L'essentiel de Project 2016

Utiliser les différentes vues

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Découvrez les modes d'affichage de Project et, plus particulièrement, le diagramme de Gantt. Vous aborderez également les différentes options d'affichage.
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Transcription

Nous allons maintenant voir les types d'affichage de MS Project. L'affichage par défaut lorsque vous ouvrez un nouveau projet, lorsque vous créez un projet, vous ouvrez MS Project pour la première fois, vous vous retrouvez dans l'affichage du diagramme de Gantt. À la droite ici, nous avons la version du graphique, donc la version aperçu qu'on a en plus au niveau du diagramme de Gantt. Et à la gauche ici, ce sont les données, le nom de vos activités et quelques données spécifiques face à vos activités. Si je vais changer mon affichage, il existe plusieurs méthodes pour changer d'affichage, plusieurs sources où vous pouvez trouver les options pour changer votre affichage. Je suis sous l'onglet « Tâche » et j'ai ici le diagramme de Gantt. Si je clique sur ma flèche vers le bas, ça va me donner des choix qui s'offrent par défaut via Microsoft Project. On peut voir dans le bas que j'ai l'option « Plus d'affichages », donc je clique. Et ça me donne la liste de tous les affichages disponibles via Microsoft Project. Évidemment, certains de ces affichages sont très peu utilisés. C'est pour cette raison que Microsoft Project fait un tri. Au lieu de montrer toutes les possibilités, il nous montre les plus couramment utilisées. Donc je clique sur « Annuler ». Je reviens ici dans « Tâche ». Sous mon diagramme de Gantt, je clique à nouveau sur ma petite flèche vers le bas. Voyons voir quelques-uns de ces affichages. Nous allons commencer avec le diagramme de Gantt. Suivi logique, nous allons ensuite revoir des suivis Gantt. La particularité de cet affichage de suivi Gantt, c'est souvent utilisé lorsque votre projet est en cours d'exécution. Lorsque vous planifiez votre projet, on prend la vue diagramme de Gantt. Lorsqu'on commence à exécuter le projet, on le met à jour, on fait des suivis. À ce moment-là, utilisez la vue suivi de Gantt. Et la vue recommandée est la vue la plus efficace pour faire des suivis sur votre projet. Je vais ici faire un zoom arrière sur mon diagramme de Gantt. Je vais le recentrer. Donc ce qu'on peut voir a priori, on a ici le chemin critique qui est bien surligné. Donc, on voit que les chemins critiques sont en rouge, les activités non critiques ici sont en bleu. Et comparativement au diagramme de Gantt, la vue précédente, on voit que les rectangles ici sont légèrement plus minces. La raison est fort simple. Les carrés sont plus petits, car lorsqu'on fera notre référence de base, à ce moment-là, nous allons avoir le carré pour ce qui était notre référence de base qui se retrouvera en dessous et le carré pour l'activité qui se trouvera par dessus. Et ça nous permet d'avoir visuellement une idée d'où est-ce qu'on est rendu dans notre projet, de voir une revue rapide pour pouvoir faire le suivi et savoir quelles sont les activités qui sont en avance ou en retard face à notre référence de base. Une autre vue possible que nous pouvons utiliser, ce sera le tableau des ressources. Le tableau des ressources, ici nous avons des ressources déjà préentrées dans le projet. Ce sera la vue que vous allez utiliser pour faire effectivement l'entrée des ressources. C'est dans cette vue que vous allez entrer le nom des ressources, le type de ressources, ensuite entrer les initiales et les coûts horaires. Donc ça va vous permettre d'entrer les données au complet, d'avoir votre liste complétée ici. Et ensuite vous pourrez les assigner via les activités. Donc c'est un peu la vue pour faire l'entrée de données. Ensuite, si je clique encore à nouveau sur la flèche vers le bas, nous voyons maintenant l'affichage calendrier. L'affichage calendrier, comme il s'appelle donc, ça nous permet de voir les activités dans le temps sur une vue vraiment calendrier, donc une vue vraiment de base. Ça nous permet de voir quelle activité va arriver selon les dates dans le mois, selon le mois, l'année. Donc on peut changer et aller voir quelques-unes des activités et savoir ce qui se passe durant le prochain mois, par exemple. Si je clique encore ici à nouveau sur la flèche vers le bas, nous voyons le planificateur d'équipes. Donc c'est de revoir quand est-ce que les ressources seront utilisées sur notre projet. C'est une vue via les ressources spécifiquement. On peut voir quand la ressource travaillera sur une activité précise du projet. Ensuite, le tableau des ressources, nous l'avons déjà vu. L'utilisation des tâches, c'est encore une fois un autre genre de calendrier. Il voit selon les tâches chaque ressource. Et on va voir, lorsque nous serons vis-à-vis, la ressource ici, si je tends vers la droite. Donc je peux voir, pour la première étape du début du projet, mon gestionnaire de projet. Le lundi, il travaillera 8 heures sur cette étape. Il ne retravaillera pas sur le projet. On peut voir ensuite l'étape suivante qui est de compléter l'étude de cas. L'ingénieur sénior et le département de marketing seront ceux qui travailleront sur le projet à tours de 8 heures chacun. Au total, j'ai 16 heures pour les deux ressources. Donc c'est une vue qui est à la fois intéressante au niveau des ressources également, lorsque le projet avance. On peut maintenant voir également « Chronologie ». C'est tout simplement au niveau de la barre d'outils. On peut faire des manipulations sur ce niveau-là. Voyons voir le formulaire des ressources, c'est pour les gestionnaires de projet. Donc chaque ressource, sur quelles activités ils seront assignés, à quel niveau. Et on peut essayer de placer tout ce qu'on peut entrer, des durées réelles également. Formulaire de tâche, donc c'est un peu l'équivalent du formulaire de ressources. Cette fois, c'est juste d'entrer le nom de la tâche et de remettre des ressources assignées sur la tâche. Donc on peut voir évidemment une activité si même nous n'avons pas de ressources. Et nous allons ainsi de suite. « Utilisation des ressources », c'est un autre également utile. Donc on peut voir ici directement comment le gestionnaire de projet est surutilisé. Et on peut aller voir dans le calendrier à quel moment il se recommit en surplus et pouvoir essayer de voir quand est-ce qu'on peut faire des changements. J'essaye de trouver rapidement. Voilà. On voit au mois de janvier, il est suralloué à un taux de 16 heures alors qu'il est disponible seulement 8 heures. Une autre façon également d'atteindre ces différentes vues est via la barre ici complètement à gauche. Si je fais un clic droit et je fais « Barre d'affichage ». À ce moment-là, toutes les vues par défaut seront disponibles dans ma barre d'affichage, du côté droit. Donc je peux descendre avec le curseur ou monter et aller chercher. Je peux retourner directement au diagramme de Gantt. Donc c'est une façon plus rapide d'aller chercher l'affichage. Cependant, ce qui est dommage, c'est que nous avons déjà une vue assez restreinte pour entrer toute l'information dont nous avons besoin via MS Project. Donc à ce moment-là, c'est une des raisons pour laquelle nous gardons cette barre cachée. Cependant, une fois cachée, cela nous dit également sur quel affichage nous sommes. On peut également changer d'affichage via « Affichage », évidemment. Ici, les vues sont divisées vraiment au niveau plus size. Donc si je vois ce diagramme de Gantt, j'aurai seulement mes deux vues face au diagramme de Gantt. Si je vois sur mon planificateur d'équipes, c'est la seule vue que j'ai de disponible. Et on peut aller aussi sous l'onglet « Ressource ». Et nous avons encore une fois ici les mêmes affichages que sous l'onglet « Tâche ».

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Date de parution :22 déc. 2017

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