SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Utiliser le mode déconnecté de SharePoint

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Vous allez obtenir une vue Explorateur du contenu, des différentes bibliothèques SharePoint. Ainsi, exploitez rapidement les modes d'enregistrements locaux.
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Transcription

Nous avons pu constater tout au long de ces vidéos, que chaque fois que nous avons voulu peupler les différentes bibliothèques, ou nous sommes venus ici télécharger un document déjà présent localement sur notre ordinateur ou sur un partage réseau, ou nous avons utilisé ce qui correspond au type de contenu, c'est-à-dire la création d'un document à partir d'un modèle, directement à partir de SharePoint. Mais voyons voir un autre scénario d'usage. Imaginons comme c'est mon cas, je viens ici de recevoir par mail, un document, et ce document, je dois l'enregistrer sur une bibliothèque SharePoint, je fais appel à des sous-traitants, et ce sous-traitant vient de m'envoyer un nouveau plan de cours. Si je me place ici dans Outlook, et que je viens sur la pièce jointe, si je fais Enregistrer sous, ou Enregistrer toutes les pièces jointes. Seuls des emplacement locaux ou des emplacements réseau vont m'être proposés. Moi, ce que j'aimerais bien, c'est ne pas être obligé de faire Enregistrer sous localement par exemple sur mon bureau, et après, le télécharger sur SharePoint. Donc pour ceci, je vais pouvoir utiliser quelque chose que vous avez peut être remarqué sur toutes les bibliothèques sur lesquelles nous avons travaillé, qui est ce petit bouton qui s'appelle Synchroniser. Synchroniser en fin de compte, va permettre de faire une copie locale de la bibliothèque sur lequel vous êtes à l'heure actuelle, avec un affichage, comme si c'était un dossier sur votre ordinateur. Et donc, quand j'aurais cet affichage coté Explorateur Windows, je pourrais rapidement et simplement enregistrer des documents à l'intérieur. Voyons voir, donc je me mets ici sur la bibliothèque qui s'appelle Documents, et je choisis Synchroniser. Il me demande si je veux synchroniser même dans cette bibliothèque, je lui réponds oui. Et il me propose de le synchroniser à un emplacement que je vais vous montrer après, bien évidemment dans l'explorateur, donc je lui dis OK, synchronise maintenant. Voilà, il est en train donc de faire l'équivalent d'une copie locale, nous sommes bien d'accord, et maintenant, si je lui demande de m'afficher mes fichiers, il va donc m'ouvrir la fenêtre de mon expolrateur avec ici, une entité qui s'appelle SharePoint, dans lequel je vais retrouver la totalité de mes documents, les documents présents, nous sommes bien d'accord dans cette bibliothèque. Et vous voyez le petit v vert qui indique que le document est bien à sa dernière version. Donc, ça veut dire quoi ? Ça veut dire qu'ici, j'ai quelque chose qui correspond à la déclinaison d'un emplacement qui est pourtant un emplacement Web. C'est ce que l'on appelle les affichages WebDAV. Donc, si je fais ça par exemple avec la bibliothèque qui s'appelle Plan de cours, ce que j'ai déjà fait précédemment. Ça veut dire que dans ce qui correspond à SharePoint, je vais me retrouver avec la bibliothèque Documents que j'ai synchronisée avec vous, et la bibliothèque de Plan de cours. Ici, c'est quelque chose que je vois dans mon explorateur maintenant. Ça veut dire quoi ? Ça veut dire tout simplement la chose suivante : Quand je reçois un document ici, et que je veuille l'enregistrer directement sur SharePoint, je n'aurais pas besoin de passer par une étape intermédiaire, je vais pouvoir choisir de faire Enregistrer sous. De venir choisir l'emplacement qui est l'affichage de SharePoint, dans quelle bibliothèque ? Celle qui s'appelle Plan de cours, et je peux lui garder son nom, je n'ai plus qu'à faire Enregistrer. Voyons voir maintenant ce qui se passe coté SharePoint dans la bibliothèque de Plan de cours. Voilà, on va réactualiser quelque petites secondes, et voyez que j'ai bien récupéré ce document qui est donc le Plan de cours où les différentes informations sous forme de pièces jointes qui m'ont été envoyées par mail. Alors, c'est important, pourquoi ? Parce qu'à chaque fois que aurez besoin d'accéder à la représentation visuelle d'un élément, que ça soit encore une fois un document Word, Excel, PowerPoint, Visio, je vais pouvoir avoir cette vision ici, dans mon explorateur, sous forme d'affichage, et on va dire, tel que vous avez l'habitude de le concevoir. Ça veut dire également que je vais pouvoir rapidement venir positionner des éléments, ou ouvrir ici les fichiers sans être obligé de passer par mon navigateur Web. Alors, attention, c'est bien Synchronisation, donc si par exemple, je vais déplacer ici cette fenêtre sur le coté et en ouvrir une autre. Si je viens ici ouvrir une autre fenêtre d'explorateur, et que je décide de prendre un document ici, ou même un document qui se trouve par exemple dans Plan de cours puisque je peux le faire d'une bibliothèque à l'autre, je vais avoir la possibilité de faire un copier ici, et venir faire un coller dans cette vision explorateur. Donc, regardez que pour l'instant il n'y a pas encore la petite indication verte comme quoi, c'est synchronisé, voilà qui est le cas. Maintenant, si vous retournez avec moi voir ce qui se passe dans la bibliothèque qui s'appelle Documents, vous allez pouvoir constater qu'on vient bien de récupérer ce document. Donc, voilà une autre méthode de travail qui peut être très utile dans certains cas de figure, notamment comme on vient de le voir avec les pièces jointes reçues par mail, pour pouvoir travailler avec mes documents Office et directement avec SharePoint.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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