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L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Utiliser l'assistant de planification

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Allez plus loin avec les notions de disponibilité des participants et de ressource. Prenez en main l'assistant de planification.
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Transcription

Voyons voir quelle va être la réponse de Gérard Lambert concernant cette invitation à ma réunion de suivi de projet. Je viens de voir arriver son mail, donc je vais revenir ici sur la partie gestion de messagerie, et effectivement, je vois bien le mail de Gérard Lambert qui me marque qu'il est malheureusement en déplacement cette semaine-là. Et donc, il a refusé ma réunion. Comment se fait-il que je n'ai pas été eu courant. Et bien tout simplement parce que je ne me suis pas renseigné dans un tout premier temps sur sa disponibilité. Rappelez-vous, je vous remontre comment j'ai réalisé cette invitation, je suis venu ici sur réunion, j'ai choisi la date et l'heure, j'ai mis l'objet, et j'ai juste choisi la personne à qui je voulais envoyer cette réunion. Ce qui fait qu'à aucun moment, je n'avais une idée même approximative du fait de savoir si Gérard était disponible sur ces créneaux horaires. C'est tout l'intérêt de ce petit bouton ici, qui s'appelle l'assistant planification. Donc c'est ce que je vais refaire maintenant, je vais revenir ici, je vais dire donc je vais voir si on peut pas positionner ce suivi de projet la semaine suivante mais avant cette fois-ci de l'envoyer, je vais peut-être aller faire un tour dans ces options de planification. Alors je remets mon créneau horaire, le comportement reste exactement le même à savoir demander la réponse, autoriser une proposition, par contre cette fois-ci ce n'est pas là que je vais choisir le destinataire, c'est ici dans cet affichage particulier qui me permet d'avoir de façon globale l'affichage de la disponibilité de mes collaborateurs. Alors j'ai bien dit la disponibilité c'est à dire que je ne vais pas voir ce qu'ils font à l'intérieur, par contre regardez si je viens ici et ajouter mon utilisateur, mon collègue Gérard Lambert, que je définis son niveau en fin de compte d'invitation, si c'est facultatif obligatoire, si c'était une salle ça aurait été classé ici dans les ressources, bon, je dis que la présence de Gérard est obligatoire, et je ferme cette fenêtre effectivement en date du 24 vous voyez que je vois bien qu'il est disponible. Mais on va faire un petit test puisqu’il m'a dit qu'il était pas disponible en date du 16, je vais retourner voir effectivement, regardez, si j'étais venu utiliser l'assistant planification, là je voyais bien que Gérard était occupé. Voyez qu'en aucun je ne vois ce qu'il a mis, mais par contre je vois bien qu'il est occupé. Donc, tout l'intérêt est de venir choisir le ou les participants parce que je ne suis pas évidemment limité à un participant, j'ai la possibilité à tout moment si je reste un petit moment sur la génération de ma réunion, de ré-actualiser ici pour être sûr d'avoir la bonne indication concernant mes différents invités en quelque sorte. Et je pourrais rajouter autant de personnes qu'il me faut, je vais rajouter par exemple Angelina, voilà, quand je viens rajouter Angelina ici j'ai bien sa disponibilité qui va apparaître avec le fait de savoir si elle, elle est disponible ou pas. Vous voyez que encore une fois c'est une possibilité que je vais avoir pour chaque participant, ou pour chaque ressource comme les salles, ou autre ressource enregistré en fin de compte dans votre serveur de messagerie. Une fois que j'ai ces indications, et encore une fois j'aurais vu par exemple qu’Angelina Joly n'était pas disponible, je pourrais dire simplement ici que moi je ne veux plus d'Angelina Joly, je supprimerai en fin de compte le fait de lui avoir envoyé une invitation. Maintenant, je repasse ici, alors tant qu'à faire, je me remets sur la bonne date parce qu'il m'a déjà répondu que le 16 il était pas disponible, voila tout le monde est dispo, maintenant je repasse ici, sur la partie qui concerne le rendez-vous à proprement parler, et voyez que c'est venu automatiquement s'alimenter. Donc là je peux venir effectivement rajouter mon objet, alors on va faire : suivi, projet, modifier et je n'ai plus qu'à faire maintenant envoyer, alors ça ne veut pas dire bien évidemment qu'il va automatiquement accepter cette réunion, mais c'est à dire que je n'aurais pas eu au moins à envoyer une invitation alors que j'avais vu qu'il était occupé toute la semaine. Vous voyez, je décide d'envoyer l'invitation. Voila en fin de compte comment je peux donc rapidement avoir déjà une indication par rapport à la disponibilité des participants donc de mes collaborateurs. Dernière petite chose, je n'ai pas modifié en fin de compte la première réunion que j'avais positionné ici en date du 16. ce que je vais faire pour ne pas surcharger mon agenda de choses qui n'ont plus de raison d'être, c'est ici de revenir sur cette réunion et de l'annuler et regardez que quand j'annule la réunion, je peux effectivement ce n'est pas une obligation, mais je peux envoyer l'annulation et donc prévenir les personnes que j'avais invitées au départ que cette réunion est annulée. Voila pour la partie comment est-ce que je gère la vision au préalable des disponibilités de mes collaborateurs.

L'essentiel d'Outlook 2016 pour Mac

Prenez en main les fonctionnalités d’Outlook pour Mac 2016. Envoyez des e-mails, organisez votre boîte de réception, gérez efficacement vos contacts, vos calendriers et vos tâches.

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Date de parution :17 nov. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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