Outlook 2010 : Astuces et techniques

Utiliser les actions rapides prédéfinies

TESTEZ LINKEDIN LEARNING GRATUITEMENT ET SANS ENGAGEMENT

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Découvrez une des actions rapides d'Outlook 2010. Vous allez pouvoir répondre à l'expéditeur du message, en un seul clic, et en envoyant une copie à votre responsable.
04:26

Transcription

Nous allons voir ici une fonctionnalité extrêmement intéressante dans Outlook 2010. Cette fonctionnalité s'appelle Action rapide. Action rapide permet d'enchaîner les actions en un seul clic. Par exemple, vous devez répondre à un message ou transférer un message, en cliquant sur Transférer, vous allez ensuite saisir une adresse email et puis, envoyer le message. Ces différentes opérations, c'est quelque chose que l'on peut automatiser grâce à l'action rapide. Je me positionne, par exemple, sur un message que je veux transmettre à mon responsable. Je sélectionne ce message et je vais pouvoir utiliser l'action rapide, qui se trouve dans l'onglet Accueil. Et en cliquant sur Au responsable, je vais donc déclencher cette action rapide. Étant donné que c'est la première fois que j'utilise cette action rapide, je vais pouvoir choisir qui est ce responsable, c'est-à-dire à qui envoyer le message. Pour cela, je vais pouvoir choisir dans le carnet d'adresses ou grâce au bouton À, comme je le ferais sur un message. Je vais donc choisir Martin Dupont, mon responsable, et faire OK. Je peux enregistrer ce choix et, du coup, la prochaine fois que j'utilise cette action rapide Au responsable, il ne me demandera plus l'adresse de ce fameux responsable. Je fais Enregistrer. Je vais donc sur ce message et je vais pouvoir cliquer sur Au responsable. Vous voyez maintenant le système prend le message. Il transmet donc le message, en remplissant ici le destinataire comme étant Martin Dupont, comme je l'ai défini. Je n'ai plus qu'à saisir l'information. Cher Martin, Voici le message dont on parlait... Cordialement. Voici donc un message qui a été transféré en un seul clic au responsable, en remplissant simplement le corps du message. De la même manière, il y a des actions rapides, comme ici, un message d'équipe. Par exemple, en cliquant ici, je vais automatiser le remplissage d'information, tel que je vais définir un nouveau message, et, pour la première installation, à qui. C'est un message d'équipe, donc je vais définir les différents destinataires. En l’occurrence, je travaille avec Robert DeLaroue, donc je vais pouvoir choisir Robert DeLaroue comme étant membre de mon équipe. Évidemment, une équipe pouvant, dans un cas plus classique, avoir beaucoup plus qu'une personne, vous pouvez choisir la liste des personnes ou un groupe, exactement comme vous le feriez à partir d'un email. Je vais donc enregistrer cette action. Je vais donc pouvoir faire un nouveau message d'équipe et ce nouveau message apparaît ici, avec, directement, les destinataires de renseignés. Je n'ai plus qu'à saisir l'objet. On voit qu'il y a donc bon nombre d'éléments, comme ça, qui sont prédéfinis dans les actions rapides. Un autre élément très intéressant que je vais pouvoir trouver dans les actions rapides, est l'élément Terminé. Cet élément Terminé non seulement va me marquer que le suivi est fini et va donc me cocher, exactement comme si je venais ici, en faisant un clic droit, et que je choisissais Marquer comme terminé, mais en plus de ça, étant donné que ce message est bien terminé, il va me le déplacer dans un dossier de mon choix. Mon choix, la première fois, en faisant ça : quel est le dossier ? Alors, j'ai un dossier, dans lequel je range les éléments qui sont faits, que j'ai appelé Fait. Donc, il va y avoir comme différentes actions de cet élément terminé, Marquer comme terminé, puis, va déplacer le fichier, donc le message, vers le dossier Fait, et le marquer comme lu, si jamais il n'était pas lu. Je fais Enregistrer. Maintenant que cette action est définie, si je prends un document ici, de type email, et que je clique sur Terminé, il a donc réalisé les trois actions les unes derrière les autres, c'est-à-dire qu'il a marqué ça comme lu, il l'a déplacé dans le dossier Fait, et il l'a mis comme Terminé. Si je viens effectivement dans le dossier Fait, je vois qu'il y a bien cet élément qui est coché. Il a donc bien été déplacé, coché, et il est marqué comme lu, puisque l'enveloppe est bien ouverte. Voilà, vous voyez que ces actions rapides, cette petite fenêtre qui est là, c'est un véritable trésor, puisque vous allez pouvoir gagner énormément de temps et automatiser des manipulations que vous avez l'habitude de faire ou des manipulations que vous faites en plusieurs fois.

Outlook 2010 : Astuces et techniques

​Optimisez votre utilisation d’Outlook 2010. Exploitez le module Courrier, prenez en main le travail collaboratif avec les modules Calendriers et Personnes, etc.

1h37 (28 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
Logiciel :
Spécial abonnés
Date de parution :27 juil. 2017

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !