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L'essentiel d'Excel 2016

Utiliser les fonctions GAUCHE et CHERCHE

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Vous allez comprendre comment extraire le début d'une chaîne de caractères dans Excel. Suivez le guide.
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Transcription

Au cours de votre utilisation quotidienne d'Excel, vous avez déjà rencontré le problème que je vais vous exposer. Si, heureusement parlant, vous ne l’avez jamais rencontré, sachez qu’un jour ou l’autre vous tomberez forcément dessus. Alors, de quoi s’agit-il exactement ? Eh bien, j’ai, par exemple, des noms et prénoms dans une seule colonne et j’ai besoin d’extraire les prénoms. Ou bien encore, j’ai une liste de produits et donc, j’ai besoin d’extraire la première partie du nom de chacun de ces produits. Comment est-ce que je peux faire cela ? Eh bien, pour faire cela, il vous faut, dans un premier temps, ouvrir le classeur qui s’appelle « Liste_des_noms » qui est situé, dans les sources de cette formation, au chapitre 7 Eh bien, si vous n’avez pas accès aux sources de cette formation, vous faites vous-même votre propre liste. Donc, le but du jeu va consister à utiliser deux fonctions. La première, c’est la fonction « CHERCHE » et la seconde, c’est la fonction « GAUCHE ». Commençons par la fonction « GAUCHE ». Si je souhaite extraire le prénom de Jean Dupont, donc Jean, je peux écrire la chose suivante : « =GAUCHE( » -- « Gauche » du contenu de la cellule A2, point-virgule, et ensuite, je dois indiquer combien de caractères je veux prendre à partir de la gauche. Lorsque je dis « Gauche » de la cellule A2, je lui dis : « tu lis le contenu de la cellule de gauche vers la droite » où le premier caractère porte le numéro 1, le deuxième, le numéro 2, le troisième, le numéro 3, le quatrième le numéro 4. Si je mets ici « 4) » et que je valide par « Ctrl+Entrée », j’obtiens bien Jean. Donc, à priori, pas de souci. Sauf que, forcément, les prénoms n’ont pas tous le même nombre de caractères. Là, par exemple, si je prends « Yves », j’ai 1, 2, 3, 4. Ça va bien. Par contre, si je prends « Pierre », 1, 2, 3, 4, 5, 6, ça fait déjà moins bien. Donc, j’ai le premier mot à récupérer, « Florence », « Joëlle », « Antoine », mais je ne peux pas préjuger, à l’avance, du nombre de caractères que fait ce premier mot. Donc, lorsque j’utilise la fonction « Gauche », je dis qu’en premier, la chaîne de caractères sur laquelle je veux travailler, donc les valeurs contenues dans A2, et qu’ensuite je dois impérativement indiquer le nombre de caractères que je souhaite prendre, ça marche à condition que le nombre de caractères soit toujours identique. et dans cette liste-là, le nombre de caractères à prendre n’est pas identique d’une ligne à l’autre et il en va de même pour les produits. Alors, comment contourner le problème ? Il existe une deuxième fonction qui est la fonction « CHERCHE ». La fonction « CHERCHE » va me permettre de chercher un caractère spécifique. Là, je m’aperçois, quand je regarde cette liste, c’est que les noms et les prénoms sont séparés par un espace blanc. Il en va de même au niveau des produits. Donc, si je pouvais, avec la fonction « CHERCHE », repérer à quel emplacement se trouve l’espace blanc, au niveau position, je serais à même de remplacer cette valeur 4 par le résultat trouvé. Faisons une petite expérience. Je vais écrire ici « =cherche( »-- Je cherche quoi ? Le premier paramètre, c’est le texte que je cherche, donc je cherche « " "; », je cherche la chaîne de caractères « Espace blanc ». Où est-ce que je cherche cet espace blanc ? Eh bien, dans la cellule A2. Ensuite, le dernier paramètre que je dois indiquer, c’est la position de départ. Je cherche à partir du premier caractère, donc à partir de la lettre J. Je fais « ) » et « Ctrl+Entrée » et là, on me ramène « 5 ». Ce n’est pas mal, sauf que ça pose quand même un problème. 1, 2, 3, 4, 5, si je lui dis « 5 » dans ma recherche de gauche, je vais ramener Jean et un espace blanc. Donc, il faut que je retire 1 au résultat de recherche. pour ne ramener que les quatre premiers caractères sans ramener l’espace blanc qui est derrière. Pour ce faire, il suffit tout simplement de faire « -1 » et là, j’obtiens « 4 ». Il suffit que j’utilise cette fonction à l’intérieur d’une fonction « gauche » pour que cela fonctionne. Si j’écris maintenant « gauche(A2; » de cette cellule, donc de la cellule A2, je souhaite prendre juste l’espace blanc, sous-entendu quelle que soit la position de cet espace blanc moins 1, je ferme la parenthèse et j’ai emboîté, j’ai le droit de le faire, dans Excel on peut emboîter les fonctions les unes dans les autres à condition de respecter la syntaxe propre à chacune d’entre elles. Donc là, j’ai une fonction « cherche », qui est correcte en termes de syntaxe, à l’intérieur d’une fonction « gauche » qui est aussi correcte, en termes de syntaxe. Si je fais « Ctrl+Entrée », je ramène bien « Jean ». Sachant cela, je n’ai plus qu’à faire ma petite formule avec des mots et bien positionner mes $. Donc le prénom est égale à la partie de gauche du nom jusqu’à l’espace blanc. Comment j’exprime ça, « Excellement » parlant ? Comme on vient de le voir, le premier prénom, je vais le faire en B2. B2 est égale à la partie gauche du nom qui est situé dans A2. Deuxième paramètre : « combien de caractères dois-je prendre ? » Je dois prendre « cherche », je dois chercher l’espace blanc. Où ça ? Dans la cellule A2, à partir du premier caractère. Je ferme la parenthèse. Avec cette partie de la formulation de cherche jusqu’à l’avant-dernière parenthèse, je lui dis : « tu comptabilises le nombre de caractères qu’il y a jusqu’à l’espace blanc ». Ensuite, il ne me reste plus qu’à lui dire de retirer 1 de ce nombre de caractères, et donc, le résultat me donne le nombre de caractères à prendre pour la fonction « gauche ». Je vais maintenant passer à la ligne et réfléchir à ma dernière cellule, la cellule B13. C’est très exactement le même raisonnement, c’est-à-dire que je prends la partie gauche, ouvrez la parenthèse, de la cellule A13, point-virgule, jusqu’à l’emplacement de l’espace blanc qui se trouve quelque part dans la cellule A13, à partir du premier caractère. La position de l’espace ne m’intéresse pas. Je veux le caractère juste avant. Je fais « -1 » et je ferme la parenthèse. Normalement, c’est une lecture verticale, donc je mets mes $ là où c’est pareil. A et A, c’est la même lettre de treize noms, et le reste c’est du constant puisqu’il s’agit de valeurs tapées, pas de numéros de colonne ou de cellule. Donc, je sélectionne, je fais égale et j’écris « gauche », je double-clique, je veux gauche dans cette cellule que je « dollarise » tel que c’est prévu, donc le « $ » devant le 1. Ensuite, je veux prendre combien de caractères ? Je veux prendre « cherche ». Je cherche quoi ? Un espace blanc. Où ça ? Dans la cellule qui contient le nom que je « dollarise », donc F4 avec le $ devant le 1, et ensuite, je lui dis d’effectuer cette recherche dès le premier caractère. Je ferme la parenthèse, je fais « -1 » parce que je ne veux pas aller jusqu’à l’espace blanc et je veux aller jusqu’au caractère qui est avant l’espace blanc, je ferme la parenthèse et j’obtiens le prénom en faisant « Ctrl+Entrée ». Sur le même concept, on peut tout à fait obtenir le même résultat au niveau du produit. Il suffit de faire « =gauche » et de double-cliquer -- Je veux la partie gauche de cette cellule que je « dollarise » tout à fait de la même manière que précédemment puisque, là, on copie dans le même sens. Je veux donc prendre la partie gauche jusqu’à « cherche », ouvrez la parenthèse, je cherche l’espace blanc, point-virgule, à l’intérieur de cette chaîne que je dollarise. Je cherche cet espace blanc à partir du premier caractère, je ferme la parenthèse, comme je l’ai toujours fait, je retire 1 parce que je ne veux pas l’espace blanc dans mon résultat, je ferme la parenthèse, je fais « Ctrl+Entrée », et là, j’obtiens bien « chaise, tabouret, table, etc. » Donc voilà deux fonctions extrêmement utiles lorsque nous aurons besoin, dans un travail professionnel, d’extraire le début d’une chaîne de caractères.

L'essentiel d'Excel 2016

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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