SharePoint 2016 : Les flux de travail

Utiliser l'action de tâches et les formulaires

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Votre formateur vous montre de quelle manière un processus de flux de travail peut s'appuyer sur un formulaire.
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Dans ce scénario, les internautes peuvent proposer des jouets à la vente sur votre site web. Pour cela ils doivent remplir un questionnaire. Ce questionnaire est l’objet du flux de travail. Donc l’objet du processus est de qualifier les objets en vente, de connaître leur qualité, leur quantité. Et si l’objet est d’occasion, le vendeur doit remplir un questionnaire supplémentaire sur l’usure de l’objet et son état de fonctionnement. Indépendamment de l’état de la pièce, le vérificateur, vous-même en réalité, doit renseigner un formulaire supplémentaire pour confirmer les affirmations du vendeur, vous-même en l’occurrence. Allez, on construit donc ce workflow. Donc vous allez l’associer à Affaire. Vous l’appelez donc wf03B, par exemple. OK. Maintenant, il s’agit d’indiquer ce qu’on veut faire. Donc la première action à faire, c’est d’avoir un formulaire d’initiation qui pose la question au client. Eh bien, on va aller ici dans Paramètres de formulaire d’initiation. Et là vous allez ajouter tout simplement les champs du formulaire d’initiation. Faites Ajouter. Donc la première question qui va être posée concerne l’état. Donc on va le mettre : Etat de l’article. Voilà. Donc la question c’est : quel est l’état de l’objet ? On va alors proposer un choix, Faites Suivant. Ici je vais directement copier-coller des valeurs, et je vais vous les expliquer tout de suite après. En fait ici, l’objet il peut être neuf, d’occasion, de collection. Mais vous avez une petite barre verticale qui permet d’avoir un texte plus complet. Et donc ça signifie que le vendeur va avoir un peu plus d’explication sur qu’est-ce que c’est qu’un article de collection. Ici, ça veut dire qu’il date d’avant 1950, par exemple. Donc vous allez Terminer. Pour l’instant, ça c’est bon. Ça c’est l’état de l’article. Maintenant ce qui nous intéresse, c’est la quantité. Donc là ici, je vais ajouter une quantité, voilà. Hop, ça sera simplement un nombre. Très bien, Suivant. Valeur par défaut, je vais mettre 1 quand même. On peut mettre une valeur minimale, 1 et 10. Ça me paraît bien. Terminer. Maintenant que le formulaire d’initiation va se lancer au lancement du workflow, ce que j’ai besoin de faire, c’est effectivement d’avoir des informations complémentaires dans le cas où l’objet est d’occasion. Donc je vais mettre une condition : Si, donc là ici on va tout simplement aller chercher l’état qui se trouve dans les paramètres et variables. Ici vous avez l’état de l’article, voilà, c’est ça, si l’article est d’occasion, donc là il suffit de le mettre en toutes lettres, voilà : Si Occasion je veux à ce moment-là avoir des informations complémentaires. Donc pour cela, eh bien je vais utiliser une action qui s’appelle Assigner un formulaire. Je peux assigner donc un formulaire à un groupe, même si là ce n’est qu’une seule personne. Je clique sur Formulaire personnalisé. Voilà, j’ai un assistant qui se lance. Et là, je vais pouvoir créer les colonnes de mon formulaire. Donc j’ai déjà donné un nom à mon formulaire lui-même. Donc ici, j’ai envie de savoir l’état d’usure, etc. des objets d’occasions. Donc on va l’appeler Occasion tout simplement. Ici, Questionnaire pour connaître, très bien. Et maintenant je peux créer mes champs. Je vais ajouter, par exemple le fonctionnement : est-ce qu’il fonctionne ? Fonctionnement. Voilà, est-ce qu’il fonctionne ? Oui/Non. Donc Oui/Non est tout en bas. Suivant. Valeur par défaut, on va dire Non. Terminer. Et comme c’est un objet d’occasion, je veux savoir son état d’usure. Donc je vais ajouter Usure. Indiquer l’état d’usure. Je vais indiquer que c’est de type choix. Alors je vais faire simple. Je vais mettre simplement les valeurs. Je n’autorise pas les champs vides. Terminer, Terminer. Alors, il faut quand même que j’assigne évidemment. Alors ça va être moi en l’occurrence ici, mais voilà, on va faire ça. Maintenant il faut vérifier le travail. Donc pour cela je vais créer justement un autre formulaire, en assignant une tâche au vérificateur. Donc je vais faire Assigner une tâche, c’est ça. Cette fois-ci c’est une simple tâche. Ici je vais dire Vérification, par exemple Vérification, donc Contrôle des déclarations par exemple, des déclarations. Ici je vais mettre un titre un petit peu plus significatif quand même. Plutôt que Contrôle, je vais mettre Contrôlez les déclarations du vendeur sur la base des photos pour l’état. Voilà, à moins qu'une consigne un petit peu claire. Et là, je peux maintenant cliquer sur Terminer. Et là, ça va être vous-même évidemment, moi en l’occurrence. Je vais publier directement. Parfait. Et là je vais donc dans Affaire, Créer un nouvel élément. Je vais l’appeler Poupée. Donc là je joue le rôle finalement de l’internaute. Je vais lancer le workflow, ÉLÉMENTS, Flux de travail. Je prends mon workflow, ici. Alors voilà, il me pose des questions. Donc État de l’article : neuf, etc. Bah là je vais faire : non, je vais mettre d’occasion, et je vais voir si le formulaire apparaît. Donc je fais Démarrer. Ici, vous avez bien le workflow qui est là. Et donc normalement une tâche supplémentaire a dû être créée, on va aller vérifier ça, voilà, qui s’appelle Occasion. Donc je peux l’ouvrir maintenant. Et je dois remplir ce formulaire si je veux vendre mon article. Donc est-ce que, oui, il fonctionne ? Est-ce que, il est comment ? Il est comme neuf, très bien. J’ai terminé mon travail. Et il y a une deuxième tâche qui s’appelle Vérifiez qui est créée. Je peux l’ouvrir à nouveau. Là on suppose qu’en dehors de l’écran évidemment, le vérificateur fait son travail. Tout est bon, c’est terminé. Voilà, donc c’est un workflow qui était un petit peu plus riche que ce que l’on a vu jusqu’à maintenant. Mais voyez qu’on peut aller assez loin dans la personnalisation, et surtout on peut s’aligner aux besoins métiers de vos clients, ou de vos utilisateurs.

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