L'essentiel d'Excel 2016

Utiliser les filtres avancés

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Vous allez agir sur une liste de données avec les filtres avancés. Voyez comment faire des extractions de données.
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Transcription

Je vais vous demander de vous rapprocher des sources de cette formation et d'aller dans le chapitre 10 où vous trouverez le classeur liste des ventes.xlsx. Dans ce classeur, il y a une seule feuille avec des ventes réalisées à telle et telle date par tel et tel magasin et donc, cela a rapporté tel et tel chiffre d'affaires. Au total, nous avons une centaine de lignes Si vous n'avez, malheureusement pour vous, pas accès aux sources, et bien ouvrez une liste quelconque sur votre ordinateur ou bien tapez-en une. Ceci étant fait, nous allons voir maintenant les filtres avancés. Les filtres avancés permettent, par rapport aux filtres normaux, déjà d'extraire les lignes en dehors de la liste, mais dans la même feuille, c'est-à-dire que, jusqu'à présent, nous avons vu que lorsqu'on fait un filtre notre ordinateur se contente de réduire la hauteur de lignes à zéro pixels, les lignes qui ne correspondent pas à votre demande font zéro pixel de hauteur donc, ne restent visibles que les lignes correspondant à votre demande Et bien, grâce au filtre avancé, on va pouvoir extraire dans une autre partie de la feuille de calcul, les lignes qui correspondent à notre demande Ça, c'est un premier plus, et puis, second plus, avec les filtres avancés, on peut faire des demandes beaucoup plus complexes qu'avec les filtres automatiques Alors, comment va-t-on réaliser cela ? Pour que cela fonctionne, il faut, dans un premier temps, écrire dans une cellule à côté de votre liste, le nom de la colonne sur laquelle vous souhaitez faire la recherche. Je vais dire que je veux travailler par rapport à magasins : je prends magasins, je fais copier, je me positionne à côté, et je fais coller, comme ça, je suis sûr que c'est écrit de la même manière. Là, je vais dire que je cherche le magasin de Paris Voilà, j'ai exprimé ma demande. Je me repositionne dans ma liste, je viens sur l'onglet Données, dans Trier et filtrer, je clique sur Avancé. Là, toute la zone se met à clignoter, c'est la zone qui contient les données, elle va de la cellule A1 à la cellule C100. Je veux Copier vers un autre emplacement, le résultat de ma recherche, c'est-à-dire toutes les écritures à Paris Maintenant je vais lui exprimer à quel emplacement j'ai dit que je cherchais les magasins à Paris. Je viens sur Zone de critères, je clique dans cette case, et je glisse sur le nom de la colonne et la valeur que j'ai donnée, et je vais maintenant lui indiquer où il doit faire cette copie. Cette copie, je veux qu'il commence à la faire à cet emplacement-là par exemple et je fais OK. Et là, qu'est-ce que j'obtiens ? J'obtiens directement, extrait de ma liste, vous remarquez que ma liste, il n'y a plus de lignes bleues, il y a bien les numéros qui se suivent, 1, 2, 3, 4, 5, 6, là j'obtiens une extraction à part des trois colonnes date, magasins, CA uniquement pour Paris On peut aller plus loin, je vais effacer cette liste, je sélectionne tout, je fais Supprimer maintenant, ce que j'aimerais, c'est faire la même chose, sauf qu'au lieu d'avoir besoin des trois colonnes, ce qui m'intéresserait uniquement c'est la date et le chiffre d'affaires. Je prends la date, je viens dessus, je fais Control-C, je me positionne, je fais Control-V, puis je prends le chiffre d'affaire, je fais Control-C, je me positionne à côté, je fais Control-V. Là, je vais lui dire que je veux toujours paris, mais je veux uniquement la date et le chiffre d'affaires je ne veux pas le nom du magasin. Comment est-ce que je peux faire ça ? De la même manière : je me positionne sur ma liste je vais cliquer sur Avancé, je vérifie que je veux bien Copier vers un autre emplacement, que la zone de données va bien de A1 à C100, c'est bien le cas, que ma demande est exprimée de H3-H4, c'est bien le cas, et maintenant, Copier dans, je vais supprimer le Copier dans, et à la place, je clique, je vais sélectionner uniquement les deux entêtes de colonnes, ces deux entêtes devant être écrits de la même manière que dans ma liste. Je n'ai plus qu'à faire Ok, et là j'obtiens le même résultat sauf que là, je n'ai que les deux colonnes qui m'intéressent. J'efface tout cela. On a la possibilité d'exprimer des notions beaucoup plus alambiquées, par exemple, là j'ai dit magasins : « Paris ». Si j'écris en-dessous, « Nantes », je suis en train de lui dire que je veux le magasin de Paris Ou bien, le magasin de Nantes. Le fait d'écrire des valeurs l'une sous l'autre veut dire : « ou ». Je repars pour un tour, je viens sur Avancé, je vérifie que toutes mes données sont bonnes, je veux bien extraire la Zone de critères, je vais la remplacer, j'appuie sur Suppr après avoir sélectionné les cellules, qu'il y a dans la case Zone de critères, et je vais maintenant glisser sur ces trois cellules Je veux copier, j'efface tout ce qui est dans Copier dans et je viens me positionner, par exemple, ici, et je fais OK. A partir de là, je n'ai que les écritures correspondant à Paris ou Nantes. J'efface cette liste, je peux faire encore plus complexe que ça, là on a dit magasins : Paris ou Nantes, on va dire que l'on cherche au mois de janvier, on va écrire ici « 1 », Paris au mois de janvier, et Nantes au mois de mars, voilà ce que l'on veut. Je vais lui dire, donc, que je cherche Paris et le mois de janvier, ou bien Nantes et le mois de mars. Quand vous écrivez des valeurs sur la même ligne, c'est comme si ces valeurs étaient connectées par l'opérateur ET, il faut que les deux conditions soient remplies pour obtenir le résultat. Quand, par contre, vous écrivez des valeurs l'une sous l'autre, c'est comme si ces valeurs étaient connectées entre elles par le mot OU. Ici, je lui dis : je cherche les magasins à Paris pour le mois de janvier, ou bien les magasins à Nantes pour le mois de mars. Je me positionne, je fais Données, Avancé, je vérifie que je vais bien extraire les informations, la Zone de données, c'est bien tout cela, tout va bien, par contre, la Zone de critères, et bien ça englobe tout ça maintenant, et je veux copier le résultat à cet emplacement ça me va très bien, je fais OK. Et là, qu'est-ce que j'obtiens ? J'obtiens des écritures qui ont lieu à Paris en janvier et à Nantes en mars, sauf que je vois que la première, c'est bien à Paris mais ce n'est pas du tout au mois de janvier. Donc là, il y a un petit souci. Pourquoi ? Et bien parce que là j'ai écrit « mois » sous la forme numérique, et ici, en termes de date, on n'a pas de forme numérique, alors comment pourrait-on faire, pour exprimer cette notion de mois, de telle sorte qu'on soit sûrs que l'on trouve bien des mois par rapport à la valeur que nous avons ici ? C'est ce que je vous invite à découvrir pas plus tard que dans le prochain tutoriel !

L'essentiel d'Excel 2016

Apprenez à utiliser Excel 2016, le tableur le plus puissant et le plus populaire. Saisissez et formatez des données, utilisez les fonctions principales, créez des graphiques, etc.

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Date de parution :28 oct. 2015
Mis à jour le:30 sept. 2016

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