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​Outlook 2016 : Astuces et techniques

Utiliser les favoris

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La rubrique Favoris peut vous être d'une grande utilité. Elle vous permet d'organiser une vue plus pratique des éléments des e-mails.
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Transcription

Lorsqu'on traite une grosse volumétrie en termes de mail, on a peut-être envie d'organiser, de trier, de classer en fin de compte ces mails. C'est ce que j'ai réalisé ici par l'intermédiaire de la création de dossiers et des sous-dossiers, j'ai un sous-dossier qui s'appelle « Formation » dans lequel j'ai à nouveau un sous-dossier qui s'appelle « Administratif », et puis j'ai un sous-dossier qui s'appelle « Formateurs » avec, pour l’instant, les deux formateurs avec lequel je travaille le plus fréquemment. Et moi, ce qui m'intéresserait ici c'est de faire en sorte d'avoir un accès plus rapide aux mails qui proviennent de mon collègue « Laurent Valente ». Donc déjà premièrement, qu'est-ce que je vais faire ? Je vais peut-être créer qui s'appelle une règle automatique de gestion de messages en me disant : « bah voilà, tous les éléments qui proviennent de Laurent VALENTE, que je peux bien identifier puisque je... Rappelez-vous hein, on a mis un format, en termes de mise en forme conditionnelle particulier, bah je voudrais qu'ils aillent se ranger automatiquement ici. Je vais pouvoir faire ça rapidement en faisant juste un petit clic-droit sur un élément mail en venant sur ce qu'il s'appelle ici une « Règle » et je vais demander de toujours déplacer les messages de Laurent Valente, vers quoi ? Bah c'est à moi de définir ici le dossier de destination, en l'occurrence ici le sous-dossier de formateurs, de formation, de ma boite de réception. OK! Voilà qui a fait. Donc j’ai automatiquement ici un élément mail qui correspond à cet élément. Alors, petite précision : vous voyez quand même que la mise en forme conditionnelle que l'on a établie au départ ne portait que sur les éléments non lus hein, donc là, je l'ai plus en vert, donc bien évidemment pour tester ceci, je vais demander à Laurent Valente qu'il me renvoie un mail mais par contre je vais au préalable fermer tout ceci, pour vous montrer l'avantage de la fonctionnalité qu'on va voir ensemble après. Donc je reviens ici ouvrir les mails de Laurent Valente, je vais créer ici un nouveau message que je vais décider d'envoyer toujours, bah à Sabine. Voilà. Sur lequel je vais mettre « Test de routage » et je n'ai plus qu'à faire « Envoyer ». Et maintenant on va voir où arrive se fameux mail. Logiquement, il devra arriver dans son dossier. Seulement comment est-ce que je vais pouvoir le voir ? Certes, vous allez voir ici apparaître ce qui correspond à l'aperçu instantané mais en fin de compte le message il va se placer où ? Bah le message il va aller se placer dans le sous-dossier concerné, c'est-à-dire ici. Vous voyez ? Alors, comment est-ce que je peux faire pour visualiser rapidement ça ? Alors déjà vérifions, le mail est bien arrivé ici, il apparaît là. Ah ! Qu'est-ce qui se passe là ? Bah il est revenu bleu. Il est revenu bleu, pourquoi ? Parce que j'ai mis une règle tout à l'heure, c'est la mise en forme conditionnelle par rapport au dossier et ce qui n'est plus le cas puisque j'ai changé le dossier. Ok ! Bon, premièrement, moi ce que je voudrais c'est faire en sorte d'avoir quelque chose qui me permette d'avoir une visualisation ici rapide, eh bien des courriers qui sont non lus parce que pour l'instant je ne le vois pas. Alors ça, ça existe par défaut dans Outlook, c'est ce qui s'appelle des dossiers de recherche. On verra comment en personnaliser d'autres mais vous avez également ici, la possibilité d'afficher déjà certains dossiers de recherche existants. Si je me place ici sur les « Dossiers de recherche » et que je demande à visualiser tout ce qui existe, j'ai le premier dossier de recherche ici qui s'appelle « Courrier non lu », je valide ici sur « Courrier non lu », mais ça veut dire à nouveau qu'il faudrait que je vienne ici pour avoir ce filtre. Donc qu'est-ce que je vais faire ? Moi je vais me contenter en fin de compte de prendre cet élément-là et le déplacer vers quelque chose qui est ici et qui s'appelle les dossiers « Favoris ». Alors, qu'est-ce que c'est que les dossiers « Favoris » ? C’est ni plus ni moins encore une fois qu'un raccourci. Donc maintenant si je réduis tout ça, je vois bien ici que dans mes courriers non lus, bah, j'en ai huit puisque j'en ai un qui a été lu entre-temps. Mais je pourrais faire exactement la même chose à un instant « t », ici pour Laurent Valente parce que je vais travailler énormément avec lui en ce moment, donc j'aurais peut-être intérêt à venir rajouter ici un raccourci en termes d'accès plus rapide Ce qui fait que maintenant je peux réduire également tous mes sous-dossiers. Regardez que je vais demander à nouveau à Laurent de m'envoyer un mail pour bien vérifier ce qui se passe et vous allez pouvoir constater que j'aurais cette information directement, bah sur l'affichage, et du courrier non lu et de son sous dossier. Donc voilà en fin de compte l'intérêt de ces dossiers « Favoris ». Alors, on va faire « deuxième envoi », ok, « merci » et mon mail va bien arriver cette fois-ci bah directement à ces différents emplacements. Ici, je vais pouvoir les visualiser dès qu'ils vont arriver en fin de compte. Alors, on va attendre quelques petites millisecondes pour voir arriver ces nouveaux éléments. Voilà qui est fait, donc vous voyez bien que j'en ai deux dans le dossier de Laurent Valente et neuf dans les « Courriers non lus ». seulement cette partie-là, en fin de compte vous l'avez, oui c'est le paramétrage par défaut, a été bien conservée, ce qui n'est pas obligatoire hein, parce que dans les entreprises lorsqu'ils déploient les logiciels, ils peuvent déployer des affichages par défaut. Alors comment bénéficier de cet affichage de favoris ? Bah vous devez vous en douter c'est ici dans l'onglet qui s'appelle « Favoris » et c'est ce qui correspond à ce qui s'appelle « Volet des dossiers » là, c'est cette partie-là. Et ce « Volet des dossiers », bah je peux le personnaliser, je peux lui demander d'afficher ou pas afficher les favoris et vous voyez que ça, ça ne me permet plus d'avoir les raccourcis tel que je viens de vous le montrer mais je pourrais également lui dire : « oui, je les veux ». Par contre, cet affichage-là, je voudrais la voir réduit et vous voyez que ça ne me donne plus du tout la même chose ou la voir développé. Petite précision : vous allez avoir ces affichages absolument en termes de personnalisation partout où le fameux « Volet de lecture » qui est ici, mais également un affichage qui peut être pratique en termes de synthèse de vos éléments « Calendrier » de vos éléments « Tâches » ou de vos éléments ici « Contacts ». Donc voilà encore une fois une des exploitations en termes d'affichage d'Outlook, par rapport notamment à ce que l'on appelle les accès Favoris.

​Outlook 2016 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2016. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

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Date de parution :28 avr. 2016
Mis à jour le:7 nov. 2016

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