Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Utiliser l'accès délégué

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Découvrez le rôle de l'accès délégué dans Office 365. Voyez comment mettre en œœuvre l'accès et comment gérer les autorisations.
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Transcription

Dans votre vie professionnelle, à un moment donné ou à un autre, vous partez en vacances. Que se passe-t-il quand vous êtes en vacances ? Le monde s'arrête-t-il ou continue-t-il à tourner ? Et bien, il continue à tourner et, donc, il faut que vous puissiez déléguer certaines de vos tâches (le calendrier, les mails, etc...) à une personne de confiance pour qu'elle réponde en vos lieu et place lorsque vous recevez des mails. Comment peut-on faire cela ? C'est tout à fait possible dans Outlook, à condition toutefois d'être soit sur un réseau client serveur d'entreprise, soit que vous travaillez par rapport à un compte Office 365. Si tel est le cas, il suffit tout simplement de venir cliquer sur l'onglet Fichier, puis de venir sur Informations. Vous cliquez sur Paramètres du compte et là vous allez trouver une option qui s'appelle Accès délégué. On vous dit : Autorisez d'autres personnes à recevoir des éléments et à répondre en votre nom. Vous cliquez sur cette option, vous patientez quelques secondes et on vous dit que vos délégués peuvent envoyer des éléments à votre place. Ils peuvent notamment créer des demandes de réunion et y répondre. Si vous souhaitez octroyer des autorisations sur le dossier sans donner d'autorisation de délégation, fermez cette boite de dialogue, cliquez sur le bouton droit sur le dossier, cliquez sur Modifier les autorisations de partage, puis modifiez les options dans l'onglet Autorisations. Alors je souhaite déléguer vraiment, je ne veux pas partager uniquement. Donc, je vais cliquer sur le bouton Ajouter et je vais choisir à qui je délègue pendant que je suis en vacances. On va dire que c'est Antoine Malouin à qui je délègue. Je vais double-cliquer sur son nom. Je peux déléguer à plusieurs personnes. Je peux aussi déléguer à Sylvie Martin en double-cliquant sur son nom. Je fais OK. Au bout de quelques secondes, apparaît cette boite de dialogue, à l'intérieur de laquelle on me dit que le délégué désigné dispose des autorisations suivantes. Pour le calendrier il est Rédacteur. Il peut lire, créer et modifier des éléments. Si j'ouvre, je peux dire que je ne veux pas qu'il touche à mon calendrier. Ou je veux qu'il soit Relecteur. Il peut lire uniquement les événements. Ou alors il peut être Auteur. Il peut lire et créer des éléments. Ou il peut être Rédacteur seulement. Il peut lire, créer et modifier des éléments. Donc à vous de choisir. Je vais dire que je veux qu'il soit Auteur. Il prend des rendez-vous à ma place, sans problèmes, comme si c'était moi. Alors maintenant pour mes Tâches. Non, je ne veux pas qu'il touche à mes tâches. Donc je dis Aucune. Il n'a aucune autorisation. Pour la Boite de réception ? Oui, je vais dire qu'il est Rédacteur. Il peut lire, créer et modifier des éléments. Donc là, c'est pour le mail. Les Contacts ? Que peut-il faire avec ? Et bien, il est aussi Rédacteur. Par contre pour mes Notes, je ne veux pas qu'il y touche. Voilà, donc vous réglez pour chacun des outils d'Outlook. Vous réglez les autorisations que vous donnez à la personne ou aux personnes que vous avez désignée(s). Ensuite vous avez la possibilité d'envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ses autorisations, ce que je vous conseille de faire parce que ça ne peut pas se deviner. Donc la personne va recevoir un e-mail, lui disant qu'il va avoir le droit de faire ceci et le droit de faire cela. Je peux aussi cocher cette case Le délégué peut voir mes éléments privés, puisque vous savez qu'il est possible de créer des contacts privés dans les contacts de Outlook. Est-ce que je souhaite que cette personne ait accès à mes éléments privés ? À vous de voir, si vous mettez la croix ou pas. Ici, je ne vais pas la mettre. Je fais OK. Il ne me reste plus qu'à cliquer sur OK pour que les choses se mettent en place, gentiment. Je reviens maintenant enfin ici, et donc à partir de maintenant je peux partir en vacances le coeur serein, Antoine Malouin prend le relais.

Office 365 : L'essentiel d'Outlook

Envoyer, recevez, et gérez des e-mails et tirez pleinement parti d’Outlook dans sa version Office 365. Abordez les fonctions Contacts, Calendrier, Tâches et Notes, etc.

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Date de parution :30 sept. 2016
Mis à jour le:30 sept. 2016

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