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Excel 2016 : Importation et exportation de données

Utiliser les connexions existantes

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Découvrez un exemple d'utilisation des connexions existantes. Apprenez aussi à gérer des connexions fantômes.
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Transcription

Nous avons appris précédemment comment renommer une connexion, définir ses propriétés d’actualisation, ou également comment en supprimer une. Parfois, il y a une autre fonctionnalité qui est intéressante relativement aux connexions : c’est la possibilité d’utiliser des connexions existantes. Effectivement, considérons que je crée une nouvelle feuille à la suite des feuilles existantes, et que cette nouvelle feuille, par exemple, je la nomme Ventes. Or, je sais que dans cette feuille, je vais aussi avoir besoin de la même table que j’ai ici dans XML. Or je n’ai pas envie de recommencer toutes les étapes de l’import. Or si l’on va ici dans Données externes, il y a une option qui se nomme Connexions existantes et en fait, ce que va faire Excel, c’est qu’il va vous montrer ici toutes les connexions que vous avez créées depuis le début de votre utilisation d’Excel. Ça veut dire principalement ici les fichiers ODC que nous avons créés plusieurs fois ensemble. Bien évidemment, il faut savoir que ces fichiers ODC si vous les avez déplacés, ils ne fonctionneront plus. Par contre, souvenez-vous qu'il nous reste une connexion qui s’appelle XML. Effectivement, ici dans Connexion, regardez, le tableau XML est toujours connecté à la connexion XML. Ce qui fait que dans une nouvelle feuille, je n’ai pas besoin de recommencer l’assistant d’import. Il me suffit de dire Connexions existantes, prendre ici XML et faire ouvrir, OK et OK. Et je me retrouve ici, encore une fois, avec un autre tableau. Maintenant le piège, dans Excel, et qui souvent a tendance à rendre les fichiers instables, c’est ce qu’on appelle les connexions fantômes. Effectivement, considérez que je supprime ici cette feuille Ventes et que j’enregistre le fichier Excel. Si maintenant je crée par exemple une nouvelle feuille, et que je me rends dans Données, Données externes, Connexions existantes, on voit qu’il y a XML qui est toujours là, ça c’est normal, mais d’un coup il y a XML1. Et puis on se dit : mais c’est quoi ? En fait, c’est le fichier XML qu’on a importé juste il y a quelques secondes. Et Microsoft Excel ne supprime pas les connexions qui ont été totalement supprimées au niveau visuel. Il les garde physiquement dans le cache de connexion du fichier. Alors là, pour se débarrasser de ces connexions fantômes, vous devez retourner dans l’onglet Données, dans le groupe Connexions, et ensuite aller sélectionner la connexion dite fantôme, et faire un Supprimer, OK. Et à ce moment-là, vous avez un fichier Excel qui n’a pas de connexion qui traîne inutilement et qui, à la longue, quand il commence à en avoir des centaines des connexions fantômes, peut rendre les fichiers instables. D’ailleurs pour l’anecdote, quand j’ai des clients qui ont des fichiers Excel qui n’arrêtent pas de planter, je fais souvent trois vérifications. La première c’est : est-ce qu’il y a une amélioration significative si je passe le fichier en xlsb ? Ensuite, deuxième vérification : dans Formules, je vais dans le Gestionnaire de noms pour voir si tous les noms ont des références. Parce que, souvent, ça m’arrive qu’il y a des centaines de zones avec de noms brisés. Et enfin, je vais dans Données, et dans Connexions. Ce sont les trois contrôles les plus fréquents que je fais. Par contre, il faut savoir que, même dès fois en faisant ces contrôles, les fichiers continuent à planter régulièrement chez certains de mes clients. et malheureusement là, je suis obligé de les renvoyer chez Microsoft, ou des fois on trouve que c'est suite à une mise à jour manquante. Donc voilà pour l’utilisation des connexions dans Excel, au cas où vous n'ayez pas envie de refaire un import depuis zéro.

Excel 2016 : Importation et exportation de données

Maîtrisez l’import de données depuis des sources externes avec Excel. Apprenez également à convertir celles-ci dans des formats adaptés aux exigences de vos interlocuteurs.

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Date de parution :19 déc. 2016

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