait. Pour valider ce choix, j'ai juste à appuyer sur Entrée, Tabulation, une flèche directionnelle ou encore je peux cliquer à côté et c'est bon. Mais il peut y avoir des problèmes. Lorsque vous avez des termes qui commencent par les mêmes lettres ou le même mot comme c'est le cas ici avec Premium, Premium, Premium plus et Premium ultra, Excel ne sait pas quel terme vous voulez choisir. Regardez, je commence à écrire le début et Excel est perdu : il ne me fait aucune proposition. Ce qui fait que si je dois ré-utiliser ce terme quotidiennement, je perds du temps. C'est ici que les listes déroulantes vont nous aider. Comment ça marche ? Il s'agit en fait d'un petit bouton que nous avons créé ici et qui va me proposer les différents choix de produits. Pour que ce soit propre, nous allons garder cette feuille pour mes saisies quotidiennes et nous allons créer la liste sur une autre feuille. Listes : je les ai déjà créées au préalable. Par ailleurs, si vous voulez renommer une feuille vous avez juste à double-cliquer sur le titre, et puis après le modifier comme vous le souhaitez. Je vais donc dans Listes. Ici je vais écrire mes produits. Le titre ne sert à rien si ce n'est pour me guider. J'avais un produit Classique. Premium. Premium plus. Premium ultra. J'agrandis un peu. Voilà. Je retourne dans Commandes. Mon bouton, je vais vouloir le créer ici. Donc je m'assure que cette cellule soit bien sélectionnée. Ensuite je vais dans Données. Et je vais cliquer sur ce petit bouton avec une validation et un symbole d'interdiction : il s'appelle Validation des données. Je clique. Et là il me propose différentes options. Habituellement une cellule autorise tout. Je peux écrire tout ce que je veux. Ce n'est pas ce que je veux, justement. Moi tout ce que je souhaite, c'est avoir une liste avec mes produits. Je vais donc cliquer là et je vais choisir Liste. Ici vous pouvez voir qu'un champ est apparu avec le nom Source. Je vais devoir lui indiquer où se trouve la liste, celle que nous avons créée donc. Je clique dans le champ et vous allez voir qu'au fur et à mesure que je clique le champ va se remplir. Je clique sur Listes, ça écrit et là je vais sélectionner tous mes produits. Clic gauche enfoncé et je déroule et je lâche. Il a répertorié les coordonnées. C'est bon, j'ai plus qu'à faire Ok. Et là vous pouvez voir que sur cette cellule un petit bouton est apparu. Je clique et j'ai tous mes produits dont les Premium. Je clique sur Premium plus, il écrit automatiquement Premium plus. Petit problème : là j'ai un bouton c'est super, mais lorsque je vais compléter cette ligne et que je vais aller à la ligne, et bien je n'ai plus de bouton, je vais donc devoir en recréer un. Non, nous allons gagner du temps. Ce que je vous recommande c'est de créer directement un tableau automatique. Je vais donc reprendre la même trame que je vais créer à côté. Date. Produit. Quantité. Commercial. Je sélectionne tout. Insertion. Tableau. Mon tableau comporte des en-têtes, donc Ok. Et les coordonnées sont bonnes. Ok. Ce que je vais faire c'est que le bouton que j'ai créé là, je vais le recréer ici. Données. Validation des données. Autoriser la liste. Je clique dans Source et je vais choisir ma liste. Je sélectionne tout et je fais Ok. Le bouton est créé ici. Ce qui va se passer, c'est que je vais saisir par exemple naturellement mes données. Là donc j'ai appuyé sur Tabulation pour changer de cellule. Je choisis mon produit, une quantité, un commercial. Et là je vais appuyer sur Tabulation pour recréer une nouvelle ligne. Tabulation. Et là, regardez : le bouton existe déjà. À chaque nouvelle ligne que vous allez créer, le bouton sera déjà présent. Si vous utilisez les listes déroulantes, je vous recommande donc chaudement d'utiliser les tableaux automatiques avec. Vous savez donc désormais comment utiliser les listes déroulantes pour gagner du temps.

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Date de parution :28 déc. 2017
Mis à jour le:27 mars 2018

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