L'essentiel de SharePoint 2016

Utiliser les galeries

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Les galeries SharePoint permettent de sélectionner des composants de site. Ainsi, vous pourrez créer des listes à partir de modèles.
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Transcription

Nous avons vu précédemment comment pouvoir qualifier l'information que l'on met dans les différents containers de SharePoint par l'intermédiaire des colonnes. On a créé des colonnes pour définir quel était le relecteur, quel était le thème, et à chaque fois les colonnes ont été créées où ? Dans chaque bibliothèque. Or, en prenant un peu de recul, je m’aperçois que la colonne de thème, avec mes différents services, c'est une colonne qui peut être exploitée autant ici sur le site « Formation », dans les bibliothèques « Plans de Cours » ou « Procédures », que directement dans un autre de mes sous-sites : « Transverse », et que j'ai souvent besoin également d'une colonne qui s'appelle « Relecteur », ou par exemple d'une date butoir de fin de relecture, et que j'ai une demande générale : c'est de pouvoir noter les différents documents qui sont dans les différentes bibliothèques. La réflexion que l'on peut être amené à se faire, c'est : est-ce qu'il n'y aurait pas un autre moyen que de créer à chaque fois dans chaque bibliothèque, la colonne qui m'intéresse, et après l'avoir créée, comment on la fait évoluer ? Parce que si j'ai une modification à apporter qui soit globale pour toutes mes utilisations dans toutes les bibliothèques, j'aimerais, tant qu'à faire, ne pas être obligé de le faire indépendamment à chaque fois, dans chaque bibliothèque. Cette notion-là, c'est une notion que l'on va retrouver à chaque niveau dans SharePoint et c'est une réflexion que l'on va mener en se disant : si j'ai besoin de réexploiter quelque chose avec un périmètre le plus large possible, l'élément que je dois créer, je vais le créer avec le niveau le plus haut possible. Je m'explique. Si j'ai besoin d'une colonne uniquement dans cette bibliothèque, je vais créer cette colonne uniquement dans cette bibliothèque. Par contre, si cinq minutes après, j'en ai besoin dans l'autre bibliothèque, je n'aurai pas d'autre solution que de la recréer. Par contre, ces deux bibliothèques sont bien dans un seul et même site. Donc si je crée cette colonne au niveau du site, elle serait accessible pour tous les containers, donc toutes les applications qui sont dans mon site. C'est ce que j'aurais pu faire également ici sur « Transverse ». Mais si je crée cette colonne au niveau de « Transverse », qui est, je vous le rappelle, un site, les colonnes que je vais créer, elles ne seront valables que dans ce site-là. Si ces colonnes-là, je voulais les exploiter dans celui-ci, mais également dans tous les autres sites de ma collection de sites, dans ce cas-là, j'aurais peut-être intérêt à me positionner au niveau le plus haut, et le niveau le plus haut en termes de structure, rappelez-vous, on l'a vu au début, c'est la collection de sites. Je n'ai pas dit qu'on ne pouvait pas le faire après au niveau le plus haut mais on sort du cadre fonctionnel pour rentrer dans un cadre un peu plus administration. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'au lieu de le créer ici, je vais le créer au niveau le plus haut et ce que je vais créer au niveau le plus haut va pouvoir être exploitable sur la totalité de l'arborescence que j'ai en-dessous en termes de site, mais en termes de toutes les bibliothèques et de toutes les listes. C'est ce qu'on appelle les galeries. Je vais vous le montrer site par site. Là je suis bien sur un site à part entière. J'ai ici ce qui correspond à des paramètres de site, et parmi les options que j'ai en termes de paramétrage, j'ai une option que s'appelle « Galerie du concepteur web » dans le quel j'ai quelque chose qui s'appelle les « Colonnes de site ». Si je crée cette colonne ici, le périmètre de cette colonne ne serait qu'exclusivement le site « Transverse », alors que si je réfléchis un peu, je me dis : au lieu d'aller le mettre directement dans « Transverse », si je me place vraiment sur le site racine, je vais avoir la possibilité, dans les paramètres, d'avoir accès à une galerie du concepteur web un peu plus importante puisqu'on est au niveau collection de sites. Du coup, si je crée ma colonne au niveau de la collection de sites, cette colonne va pouvoir être exploitable partout, dans tous les sous-sites, dans toutes les bibliothèques et dans toutes les listes. Voilà pour les colonnes. Revenons quelques secondes sur autre choses. Lorsque j'étais sur une bibliothèque, je vous ai expliqué qu'on peut peupler la bibliothèque en téléchargeant un document, en créant un nouveau document, mais peut-être que si en amont ça avait été prévu par les personnes en charge de cette partie fonctionnelle, ils auraient pu mettre à ma disposition des modèles, pour éviter de refaire tout le document à chaque fois. J'aurais pu aller consommer ce modèle par l'intermédiaire de « Nouveau document ». Or, pour l'instant, je n'ai qu'un seul nouveau document vierge. J'aurais pu, directement dans les paramètres de la bibliothèque, au niveau des paramètres avancés, aller choisir un modèle spécifique. Mais attention : ce modèle aurait été exploitable dans la bibliothèque à nouveau. Ce qui m'aurait intéressé, c'est de créer un modèle qui puisse être utilisé à différents emplacements de mes différents sites. Plutôt que de le faire dans la bibliothèque, j'aurais pu, avec le même principe de raisonnement que les colonnes, venir le faire au niveau du site. Au niveau du site, dans les paramètres du site, cette fois-ci je vais trouver quelque chose qui ne s'appelle plus des « Colonnes de sites » mais des « Types de contenu de site ». De la même façon, si je crée mon type de contenu dans le site qui s'appelle « Transverse », il ne sera exploitable que dans le site qui s'appelle « Transverse ». À nouveau, pensez toujours : je veux avoir le plus grand périmètre d'action, je me place au niveau le plus haut. Le niveau le plus haut, ce n'est ni plus ni moins que la racine de ma collection de sites. Quand je reviens ici sur « Formation », et que je développe à nouveau les paramètres du site, j'ai bien quelque chose qui s'appelle les « Types de contenu de site ». Voilà comment on va faire en sorte de proposer du travail un peu prémâché à nos utilisateurs, avec des colonnes, qu'on va créer une fois, qui, lorsqu'elles devront être modifiées, ne seront modifiables qu'une fois et propagées partout, et peut-être également avec des modèles que l'on va pouvoir mettre à disposition dans différentes bibliothèques, et qui en termes d'évolution, seront modifiables à un seul emplacement. C'est cette gestion de centralisation de l'information qu'on a tout intérêt à faire au niveau le plus haut, en l'occurrence au niveau de ma collection de sites.

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Date de parution :29 mars 2017

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