L'essentiel d'Excel 2016 pour Mac

Utiliser la puissance des affichages de données

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Voyez comment les différents affichages des données de vos TCD peuvent vous faire gagner en temps et en productivité. Évitez aussi la prolifération de différents tableaux.
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Transcription

Découvrons à présent ensemble la puissance des différents affichages qui sont à ma disposition dans les tableaux croisé dynamiques. Je vais sélectionner mon tableau croisé-dynamique dont vous pouvez d'ailleurs voir qu'à la réouverture l'actualisation s'est bien faite, et pour ça, je vais venir ici, sur les premiers outils de tableaux croisé-dynamiques, chercher la sélection de tout le tableau. N'oubliez pas qu'un tableau croisé-dynamique n'est pas lié à une cellule, puisque ça dépend du champ/des champs que je vais mettre à l'intérieur. Une fois sélectionné, je vais faire un petit Ctrl C et Ctrl V, pour le mettre en dessous, pour l'instant, exactement le même tableau. Si ce n'est que cette fois-ci, je vais venir intervenir sur la façon dont les données sont restituées à l'affichage. Voilà pourquoi j'ai tenu à vous garder les données standard, - normal - Et je vais me contenter maintenant de venir modifier, ici, l'affichage de ce deuxième tableau. Nous avons déjà vu par l'intermédiaire d'un double-clic qu'on pouvait définir la synthèse, la somme, la moyenne, maintenant ce qui m'intéresse c'est le 2e onglet ici qui s'appelle «Afficher les données». Quand je vais choisir d'afficher les données, par défaut nous sommes sur un affichage standard, c'est à dire l'affichage des valeurs, mais ce qui m'intéresserait c'est de voir combien est-ce que j'ai vendu ? Parce que les 979 mille etc ... - ça correspond bien pour moi à 100 % de ce que j'ai vendu - Donc je vais faire ici un pourcentage du total. Et regardez, je valide pour voir ce que ça me donne. Donc cette valeur-là, ici, ça correspond bien là, à 100% de ce que j'ai vendu. Et du coup ça me permet d'avoir maintenant une affichage de ventilation en pourcentages, que ça soit par étoile, que ce soit par type, voire même un détail complet, à savoir ici pour mes plans en 2 étoiles. A nouveau, vous êtes bien un tableau croisé-dynamique, seulement, il y a que la restitution en affichage qui change, donc, vous voudreiz analyser ces 21,44 % de façon plus fine, vous faites un double-clic, et vous avez toujours votre extraction des données. Donc, je supprime cette feuille ... On continue notre exploration parce que ce n'est pas le seul type d'affichage je reviens ici ... je repasse sur Afficher les données, Cette fois-ci je ne vais pas lui demander un pourcentage du total mais par exemple, pourcentage par colonne Donc ça va me donner d'autres types de vision, puisque là c'est chaque fois mes étoiles qui sont à 100%. Et donc je vois bien que ici ça correspond à une ventilation de celle que je vous ai montré tout à l'heure. Revenons à nouveau dessus, Je vais pas toutes les passer en revue, vous imaginez bien que si j'ai pu vous le montrer en % par colonne, je vais pouvoir vous le montrer également en % par ligne. Mais jusqu'à présent ce que j'ai utilisé c'est uniquement quelque chose qui m'a permis de voir une ventilation sans que moi je ne rentre de critères supplémentaires. Pour vous montrer maintenant le type d'affichage suivant, je vais venir changer un peu la structure de mon tableau croisé-dynamique, pour l'instant je le repasse en Normal, Et très souvent, on a besoin de faire ce qu'on appelle des comparatifs, par rapport à des années - à savoir si on a plus vendu, moins vendu, d'une année sur l'autre. Donc, ce que je vais faire, c'est venir changer ici la structure initiale du premier tableau croisé-dynamique, et je vais lui dire, «moi ce que j'aimerais ici, c'est mes dates.» Et du coup regardez que, je vais lui demander de mettre des dates ici, Et là j'ai un message, me disant, «attention, il est impossible d'afficher le rapport du tableau croisé dynamique sur un rapport existant.» Ca veut dire quoi, ça? Si vous vous souvenez bien, dans ma source de données, des dates, j'en ai plein ... Ce qui veut dire qu'en fin de compte, il aurait du me mettre ici avant les types, la totalité de mes dates. Mais comme j'ai un autre tableau croisé dynamique en dessous, le message que vous avez ici est simplement parce qu'il n'a pas la place de venir ajouter les valeurs du champ supplémentaire. Voilà pourquoi, en règle générale, on positionne toujours les tableaux croisés-dynamiques sur, à proprement parler, des feuilles dédiées. C'était quelque chose que je voulais vous montrer parce qu'on se fait souvent avoir avec ça. Alors ce que je vais faire, moi, c'est revenir ici, et lui demander à nouveau de sélectionner tout le tableau croisé-dynamique, et une fois que je l'ai, je vais me contenter, en fin de compte, de venir à nouveau le déplacer on va dire le copier ... voilà ... je vais le mettre ... à côté ... comme ça, ça va me permettre d'étendre ... et je supprime ici. J'aurais pu supprimer mon tableau croisé dynamique, je supprime directement ici ... les lignes, ce qui revient au même. Donc, voilà, j'ai bien ici mes 2 tableaux, ce qui veut dire que là, il va avoir la place de pouvoir me rajouter mes fameuses dates. Et voyez pourquoi il n'arrivait pas à toutes les rentrer ... Donc je vais même enlever les types histoire que ce soit plus clair ... pour finir par vous montrer également quelque chose parce qu'honnêtement, est-ce vraiment quelque chose d'analysable ? - Pas vraiment ... Moi, j'aurais bien aimé avoir ça, mais, groupé par des éléments ... Donc, ce que vais lui demander, c'est de grouper, effectivement, mais cette fois-ci, à contrario de ce qu'on a vu précédemment, c'est des éléments qu'ils connaissent, des éléments chronologiques. Donc, je vais lui demander de grouper ça par ... années. J'aurais pu lui demander par mois ET par année, là, par année ça me suffit pour vous montrer ce que je vais faire. Voilà en fin de compte, l'affichage que je vais obtenir ici. Je vais faire exactement la même chose sur le 2e ... à savoir que, sur le 2e, je vais enlever les types, rajouter mes dates, et venir automatiquement - il l'a fait une fois, il repère que j'en ai besoin une 2e fois - ... et puis, c'est sur ce 2e tableau que ja vais venir modifier l'affichage, (je mets l'un à côté de l'autre pour que vous les voyiez bien...) et ce qui m'intéresse maintenant c'est de faire un comparatif d'une année sur l'autre. Donc, je reviens faire un double-clic ici, sur mon champ, je lui demande d'afficher les données, mais avec des éléments un peu différents. Ce que je voudrais maintenant, c'est une Différence par rapport. Et là il va falloir que je lui donne des indications supplémentaires. Quel est le champ de référence ? Alors le champ de référence, regardez que j'ai tous mes champs à disposition - Moi celui que je veux, c'est quoi? --Mes dates. Là, je vais pouvoir à chaque fois dire, «est-ce que tu dois comparer par rapport au précédent, par rapport au suivant?» Là j'en ai pas assez pour vous montrer, je vais donc choisir une année, en dur ... je vais choisir l'année 2009 comme étant mon année de référence. Et dès je vais valider, voilà ce que ça va me donner en termes de résultat. Je vois que mon année 2009 est vide, c'est normal, c'est mon année de référence, Mais par contre je vois qu'en 2010 j'ai fait plus ... et par contre en 2011 là sur le 2* jai fait un peu moins. Donc ça vaudra peut-être le coup d'aller voir et d'analyser pourquoi. Je continue également parce que je vous ai montré les affichages -- en valeur, en pourcentage -- je vous ai montré la différence en valeur, vous imaginez ce qui va suivre, et bien je vais passer ici sur une différence, mais cette fois-ci, en pourcentage. Et du coup je vais garder exactement la même chose, je vais choisir mon champ de dates, mon année de référence qui est l'année 2009, et je n'ai plus qu'à valider pour m'apercevoir de ce qui se passe. Effectivement, là, j'ai quand-même fait pas mal en plus, par contre là, vous voyez, je n'ai fait, effectivement beaucoup moins. Donc, voilà comment je peux mixer les affichages de données, comme des affichages spécifiques - et encore je vous ai pas tout montré - mais, vraiment, allez-y jeter un coup d'oeil. Ils sont très très puissants ces affichages ça permet d'avoir une autre vision, sans être obligés de passer son temps à faire des calculs.

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Date de parution :22 oct. 2015
Mis à jour le:7 nov. 2016

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