SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

Utiliser l'application web de Word

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Découvrez le principe de fonctionnement de Word Online. Passez en revue le mode de navigation, les options de la version web, ainsi que les possibilités de visualisation, d'édition et de coédition.
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Transcription

Maintenant que nous avons vu la structure des éléments que nous allons pouvoir mettre dans nos différents sites SharePoint, bibliothèques et les listes, nous allons commencer dans un tout premier temps à voir les interactions qui existent entre SharePoint et une application Office. Et nous allons commencer par Word. Pour ceci, je vais me déplacer dans une bibliothèque de documents dans lequel on va retrouver des documents Office, mais qui aurait pu contenir n’importe quel type de fichier. Mais comme j’ai dit que nous allons commencer à travailler avec Word, nous allons commencer à nous positionner sur un document Word. Et regardez que si je clique sur le lien du document, ce n’est pas dans un tout premier temps l’application Word de bureau, installée sur votre poste, qui va s’ouvrir, mais son application web. Et du coup, vous pouvez constater ici qu’apparaît bien ce qui correspond à Word Online. Word Online, c’est quoi ? C’est l’équivalent de ce que l’on peut avoir sur Excel, Powerpoint, et également Outlook. Outlook, ça fait un petit moment qu’on connaît cette fonctionnalité-là. On pouvait avoir Outlook installé sur notre poste, mais malgré tout, dans des situations de mobilité on pouvait avoir accès également à nos mails, si cela avait été paramétré bien évidemment, par l’intermédiaire d’un webmail, c'est-à-dire d’une application web pour Outlook. Dorénavant, nous avons la même chose pour Word, Excel, Powerpoint, OneNote, directement dans nos sites SharePoint. Et c’est ce qui s’appelle Word Online. Word Online, c’est donc une application web. Qui dit application web dit quel est le logiciel qui ouvre les documents. Le logiciel qui ouvre les documents, c’est mon navigateur web. Donc regardez que je ne suis pas dans un environnement Word. C’est bien ici la fenêtre de mon navigateur que j’ai. Donc déjà première chose à retenir : faites attention, lorsque vous avez fini de visualiser ou de modifier un document, ne venez pas chercher la petite croix ici. Cette petite croix fermerait votre navigateur web. Alors comment est-ce que je peux retourner rapidement vers l’emplacement de départ, c'est-à-dire ma bibliothèque ? Vous pouvez constater ici, qu’apparaît le nom du site d’où provient ce document. C'est-à-dire que si je clique ici, je vais me retrouver immédiatement dans la bibliothèque de laquelle je suis partie. Donc reprenons dans un tout premier temps. Je clique sur un document. Si la bibliothèque a été paramétrée avec des paramètres classiques et standards, vous allez l’ouvrir dans l’application web de Word. Deuxièmement, je suis pour l’instant en visualisation. Mais peut être que j’aimerais, moi, commencer à travailler sur ce document. Donc nous allons voir qu’est-ce qui est à notre disposition dans cette barre. Bien sûr, j’ai le nom du document. J’ai la possibilité de l’imprimer, de le partager avec d’autres, de rajouter des commentaires. Mais ce qui m’intéresse là, pour l’instant, c’est le fait que j’ai également la possibilité de passer en modification. Visualisation, modification. Et lorsque je décide de modifier ce document, vont s’offrir à moi deux possibilités : modifier dans l’application normale de bureau, Word, ou le modifier dans cette application web. C’est ce que nous allons choisir dans un tout premier temps. Je vais donc choisir de modifier ce document dans le navigateur. Donc voyez que c’est toujours Word Online qui s’ouvre. Si ce n’est que là, la partie qui correspond à la partie haute est un petit peu modifiée, puisque j’ai bien accès ici au ruban, un petit peu de la même façon qu'on l'a dans l’application bureau. Nous allons voir le détail bien évidemment ensemble. Mais bien évidemment, j’ai également la possibilité de retourner à ma bibliothèque. Donc le lien que vous aviez ici, tout à l’heure, se retrouve là, puisqu’il a fallu laisser la place au ruban. Notion importante également : dans les applications web, ne cherchez pas la petite disquette Enregistrer. Pourquoi ? Parce que toutes les modifications que vous allez faire sont automatiquement enregistrées au fur et à mesure. Je vous montre. J’ai ici du texte. Je vais décider de mettre la référence de mon cours avec une police de caractères différente. Donc voyez que ce sont des options que j’ai maintenant dans l’application web, même par l’intermédiaire de ma petite barre d’outils. Donc je vais pouvoir choisir ici de le mettre, par exemple en couleur rouge, en gras. Mais regardez qu’on a bien évidemment, à l’instar de ce qu’on connaît sur l’application de bureau, beaucoup plus de possibilités. Ici sur l’onglet Accueil, je vais retrouver tout ce qui concerne la mise en forme de ma saisie. Mais je vais retrouver également dans l’onglet Insertion, le fait de pouvoir insérer des objets, des tableaux, des images, des en-têtes et des pieds de pages, etc. J’ai l’onglet qui correspond à la mise en page, l’onglet Révision qui va me permettre d’afficher les commentaires, d’afficher ce qu’on appelle l’activité de modification, et l’onglet Affichage qui me permet de définir quel est l’affichage de confort que je veux dans mon application web. Mais revenons à l’onglet Insertion. Si j’avais besoin, moi, ici de rajouter un élément, ce que je vais faire, par exemple un tableau, regardez que je vais retrouver de la même façon les comportements qu’on a l’habitude de connaître lorsqu’on se retrouve sur l’application cliente. C'est-à-dire que j’ai inséré un objet, j’ai des outils contextuels, exactement de la même façon, avec le premier onglet qui me permet de définir les caractéristiques générales de mon tableau, ne serait-ce que lui mettre ce qu’on appelle sa mise en forme. Et puis le deuxième onglet qui me permettrait par exemple de venir travailler sur les parties constituantes de mon tableau, donc insérer une ligne au-dessus, en-dessous, à droite, à gauche, bref de continuer à travailler sur mon tableau. Je reviens ici sur l’onglet Accueil. Je vous ai dit que je n’avais pas de disquette pour enregistrer. Allons le vérifier. Je reviens donc ici sur la bibliothèque de départ. Je peux constater tout de suite que c’est bien effectivement moi, Nathalie Roussel, qui ai modifié ce document. Et si je vous montre ce qui se passe par l’intermédiaire des trois petits points qui sont ce qu'on appelle les aperçus dynamiques de documents, bien évidemment à condition que dans votre entreprise ça a été mise en place, vous pouvez constater que vous visualisez bien les modifications que j’ai apportées : l’insertion de l’objet et la modification de la mise en forme. Donc première étape : j’ai pu visualiser mon document dans l’application web, et j’ai pu également modifier ce document dans l’application web. Mais ça va beaucoup plus loin que ça. C'est-à-dire que dorénavant j’ai la possibilité, lorsque je décide de travailler avec plusieurs personnes, de travailler en ce qu’on appelle scénario de coédition. Je m’explique. Avant, je vous avais ouvert ce document. Moi, j’arrive sur ce document. Si le document était positionné sur un partage réseau tel qu’on les utilisait au préalable, vous étiez en lecture seule. Il fallait attendre que je libère ce document pour que vous puissiez, vous, effectuer vos modifications. Ce qui ne va plus du tout être le cas. Mon collègue Laurent Valente, vient d’ouvrir le document. Pour l’instant, il est juste en visualisation. Mais regardez qu’il va passer immédiatement en modification. Même si vous, vous ne le voyez pas puisque c’est sur un deuxième écran, vous allez pouvoir visuellement ici constater que quelqu’un d’autre est en train de coéditer ce document. Et vous pouvez même voir ici les différentes personnes, puisque là, on n’est que deux. Mais on aurait pu être à plusieurs à coéditer en même temps. Et si mon collègue fait une modification, en l’occurrence il va faire une modification dans le document, vous pouvez même visualiser où est-ce qu’il se trouve. Et vous allez pouvoir visualiser au fur et à mesure les modifications qu’il va réaliser sur la partie sur laquelle il est positionné. Et donc vous pouvez constater au fur et à mesure des modifications de Laurent Valente, je vais voir ce qui s’y passe. J’aurais pu également commencer une discussion instantanée avec mon collègue, pour discuter et débattre de la constitution réelle de ce document. Troisième étape : coédition. Mais il peut arriver également que j’aie besoin d’aller un peu plus loin et de travailler peut-être avec des fonctionnalités qui ne sont pas présentes ici sur l’application web, qui sont ce qu’on appelle les applications ou les fonctionnalités un peu plus plus, comme le fait de créer une table des matières, le fait de faire du publipostage. Il n’empêche qu’à tout moment, je peux continuer à lui demander de travailler dans ce document, mais dans l’application cliente, c'est-à-dire dans Word, après lui avoir confirmé que je voulais bien ouvrir ce document dans Word. Automatiquement, je vais me retrouver cette fois-ci dans mon application classique, application Word, application Word dans laquelle je retrouve les deux onglets qui ne sont pas présents dans l’application web. Et puis je voudrais vous montrer également autre chose, qui est un petit peu différente de ce que l’on connaît. À partir du moment où le document est positionné sur une bibliothèque SharePoint, vous allez retrouver ici sur la petite disquette qui concerne l’enregistrement, un petit symbole avec 2 flèches vertes, qui indique qu’en fin de compte je suis synchronisée avec ma bibliothèque. Ce qui fait que si je venais rajouter ici par exemple quelque chose, ne serait-ce que dans mon tableau... J’ai rajouté ici Date. Je vais décider de changer la couleur de la police de caractère, histoire que vous le voyez bien. Ok, j’ai fait une modification. Regardez que si je viens juste fermer ce document, lui demander bien évidemment de l’enregistrer, vous allez pouvoir visualiser tout de suite en bas que le document a été remis bien évidemment à sa place sur la bibliothèque. Je reviens donc maintenant sur cette bibliothèque. Vous pouvez visualiser tout de suite que c’est bien Nathalie Roussel qui a fait des modifications il y a quelques secondes. Et retournons voir dans la partie Aperçu Dynamique, et vous allez pouvoir visualiser et constater tout de suite que j’ai bien la modification qui a été réalisée, cette fois-ci dans l’application de bureau. Pour conclure cette première interaction avec Word : on a la possibilité à partir de SharePoint, d’utiliser l’application de bureau Word, l’application web, c’est donc Word Online, juste pour la visualisation, pour la modification, ou la modification avec plusieurs de mes collègues, c'est-à-dire la coédition. Voici donc une des premières interactions que l’on va avoir entre Word et SharePoint.

SharePoint 2013 : Interactions avec Microsoft Office

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