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L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Utiliser les dossiers virtuels et la recherche

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Vous allez voir comment accéder à l'affichage de la recherche. Définissez également les options de recherche par dossier et par plage de dates.
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Transcription

Passons donc comment voir ensemble comment optimiser ces affichages. On a vu que tout ce qui était tri, filtre, était disponible oui mais pour chaque dossier. Moi ce que je voudrais vous montrer, c'est qu'il existe déjà de façon native et par défaut, ces éléments qui vont me permettre d'avoir une vue globale sur la totalité de mes éléments courrier, c'est ce qu'on appelle les dossiers virtuels. Ces dossiers virtuels, il y en a déjà trois de crée par défaut, c'est ce qu'on appelle les messages avec une priorité élevée, vous vous souvenez du petit point d'exclamation en rouge, et lorsque je viens lui demander d'afficher cette vue, et bien on va pouvoir constater que ces différents éléments ne proviennent pas d'un seul et même dossier, à savoir que j'ai ici des éléments qui proviennent ici de ce qui correspond au projet formation, mais également ici de ce qui correspond à proprement parler au sous-dossier Outlook. Et bien évidemment si je reviens ici sur ma boite de réception, et que je rajoute sur cet élément mail, ici un élément de type priorité haute, vous allez constater qu'immédiatement je vais avoir ces informations qui arrivent ici dans mon dossier virtuel. Alors je vais avoir cela pourquoi priorité haute, tout ce qui a été marqué comme étant indicateur de suivi, vous savez effectivement les petits drapeaux et bien je vais voir ça également pour la totalité en fin de compte de mes différents éléments, mais je vais de la même façon en rajouter un autre ici sur ma boite de réception, ici j'en avais un, mais là il faut que je fasse quelque chose pour rétablir la bonne adresse mail donc si je viens ici assurer un suivi, même de cette semaine, peu importe, regardez que automatiquement je vais avoir cet élément qui arrive ici. Bien évidemment j'en aurais un autre signe de suivi ici avait été mis dans le temps avant la date d'aujourd'hui ce qui est pas mon cas, mais il aparaîtrait bien évidemment ici au niveau des messages en retard. Donc, ça c'est très bien par rapport à ce qui existe déjà. Malgré tout, moi, j'ai peut-être des besoins supplémentaires qui n'existent pas par défaut. Alors, c'est ni plus ni moins ces dossiers virtuels, que des recherches d'ailleurs vous voyez que dès que je suis positionné sur un élément, j'ai bien ici l'onglet de recherche qui apparaît, alors maintenant nous allons voir ensemble comment pouvoir créer des dossiers virtuels de recherche de manière à avoir des choses qui me correspondent de façon plus fine. Je me place sur un des éléments de ma boite de réception, et de mes sous-dossiers, en activant la recherche en cliquant sur la zone de recherche qui est tout à fait en haut à droite, et déjà, premièrement je vais pouvoir lui définir quel est en fin de compte le périmètre de la recherche. Est-ce que c'est le dossier actif et ses sous-dossiers? Honnêtement le dossier actif ce n'est pas utile. Puisque vous avez ça rappelez-vous directement dans les tris et les filtres. Déjà, les sous-dossiers ça aurait été peut-être intéressant. Mais moi j'aimerais bien mettre ça en place sur toutes les boites aux lettres, donc c'est à dire la totalité de mes éléments courrier. Et puis ce qui m'intéresse moi, je vais vous dire ce n'est même pas les éléments mails, je vous ai parlé des catégories, des éléments de type couleur, où j'avais défini mes projets, mes formations, sachez que ces catégories, elles sont transverses à la totalité des modules d'outlook. Que se soit au niveau du calendrier, des contacts, des tâches ou des notes. Donc j'aimerais bien avoir moi sur la totalité de mes éléments outlook, et pas exclusivement ce qui correspond au courrier une indication qui soit en fin de compte la catégorie, qui est la catégorie de projets. Et regardez que je vais lui demander tous les éléments d'outlook, après, je vais passer sur le mode avancé, pour lui dire, c'est pas l'élément qu'il contient qui m'intéresse par contre c'est la catégorie. Qu'elle est cette catégorie? Moi je voudrais la catégorie qui correspond au projet. Et du coup, regardez que j'ai automatiquement ici l'affichage de ce qui correspond à des éléments mails, mais également, on le verra un peu plus tard à un élément de type contact, avec la catégorie égale à projet. Alors c'est bien, ça m'a permis de faire une recherche ponctuelle. Mais ça, je vais souvent en avoir besoin. Donc ce que je vais faire ici, c'est enregistrer ma recherche. Et dès que je vais enregistrer ma recherche, il m'a automatiquement crée ici un dossier virtuel, que bien évidemment, je n'aurais plus qu'à renommer en disant ici que c'est ma catégorie projet. Et donc, voila comment je vais avoir à ma disposition, de façon globale comme les autres, les éléments interactifs qui correspondent au projet. Pour bien vous le montrer, je vais revenir ici dans ma boite de réception et définir une catégorie sur ce mail, qui est la catégorie projet. Et puis même je vais sortir un petit peu de mes éléments courriers pour passer au niveau de mes contacts, et ici je vais choisir le contact qui est Augusto Simoes, je vous ai dit c'était une fonction transverse, auquel je vais affecter cette catégorie de projet, maintenant quand je reviens au niveau de mon courrier pour pouvoir justement exploiter ces dossiers virtuels regardez que j'ai beaucoup plus d'informations ici, dans mes catégories de projet.

L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

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Date de parution :17 nov. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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